§ 1 Område

Kommunen inndeles i følgende områder som skal ha områdeutvalg:

• Område øst: Høle og Forsand
• Område nord: Hana, Riska og Sviland
• Område Sørøst: Austrått, Bogafjell og Figgjo
• Område Sør: Ganddal (øst for RV 44) og Sandved
• Område sentrum: Lura (øst for E39 og nord for Løwenstrasse), Stangeland (øst for E39/RV 44), Trones og sentrum
• Område vest: Landbruksområdene vest for E39 og RV44 inkludert Malmheim og Soma

§ 2 Sammensetting - valg - valgbarhet - funksjonstid

Hvert områdeutvalg skal bestå av 9 medlemmer, hvorav 7 medlemmer oppnevnes av kommunestyret samme år som kommunestyret konstituerer seg. Medlemmene som oppnevnes av kommunestyret skal på tvers av områdeutvalgene være forholdsmessig representert etter antallet mandater fordelt mellom flertallet og mindretallet i kommunestyret. Partienes representanter fordeles etter beste evne til de områdene hvor partiene står sterkest etter valgresultatet. Valgbar til områdeutvalg er enhver som er valgbar til kommunestyret, og som er bosatt i området.

Medlemmene som oppnevnes av kommunestyret har samme funksjonstid som kommunestyret. For øvrig legges bestemmelsene i kommunelovens § 7-10 om opprykk og nyvalg til grunn.

I tillegg velges to av områdeutvalgets medlemmer med varamedlemmer blant ungdom i alderen 13-19 år som bor i området. Elevrådene ved ungdomsskolene i området er i fellesskap ansvarlig for å gjennomføre valget. Ungdomsrepresentantene har forslags- og stemmerett i områdeutvalgene, men ikke møteplikt.

Funksjonstiden for ungdomsrepresentantene skal være på to år, som skal følge skoleåret.

Kommunestyret kan gjøre unntak fra valgbarhetsbestemmelsene i dette reglementet hvis vedkommende person kan sies å ha en naturlig tilknytning til aktuelle områdeutvalg, men ikke utover valgbarhetsbestemmelsene i kommunelovens § 7-2 og § 7-3 og utover grensene for tilstøtende områder. Tilsvarende unntak kan gjøres for ungdomsrepresentantene.

§ 3 Områdeutvalgenes formål og gjøremål

De enkelte områdeutvalgene skal være:

• Et politisk organ som bidrar til lokalt engasjement i området.
• En kanal for dialog mellom innbyggerne i området og kommunen.
• Et høringsorgan for politiske beslutninger som berører innbyggerne i området.
• Ansvarlig for finne lag/forening til å organisere bøssebæring i de respektive områdene i den årlige TV-aksjonen.

Som høringsorgan:

Uttale seg i saker som forelegges dem av andre kommunale organer innen den frist som settes. Når sakene angår området spesielt, skal områdeutvalgene oversendes: Plansaker, byggesaker som i vesentlig grad avviker fra gjeldende reguleringsplaner, saker vedrørende etablering av private og offentlige servicetilbud og nærmiljøsaker (verne- og miljøsaker). Områdeutvalgene har et særlig ansvar for å framskaffe lokale stedsnavn.

Oppregningen er ikke uttømmende. Kommunens sentrale organer plikter generelt å forelegge for områdeutvalgene alle saker av viktighet for det enkelte område, og områdeutvalgene ved leder eller sekretariatet for områdeutvalget kan også be om at så skjer i enkeltsaker hvor det er mulig.

Bruk av bevilgede midler:

Midlene skal kunne brukes etter områdeutvalgenes egen prioritering til de tiltak områdeutvalgene mener innbyggerne er best tjent med, men ikke som ordinære driftstilskudd til lag og foreninger eller lignende.

Valg av kommunens representanter til samarbeidsutvalg og skolemiljøutvalg:

Det enkelte områdeutvalg velger en av kommunens to representanter i samarbeidsutvalget og skolemiljøutvalget til skolene i området i tråd med opplæringslovens §§ 11-1 og 11-1a, og en av kommunens representanter i samarbeidsutvalgene i barnehagene i tråd med barnehagelovens § 4. Dersom flere områdeutvalg sogner til samme skole og barnehage, foretas valget av representant til det aktuelle samarbeidsutvalg av områdeutvalget for området hvor skolen ligger. Valget gjøres etter samråd med områdeutvalget som ikke har skolen eller barnehagen i sitt område.

Varamedlemmer til områdeutvalgene kan velges som vararepresentanter til samarbeidsutvalgene. Dersom samtlige medlemmer i områdeutvalget er representant i to eller flere samarbeidsutvalg, kan varamedlemmer i områdeutvalgene velges som representanter i samarbeidsutvalgene.

Ungdomsrepresentantene i områdeutvalget kan ikke velges som representant eller vararepresentant i et samarbeidsutvalg.

§ 4 Områdeutvalgenes organisasjon

Områdeutvalgene velger selv sekretær blant sine medlemmer. Sekretær er ansvarlig for å føre protokoll fra møter, og sende protokollen til sekretariatet for områdeutvalgene. Ungdomsrepresentantene i områdeutvalget kan ikke velges til denne funksjonen.

§ 5 Møter

Områdeutvalgene treffer sine vedtak i møte som beskrevet i kommunelovens § 11-2. Det enkelte områdeutvalg bør holde om lag syv møter i året. Møte skal i tillegg holdes når leder finner det påkrevd eller minst tre av medlemmene krever det.

