map Kart account_circle Min side

Økonomi

Økonomi

Økonomi (tall i tusen kroner)

Regnskap
jan-aug

Budsjett
jan-aug
Avvik Årsbudsjett Årsprognose
(mer-/mindreforbruk)
Økonomi 24480 26380 -1900 43638 -2000

Økonomi har et mindreforbruk på kr 1,9 millioner per august. Dette skyldes vakante stillinger i forbindelse med turnover og fødselspermisjoner. Det foretas omfordelinger av budsjettmidler innenfor rammen. Økonomi styrer mot et mindreforbruk på om lag kr 2,0 millioner ved årets slutt etter avsetning til fond.

Nytt arbeidsverktøy
Det finnes i dag bedre verktøy og systemer som økonomiavdelingen sentralt og virksomhetene i Sandnes kommune kan benytte. Et nytt og bedre system kan benyttes til planlegging, gjennomføring, oppfølging, analyse, rapportering og publisering av budsjett-/økonomiplan, perioderapporter og årsrapport og årsregnskap. Et nytt arbeidsverktøy vil gi bedre dataflyt på tvers av planer og rapporter, det kan benyttes som publiseringsverktøy og arbeidsprosesser kan effektiviseres. Det vil også gjøre det lettere for virksomhetene å ha oversikt over, og styre egen økonomi. Arbeidet har startet opp, men det er for tidlig å si noe om framdrift. Utgiften er anslått til kr 1,6 millioner per år. Etableringskostnader på kr 0,3 millioner vil komme i tillegg. Økonomi vil dekke kostnader inneværende år med eget mindreforbruk og egne disposisjonsfond. Kommunedirektøren kommer tilbake til videre finansiering i handlings- og økonomiplan 2023-2026.

ERP-system i skyen
Arbeidet med overgang til skybasert løsning for økonomi- og lønnssystemet, er fremdeles i en idéfase. Det foreligger ikke kostnadsestimat, men det forventes at det vil være tids- og ressurskrevende.

Klagesak, merverdiavgift rusboliger
Kommunen har over flere år hatt en klagesak gående om retten til å kreve refusjon av merverdiavgift på kostnader ved bygging av rusboliger på Soma. Valget var til slutt enten å gi opp kravet eller å gå til rettsak mot Skatteetaten. Etter å ha fått en juridisk vurdering fra advokat ble det besluttet å engasjere PricewaterhouseCoopers (PwC) for å få saken avgjort i retten. Saken var oppe til behandling i retten 31. mai og Sandnes kommune fikk ikke medhold.

Det er to krav som må være oppfylt for at kompensasjon for merverdiavgift skal gis:

1)      Boligene må være særskilt tilrettelagte for helseformål eller sosiale formål.

2)      Boligene må leies ut til og benyttes av beboere som på grunn av funksjonsnedsettelse har behov for en særskilt tilrettelagt bolig.

Det første kravet er begge parter enig om at er oppfylt, mens det strides om punkt to. Skattemyndighetene mener at kommunen ikke i tilstrekkelig grad formelt har dokumentert i vedtak og lignende at beboerne har en slik funksjonsnedsettelse som gjør at de har behov for denne typen boliger. De mener at de tjenester som beboerne får kunne de fått fra hvilken som helst bolig. Kommunen mener på den andre siden at realiteten er at disse beboerne har behov for disse særskilt tilrettelagte boligene og at den senere tildelingen viser og dokumenterer dette. Tingretten har ikke funnet grunnlag for å oppheve Skattedirektoratets vedtak.

Kommunen anførte at tilsagn fra Husbanken om tilskudd, uttalelser i rådmannens innstilling til ny reguleringsplan og saksframlegg fra Sandnes Eiendom dokumenterer samlet sett at boligene er særskilt tilrettelagt for helseformål eller sosiale formål. Tingretten legger imidlertid avgjørende vekt på at tildelingsvedtakene ikke forelå på det tidspunktet kommunen fremsatte sitt krav om mva-kompensasjon, det vil si 9. februar 2017, da kompensasjonsoppgaven for 6. termin 2016 ble levert. I tillegg mener tingretten at tildelingsvedtakene uansett ikke er tilstrekkelig konkrete for å gi skattemyndighetene et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag i sin vurdering av om lovens vilkår for kompensasjon er oppfylt. Det vises til at det i vedtakene ikke er gitt en nærmere beskrivelse av brukers hjelpebehov, type hjelp og omfang av hjelpen knyttet opp mot den tilpasningen botilbudet kan tilby. Til dette siste kan det innvendes at det vitterlig framgår av vedtakene om tildeling av individuelle tjenester både art og mengde hjelp som den enkelte beboer mottar.

