Organisasjon

Økonomi

Organisasjon har per april et mindreforbruk på kr 2 millioner. Mindreforbruket er som følge av vakante stillinger, blant annet organisasjonsdirektør. Kristin Bø Haugeland er ansatt som direktør og startet i jobben 18. mai. Ved å holde vakante stillinger ledige deler av året, vil tjenesteområdet klare å håndtere de vedtatte innsparingene i 2020. Området styrer mot balanse ved årets slutt.

Omstilling

 Følgende tiltak er innarbeidet eller vurderes i forbindelse med omstillingen:

HR/HMS leier ikke inn vikar ved fødselspermisjon, og klarer derfor å håndtere innsparingskravet i 2020. Det er utfordrende å redusere bemanningen på lang sikt med tanke på å skulle utvikle løsninger på overordnet nivå, som kan effektivisere driften i kommunen.
I tillegg er det nødvendig å ha ressurser til å bidra i forebyggende arbeid. Gode ledere er en forutsetning for et sunt arbeidsmiljø. Godt arbeidsmiljø gir lavere sykefravær.

For politisk sekretariat foreslås en reduksjon på kr 71 000 i datautstyrsbudsjettet til produksjon av ID-/adgangskort for hele kommunen. Flere politiske utvalg og flere oppgaver knyttet til økt digitalisering og andre støttefunksjoner gjør at vakant rådgiverstilling ikke kan kuttes i denne omgang, men rådmannen vil ta denne med i fremtidig vurdering.

Bruk av IT er gått fra å være et støtteverktøy til å bli en del av en organisasjons DNA. Det er IT avdelingen sin oppgave å ivareta dette og understøtte kommunens behov knyttet til bruk av verktøy og systemer, og effektivisering av disse.
IT opplever budsjettet som stramt for å levere forventede tjenester til forventet kvalitet i hele organisasjonen. Reduksjon i budsjett vil kunne redusere kvaliteten. I hovedsak som resultat av tid det tar å løse saker, og bistå i prosjekter som igjen kan forsinke effektivisering og gevinstrealisering innenfor digitalisering.

Produksjon

Medarbeider

Sykefravær

Fra februar 2020 er sykefraværstall hentet fra GAT. Tidligere har disse tallene blitt hentet ut fra Visma. Det kan være noen utslag. Fraværet nå inkluderer helg, og vil derfor være noe høyere.

Rekruttering

For hele kommunen er det 472 utlyste stillinger, 6 536 søkere og 525 er blitt ansatt. Det ansettes flere per utlysning og på fellesutlysningene. Det kan også bli ansatt vikarer når en lyser ut faste stillinger. Dette er grunnen til at utlyste stillinger er lavere enn antall som har blitt ansatt.

Fremdeles lyses det ut flest stillinger innenfor helse og velferd (sykepleiere), barn og unge (barnehagelærere) og oppvekst skole (undervisningspersonell/lærere).

Digitalisering

Det har blitt innført elektronisk signatur på dokumenter via systemet Webcruiter.

Dette sparer kommunen tid, kopiering og porto på utsending av brev, kontrakter og dokumenter. En får dokumentene raskere tilbake. Dette effektiviserer prosesser knyttet til for eksempel rekruttering.

GAT formidlinger er tatt i bruk for rekrutteringstjenesten. Det er gjennomført opplæring og startet opp i noen barnehager. Løsningen skal først brukes i alle barnehager, men kan på sikt brukes i hele kommunen. En skal her ha god oversikt over til enhver tid ledige vakter, der vikarer kan velg de oppdragene de ønsker.

IT jobber kontinuerlig med forbedring av IT plattform og infrastruktur tilknyttet til denne. Noe som er en forutsetning for mye av digitaliseringsprosjekter i organisasjonen. I denne forbindelse jobbes det internt med automatisering av driftsoppgaver hvor det er forsvarlig og teknisk mulig.

Driftstiltak