Økonomi

ERP-system i skyen
Arbeidet med overgang til skybasert løsning for økonomi- og lønnssystemet, er fremdeles i en idéfase. Det foreligger ikke kostnadsestimat, men det forventes at det vil være tids- og ressurskrevende.

Klagesak, merverdiavgift rusboliger
Kommunen har over flere år hatt en klagesak gående om retten til å kreve refusjon av merverdiavgift på kostnader ved bygging av rusboliger på Soma. Valget var til slutt enten å gi opp kravet eller å gå til rettsak mot Skatteetaten. Etter å ha fått en juridisk vurdering fra advokat ble det besluttet å engasjere PricewaterhouseCoopers (PwC) for å få saken avgjort i retten. Saken var oppe til behandling i retten 31. mai og Sandnes kommune fikk ikke medhold.

Det er to krav som må være oppfylt for at kompensasjon for merverdiavgift skal gis:

1)      Boligene må være særskilt tilrettelagte for helseformål eller sosiale formål.

2)      Boligene må leies ut til og benyttes av beboere som på grunn av funksjonsnedsettelse har behov for en særskilt tilrettelagt bolig.

Det første kravet er begge parter enig om at er oppfylt, mens det strides om punkt to. Skattemyndighetene mener at kommunen ikke i tilstrekkelig grad formelt har dokumentert i vedtak og lignende at beboerne har en slik funksjonsnedsettelse som gjør at de har behov for denne typen boliger. De mener at de tjenester som beboerne får kunne de fått fra hvilken som helst bolig. Kommunen mener på den andre siden at realiteten er at disse beboerne har behov for disse særskilt tilrettelagte boligene og at den senere tildelingen viser og dokumenterer dette. Tingretten har ikke funnet grunnlag for å oppheve Skattedirektoratets vedtak.

Kommunen anførte at tilsagn fra Husbanken om tilskudd, uttalelser i rådmannens innstilling til ny reguleringsplan og saksframlegg fra Sandnes Eiendom dokumenterer samlet sett at boligene er særskilt tilrettelagt for helseformål eller sosiale formål. Tingretten legger imidlertid avgjørende vekt på at tildelingsvedtakene ikke forelå på det tidspunktet kommunen fremsatte sitt krav om mva-kompensasjon, det vil si 9. februar 2017, da kompensasjonsoppgaven for 6. termin 2016 ble levert. I tillegg mener tingretten at tildelingsvedtakene uansett ikke er tilstrekkelig konkrete for å gi skattemyndighetene et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag i sin vurdering av om lovens vilkår for kompensasjon er oppfylt. Det vises til at det i vedtakene ikke er gitt en nærmere beskrivelse av brukers hjelpebehov, type hjelp og omfang av hjelpen knyttet opp mot den tilpasningen botilbudet kan tilby. Til dette siste kan det innvendes at det vitterlig framgår av vedtakene om tildeling av individuelle tjenester både art og mengde hjelp som den enkelte beboer mottar.

Kommunedirektøren er spørrende til tingrettens vurdering på dette punkt. Retten er enig i at formålet med Soma Rusvern klart kommer fram i den dokumentasjonen som kommunen har vist til og som forelå på det tidspunktet krav ble fremsatt, men at dette slik reglene for mva-kompensasjon er utformet, likevel ikke er tilstrekkelig som dokumentasjon for at lovens vilkår om kompensasjon er oppfylt.

Det er også en grunn til å anke basert på det forhold at tingretten ikke drøfter anførselen om at kommunen har rett til kompensasjon for den delen av byggekostnadene som gjelder personalbasen. Tingretten har kun nøyd seg med å vise til dette under kommunens anførsler.

Kommunedirektøren har besluttet å anke saken. Det er anslått at en anke kan koste om lag kr 0,5 millioner og kommunedirektør tilrår at inndekning av kostnader ved ankesaken belastes kommunens generelle disposisjonsfond.

Ressursbehov
For å ivareta arbeidsoppgaver og ansatte i Lønn, er det tatt inn ett ekstra årsverk. Det finansieres innenfor rammen av mindreforbruk i økonomiavdelingen. Lønn har også behov for ytterligere én stilling for å få ivaretatt oppgaver som følger av GDPR, tilgangsstyringer og påbegynt arbeid med nytt økonomi- og lønnssystem. Stillingene foreslås finansiert av virksomhetens mindreforbruk og eget disposisjonsfond i 2022 og 2023. Finansering for resterende år vurderes i forbindelse med framleggelse av handlings- og økonomiplan 2023-2026.

Det er for lite ressurser til kontraktsoppfølging. Bistand fra Anskaffelser til kontraktseier vedrørende de ulike juridiske elementene i kontraktsoppfølgingen, herunder frister, ansvar, framdrift og krav til kvalitet i samsvar med innkjøpsavtalene må styrkes. Behovet er avdekket av et brukerutvalg bestående av representanter fra alle tjenesteområdene, i forbindelse med gjennomgang av roller, ansvar, myndighet og kjerneoppgaver (RAMKO) i økonomiavdelingen. Styrking på Anskaffelser vil bli finansiert av virksomhetens mindreforbruk og eget disposisjonsfond i 2022 og 2023. Finansering for resterende år vurderes i forbindelse med framleggelse av handlings- og økonomiplan 2023-2026.

Regnskap
Verktøyet (Fakturasjekk) for kontroll av inngående faktura har vært i bruk i perioder, med svært god effekt på flyten av inngående faktura. Midlertidig driftsstans som har oppstått skyldes at løsningen er i en tidlig utviklingsfase, med blant annet Regnskap som pilot-kunde. Videre satsing og systematisk bruk av verktøyet vil i år føre til at 50 prosent eller flere av alle inngående fakturaer kan gå direkte til kontering.  

Arbeidet med automatisering av søknader om redusert betaling i barnehage og SFO er i gang. Dette har blitt betydelig enklere ettersom inntektsopplysningene har blitt integrert i fagsystemet avdelingen benytter. Prosjektet vil bli ferdigstilt og operativt senest neste år, hvor den største gevinsten vil kunne bli tatt ut. Regnskap vil da kun behandle SFO-søknader med avvik og utføre kontroller. Den største gevinsten er for foreldre til barn som går på SFO og i barnehage. Forventningen er at de neste år slipper å søke om redusert foreldrebetaling. Tidligere har de måttet søke og legge ved inntektsopplysninger. Dette vil også bidra til at alle som er berettiget skal få det uavhengig av om de har søkt eller ikke.

Regnskap deltar i prosjektet som skal utvikle en “min side” til innbyggerne. En av funksjonalitetene vil være innsyn i egne faktura. Det forventes at denne er i drift i løpet av 2022/2023.