Rådmannens staber/kommune felles

Økonomi

Sandnes Eiendom

Eiendom har per april et merforbruk på kr 721 000. Årsprognose er estimert til et mindreforbruk på kr 5 millioner, før eventuelle budsjettjusteringer i denne sak om 2. perioderapport. Estimert mindreforbruk gjelder energiområdet.

Energi

Eiendom sitt energibudsjett er på kr 45 millioner. I budsjettet ligger også en inntekt i form av tilbakeført frikraft, kr 7,5 millioner. Reduserte kostnader til kjøp av strøm fører også til reduserte inntekter for frikraft. Prognose for frikraften estimeres nå til kr 2,5 millioner for 2020. Frikraften tas ut i månedene januar til april og oktober til desember. Reduserte utgifter estimeres dermed til kr 10 millioner, samtidig som en estimerer kr 5 millioner i reduserte inntekter. Samlet gir dette kr 5 millioner i estimert mindreforbruk. Rådmannen foreslår å redusere energibudsjettet til eiendom med kr 5 millioner i denne perioderapporten.

Kostnader til driftsavtaler og renhold, bygg overtatt på Forsand

Sandnes Eiendom har mottatt budsjettmidler for å dekke økte kostnader som følge av overtagelse av byggene som tidligere tilhørte Forsand kommune. Det er avsatt kr 1,7 millioner til driftsoperatører på Forsand og kr 3 millioner til renhold. Byggdrift og Bydrift oppgir at deres kostnader til driftsoperatører på Forsand er på kr 2,5 millioner og kostnader til renhold er på kr 4,1 millioner. Dette betyr at eiendom, per nå, estimerer et merforbruk på over kr 0,8 millioner for driftsoperatører og kr 1,1 millioner innen renhold, til sammen opp mot kr 2,0 millioner.

Det vil bli igangsatt et prosjekt for å analysere kostnader mot aktuelle nøkkeltall. Dersom en ikke finner innsparingsmuligheter i forhold til kostnadene, vil tjenesten måtte reduseres for å unngå merforbruk ved årsslutt.

Manglende leieinntekter for bygg på Forsand

I budsjett 2020 er det lagt inn leieinntekter på kr 565 000 til utleie av bygg. Budsjettbeløpet er basert på budsjett og regnskap 2018. Reelle leieinntekter for 2020 er imidlertid redusert til kr 150 000, inkludert fellesutgifter. Eiendom vil derfor mangle omtrent kr 415 000 i inntekt i 2020. 

Kommunens fellesutgifter

Avviket på kommune felles skyldes i hovedsak at innsparingskravet ikke er oppfylt, samt merutgifter på forsikringer. I forhold til årsprognosen er hovedutfordringen å kunne innfri hele innsparingen i år. Det gjenstår å løse permanent om lag kr 6,6 millioner. Resultater av arbeidet rapporteres i 2. perioderapport. Det er usikkerhet knyttet til nivå på driftstilskuddet til Sørmarka Flerbrukshall IKS, blant annet som følge av forsinkelser med Sola Arena. Samtidig har Covid-19 pandemien medført at samtlige regionale haller har holdt stengt. I tråd med smittevernreglene åpnes det gradvis fremover. Frem mot 2. perioderapport vil det være mer oversikt over de økonomiske konsekvensene. Tilsvarende gjelder for Forus Sportssenter. Om det blir behov for ytterligere likviditetstilskudd ventes avklart i forbindelse med saken om endelig forslag til driftsmodell som legges frem til beslutning i første kommunestyremøte over sommeren. Samlet sett må det søkes å finne løsninger innenfor gjeldende budsjettrammer.

Arbeidet med å tilrettelegge for overtakelse av Rabalder barnehage fra 01. august 2020 jamfør vedtak KOST 114/19 og 41/20 pågår. Møter med ansatte og tillitsvalgte er avholdt og driftsavtaler er kartlagt. Det er ventet at IT-utstyr må skiftes ut, og barnehagen må inn på kommunens systemer. Frem mot 2. perioderapport vil det foreligge en samlet oversikt over virkninger av overtakelsen. Eventuelle merutgifter må løses ved bruk av generelt disposisjonsfond. Primære funksjoner for effektiv barnehagedrift prioriteres nå, øvrige forhold må eventuelt vurderes i økonomiplanarbeidet.