§ 6 Innkalling til møtene

Lederen har i samarbeid med sekretariatet for områdeutvalget ansvaret for møteinnkalling og sakliste.

Sekretariatet for områdeutvalgene sender møteinnkalling til medlemmer minst 10 dager før møtedato.

Sekretariatet for områdeutvalgene bekjentgjør møtet og møtetidspunkt for offentligheten på den måte som er bestemt for kommunale kunngjøringer, som beskrevet i kommunelovens § 11-3.

§ 7 Møteplikt

Medlemmene av områdeutvalgene har møteplikt, dvs. når det ikke foreligger gyldig forfall, jamfør kommunelovens § 8-1, 1. avsnitt, med unntak for ungdomsrepresentanter. Forfall meldes utvalgsleder og innkalling av varamedlemmer gjøres av medlemmet som melder forfall.

Medlemmene har også stemmeplikt, jamfør § 8-1, 2. avsnitt i kommuneloven.

§ 8 Adgang til møtene

Områdeutvalgenes møter er åpne for alle.

Ordfører og kommunedirektør, eller de som av disse er gitt fullmakt, kan møte med talerett. Det samme gjelder kommunestyremedlemmer som er bosatt i området.

Områdeutvalgene kan også invitere andre som gis talerett i spesielle saker.

§ 9 Beslutningsdyktighet - inhabilitet - avstemninger - mindretallsanke

Områdeutvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede som beskrevet i kommunelovens § 11-9.

Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme, med unntak for valg som ved stemmelikhet avgjøres ved loddtrekning.

For medlemmenes habilitet gjelder kommunelovens § 11-10, med henvisning til forvaltningsloven.

Et mindretall på tre medlemmer kan anke et vedtak inn for formannskapet. Ordfører, kommunedirektør eller deres representant har også slik ankerett.

§ 10 Møteprotokoll

Fra alle møtene skal det skrives protokoll etter retningslinjer fra politisk sekretariat. Sekretæren i det enkelte områdeutvalg har ansvar for å skrive ut selve protokollen og eventuelle brev, skaffe rette adresser til vedkommende adressat, og oversender dette til politisk sekretariat. Politisk sekretariat ferdigstiller protokollen og besørger videresending til rette vedkommende.

§ 11 Forvaltning av bevilgninger

Områdeutvalgenes tilskuddsmidler for tildeling til lag, foreninger og organisasjoner, fordeles etter følgende nøkkel:

• 50 % av midlene fordeles likt på områdeutvalgene
• 50 % av midlene går til områdeutvalgene etter antall innbyggere

Ved årets begynnelse fordeles tilskuddsmidlene til områdeutvalgene for fordeling.

Det skal føres regnskap over bruken av midlene etter nærmere angitte retningslinjer.

§ 12 Områdeutvalgenes fellesråd

Områdeutvalgenes fellesråd er sammensatt av områdeutvalgenes ledere med nestleder som første varamedlem og sekretær som annen varamedlem.

Fellesrådets formål skal være å

• Informere områdeutvalgene om felles saker til behandling i områdeutvalgene.
• Utveksle erfaringer og dersom nødvendig koordinere arbeidet i områdeutvalgene.
• Informere innbyggerne i Sandnes kommune om områdeutvalgenes arbeid.
• Fordele midler om støtte etter søknad fra områdeutvalgene.

Sekretariatet for områdeutvalgene innkaller til første møte ved ny kommunestyreperiode, for valg av leder og nestleder i Områdeutvalgenes Fellesråd.

Leder innkaller til møte når han/hun i samarbeid med sekretariatet for områdeutvalgene finner det hensiktsmessig, eller når minst tre ledere i områdeutvalgene krever det.

Sekretariatet for områdeutvalgene fungerer som sekretær, rådgiver og koordinator for Områdeutvalgenes Fellesråd, og har møte- og talerett.

Fellesrådet kan initiere saker overfor områdeutvalgene.

§§ 6 første ledd, 7, 9 og 13 gjelder for fellesrådet likt som for områdeutvalgene.

§ 13 Sekretariatet for områdeutvalgene

Sekretariatet for områdeutvalgene er tilknyttet kommunens politiske sekretariat.

Sekretariatet har blant annet ansvar for:

• Følge opp møteinnkallinger, møter og protokoller.
• Føre kontroll med områdeutvalgenes bruk av bevilgede midler.
• Påse at reglementet for områdeutvalgene følges.
• Generelt aktivisere områdeutvalgene til å ta opp aktuelle saker, gi råd og veilede utvalgene.

For sentral sekretær gjelder forøvrig gitt instruks for stillingen.

§ 14 Saksbehandlingsregler administrasjonen – områdeutvalgene

(1) Høringssaker som oversendes områdeutvalgene skal fremlegges områdeutvalgene før utløp av høringsfristen. Høringsuttalelsene fra områdeutvalgene skal følge saken.

(2) Områdeutvalgene skal orienteres om utfallet av høringssaker som områdeutvalget har hatt til behandling.

(3) Forespørsler og lignende fra områdeutvalgene til administrasjonen som er vedtatt i vedtaksform skal besvares snarest mulig og senest innen tre måneder fra vedtaksdato. Kan ikke svar gis innen slik frist skal områdeutvalget ha et foreløpig svar med opplyst sannsynlig svarfrist innen samme frist.