Kommunedirektøren er spørrende til tingrettens vurdering på dette punkt. Retten er enig i at formålet med Soma Rusvern klart kommer fram i den dokumentasjonen som kommunen har vist til og som forelå på det tidspunktet krav ble fremsatt, men at dette slik reglene for mva-kompensasjon er utformet, likevel ikke er tilstrekkelig som dokumentasjon for at lovens vilkår om kompensasjon er oppfylt.

Det er også en grunn til å anke basert på det forhold at tingretten ikke drøfter anførselen om at kommunen har rett til kompensasjon for den delen av byggekostnadene som gjelder personalbasen. Tingretten har kun nøyd seg med å vise til dette under kommunens anførsler.

Kommunedirektøren har besluttet å anke saken. Det er anslått at en anke kan koste om lag kr 0,5 millioner og kommunedirektør tilrår at inndekning av kostnader ved ankesaken belastes kommunens generelle disposisjonsfond.

Ressursbehov
For å ivareta arbeidsoppgaver og ansatte i Lønn, er det tatt inn ett ekstra årsverk. Det finansieres innenfor rammen av mindreforbruk i økonomiavdelingen. Lønn har også behov for ytterligere én stilling for å få ivaretatt oppgaver som følger av GDPR, tilgangsstyringer og påbegynt arbeid med nytt økonomi- og lønnssystem. Stillingene foreslås finansiert av virksomhetens mindreforbruk og eget disposisjonsfond i 2022 og 2023. Finansering for resterende år vurderes i forbindelse med framleggelse av handlings- og økonomiplan 2023-2026.

Det er for lite ressurser til kontraktsoppfølging. Bistand fra Anskaffelser til kontraktseier vedrørende de ulike juridiske elementene i kontraktsoppfølgingen, herunder frister, ansvar, framdrift og krav til kvalitet i samsvar med innkjøpsavtalene må styrkes. Behovet er avdekket av et brukerutvalg bestående av representanter fra alle tjenesteområdene, i forbindelse med gjennomgang av roller, ansvar, myndighet og kjerneoppgaver (RAMKO) i økonomiavdelingen. Styrking på Anskaffelser vil bli finansiert av virksomhetens mindreforbruk og eget disposisjonsfond i 2022 og 2023. Finansering for resterende år vurderes i forbindelse med framleggelse av handlings- og økonomiplan 2023-2026.

Produksjon

Produksjonstallene er i hele tall.

Økonomi 01.01.-30.08.2022 01.01.-30.08.2021 Endring i %     
Totalbeløp handlet i eHandel 30780311 19059656 61,5 %
Økning grunnet prisøkning på varene som handles i eHandel og at det handles mer, men også av flere. Det har vært fokus på opplæring og dette medfører at flere bruker eHandel.   
Antall avtaler i eHandel 24 23 4,3 %
Det er ønskelig å få inn flere avtaler, for å øke bruken av eHandel ytterligere.
Antall rammeavtaler 240 203 18,2 %
En økning på 37 fra samme periode i fjor.
Antall inngående faktura 50519 48156 4,9 %
En økning på 2 363 inngående faktura. 
Av dette andel elektroniske faktura 94,9 % 94,5 % 0,4 %
Antall utgående faktura 91148 114398 -20,3 %
En nedgang på 23 250 utgående faktura. Nedgangen skyldes at fakturering av kommunale avgifter ikke er med i periode 8 (august) i 2022.
Av dette andel elektroniske faktura 91,9 % 91,0 % 1,0 %
Antall inntektsmottakere registrert i A-meldingen 93172 93116 0,1 %
Indikatoren viser antall aktive personer i Visma HRM.
Antall lønnskorrigeringer 458 258 77,5 %
Lønnskorrigeringer grunnet manglende oppdatering av bevegelser i personell. Dette gjelder personer som får for mye lønn utbetalt, og som krever mye administrasjon.
Lønnsperioder 25 22 13,6 %
En lønnsperiode krever mye tid til rapportering.
Turnover 2042 2491 -18,0 %
Nyansettelser og sluttoppgjør er ressurskrevende.