Politisk virksomhet

Krav om møtegodtgjørelse og utgifter knyttet til politisk virksomhet er nylig innført. Det varierer hvor raskt kravene sendes inn fra folkevalgte, men det vil til sommeren 2020 være to måneders frist for innsending.

Reisevirksomhet, representasjon med mer er redusert i perioden grunnet Covid-19.

Rådmannens stab

Mindreforbruket er i hovedsak knyttet til marginale reise og møteutgifter, som følge av Covid-19 situasjonen og aktivitetsrestriksjoner. Tilnærmet all aktivitet utad er erstattet med blant annet elektroniske møter, videre har domstolene hatt begrenset aktivitet. Ingen større samlinger med virksomhetsledere eller tillitsvalgte er gjennomført så langt i år. Bruk av elektroniske løsninger vil bli prioritert også fremover for å følge smittevernrestriksjonene. Arbeidet med omstilling innenfor budsjettområdet viser etter gjennomgang av driftspostene at innsparingskravet kan løses. Området har et disposisjonsfond på om lag kr 4 millioner. Det er lite tilfredsstillende å bruke dette til innsparinger, da det kun gir kortsiktig løsning.

Rådmannen har prioritert å få frem vedvarende kutt nå. Bruk av fondsmidler prioriteres til helt nødvendige uforutsette engangsutgifter. Dette kan for eksempel være å løse implementeringskostnader i forbindelse med Rabalder barnehage eller lignende.

Omstilling

Rådmannens staber har gjennomført arbeidet med innsparinger og innfrir innsparingsbeløpet i år og påfølgende år ved å foreta permanent reduksjon av diverse driftsposter. Konsekvensen er at budsjettområdet sin evne til å selv håndtere uforutsette utgifter fremover er marginal. Rådmannens reserverte budsjettpost på vel kr 180.000 er søkt skjermet for ytterligere kutt, da den skal dekke utgiftene i forbindelse med blant annet rekruttering av kommuneadvokat. Det er ikke avsatt midler til dette i andre budsjettområder.

Politisk virksomhet foreslår å redusere kurs og reisevirksomhet, og digitale møtedokumenter til områdeutvalgene vurderes utsatt.

Følgende tiltak er innarbeidet eller vurderes i forbindelse med omstillingen:

Produksjon

Medarbeider

Sykefravær

Årsaken til endringen fra 2019 til 2020, er at eiendom er lagt inn som ny stab hos rådmannen fra 1. januar 2020 og antallet ansatte som omfattes av rapportering er økt med over 20 årsverk. Hos eiendom har korttidsfraværet vært lavt, men det er langtidssykemeldte. I de øvrige enhetene innenfor området har sykefraværet vært marginalt hittil i år.

Rekruttering

For å rekruttere de rette kandidatene hos eiendom benyttes det mye tid og ressurser, men en har gjennom høst og vinter klart å rekruttere gode kandidater, etter at en mistet en del ansatte som følge av omorganiseringen av eiendom fra eget foretak til å bli en del av kommunen.

Digitalisering

Eiendom

Det arbeides aktivt med flere digitaliseringsprosjekter som nytt QA system, verktøy for kalkulering av nye investeringsprosjekt, nytt forvaltningssystem og digitalisering av renholdsplaner. I forhold til kontroll med oppfyllelse av seriøsitetskravene i bygge- og rehabiliteringsprosjekter har Sandnes Eiendom tatt i bruk et digitalt verktøy, HMSREG. HMSREG gjør at det blir lettere å overvåke og kontrollere flere av disse kravene. Systemet vil også kunne gjøre kommunen mer treffsikre i utvelgelsen av kontrollobjekter, samt gjøre kontrollene mer effektive.

Møtegodtgjørelse og utgifter knyttet til politiske møter er nå digitalisert. De manuelle oppgavene som tidligere ble utført er erstattet av oppfølging, veiledning og kontroll av innsendte krav.

Status driftstiltak