Brutto driftsutgifter administrasjon, funksjon 120 for hele kommunen

Reguleringspremie ble ført i august i 2022 og i september i 2021. Dette utgjør om lag kr 82 millioner. Resterende er økte lisenskostnader i 2022.

 

Medarbeider

Sykefravær

For perioden januar til og med august er sykefraværet hittil på 5,3 prosent, og det er noe høyere sammenlignet med 2021. Økonomi er et tjenesteområde med relativt få ansatte, og ved sykemelding gir dette utslag i høyt fravær sammenlignet med andre medarbeiderintensive områder.

Turnover og rekruttering
Tjenesteområdet har flere nye medarbeidere grunnet høy turnover og vakanser i 2022, som omtalt i første perioderapport. Situasjonen har vært og er utfordrende. Nye medarbeidere er ansatt, og det jobbes med forebyggende tiltak i forhold til arbeidsmiljø. Arbeidsmarkedet er svært stramt, og det vil sannsynligvis bli vanskelig også framover å beholde medarbeidere. Konkurransedyktige betingelser vil også framover være viktig. Det er tatt inn en ekstra medarbeider i lønningsavdelingen for dekke opp for noe av ressursbehovet som følge av høy turnover.

Digitalisering

Lønn
Lønningsavdelingen deltar og arbeider med flere digitaliseringsprosjekt, blant dem muligheten for ansatte å logge seg på Visma Meg Selv utenfor kommunens nettverk. Det jobbes med å anskaffe en sikker påloggingsløsning via IDporten og BankID. 

Som et ledd i digitalisering av ansettelsesprosesser, jamfør tiltak Ø3 i handlings- og økonomiplan 2022-2025, er det sett på mulighet for å effektivisere prosessen rundt endringer av eksisterende ansettelsesforhold i Visma. Ny modul for eSignering er under planlegging og anskaffelse, i samarbeid med HR. Det arbeides videre med å finne en løsning på arkivering av signerte arbeidsavtaler til kommunens arkivsystem Public 360/personalmapper.

Regnskap
Verktøyet (Fakturasjekk) for kontroll av inngående faktura har vært i bruk i perioder, med svært god effekt på flyten av inngående faktura. Midlertidig driftsstans som har oppstått skyldes at løsningen er i en tidlig utviklingsfase, med blant annet Regnskap som pilot-kunde. Videre satsing og systematisk bruk av verktøyet vil i år føre til at 50 prosent eller flere av alle inngående fakturaer kan gå direkte til kontering.  

Arbeidet med automatisering av søknader om redusert betaling i barnehage og SFO er i gang. Dette har blitt betydelig enklere ettersom inntektsopplysningene har blitt integrert i fagsystemet avdelingen benytter. Prosjektet vil bli ferdigstilt og operativt senest neste år, hvor den største gevinsten vil kunne bli tatt ut. Regnskap vil da kun behandle SFO-søknader med avvik og utføre kontroller. Den største gevinsten er for foreldre til barn som går på SFO og i barnehage. Forventningen er at de neste år slipper å søke om redusert foreldrebetaling. Tidligere har de måttet søke og legge ved inntektsopplysninger. Dette vil også bidra til at alle som er berettiget skal få det uavhengig av om de har søkt eller ikke.

Regnskap deltar i prosjektet som skal utvikle en “min side” til innbyggerne. En av funksjonalitetene vil være innsyn i egne faktura. Det forventes at denne er i drift i løpet av 2022/2023.

Status driftstiltak

Under rapporteres det status for vedtatte driftstiltak fra handlings- og økonomiplan 2022-2025, med budsjettmidler i 2022.

Tall i tusen kroner.

Nr Tiltakstekst 2022 Status
  Økonomi    
Ø4 Uavhengig finansrådgiver 550 Ferdigstilt
Innarbeidet i budsjettet for 2022.
Ø5 Inntektskrav - tilknyttet uavhengig finansrådgiver -600 Ferdigstilt
Innarbeidet i budsjettet for 2022.

Sist oppdatert: 18.01.2023