Sandnes 2025

Prosjektet Sandnes 2025 er et omstillings og effektiviseringsprosjekt for å sikre kommunens fremtidige rolle som tjenesteprodusent og samfunnsutvikler. Prosjektet ble opprettet i 2020. Bakgrunn for prosjektet,er at Sandnes kommune skal bli i best mulig stand til å nå de utfordringer som ligger frem mot 2025. Kommunen står overfor økte kostnader knyttet til en aldrende befolkning, brukere med sammensatte behov samt økte forventinger og rettighetsfokus hos innbyggerne våre. Se for øvrig innledningen til perioderapporten for informasjon om det langsiktige behovet for omstilling.

Nytt mandat for prosjektet ble vedtatt tidlig i 2021. Hovedmålet er at Sandnes kommune reetablerer økonomisk handlingsrom ved tilpassing av tjenesteproduksjon til kommunens økonomiske rammer. Kontinuerlig forbedring og omstilling skal skape økonomisk handlingsrom. Effektmål er at innbyggere i Sandnes kommune skal motta gode tjenester. Arbeidsprosesser, oppgaver, kostnads- og inntektsnivå samt organisering optimaliseres innenfor gjeldende rammer. Resultatmål er endringer i økonomiplaner for 2021-2025 tilpasset økonomiske rammer.

Arbeidet er organisert videre gjennomseks prosjektgrupper; helse og velferd, oppvekst, byutvikling og teknisk, kultur og næring, organisasjon og økonomi. Når det er prosjekter som omhandler flere tjenesteområder etableres det tverrfaglige arbeidsgrupper. Kommunedirektørens ledergruppe er prosjekteier og styringsgruppe. Arbeidet følger økonomiplan med rapportering i perioderapporter, økonomiplan og årsrapport. Prosjektgruppene rapporterer til styringsgruppen gjennom månedlig rapportering og perioderapporter, økonomiplan samt årsrapport. Månedlige rapporteringer er gjennomført i 1. tertial. Tillitsvalgte og verneombud er tett på prosjektet og prosesser, og inviteres med i aktuelle prosjektgrupper og arbeidsgrupper. 

Covid-19 og ressursbruk i denne forbindelse har gjort arbeidet med omstilling enda mer krevende. Det vil være mange områder og prosesser som er forsinket grunnet pandemien.

 Tabell 1, uløste innsparingskrav handlings- og økonomiplan 2021-2024

Oppvekst

 Tabell innsparingskrav

Status omstillingsarbeid

Det er en stor utfordring å løse gjenstående innsparingskrav for oppvekst. Det ble i 2020 foretatt reduksjoner i rammene for samtlige tjenester. Bemanningsnormer gjør at det ikke er mulig å kutte ytterligere i barnehage og skole. Dersom det skal foretas flere kutt i barne- og familieenheten, PPT eller i helsestasjonstjenester vil det ha store konsekvenser for hjelpetilbudet til barn og unge.

Prosjekter som er igangsatt

Det er et klart mål å redusere utgiftene til spesialpedagogikk i barnehage og skole. For å oppnå dette er det gitt en midlertidig styrking av PPT for å snu innsatsen mer inn mot systemarbeid.

• Prosjekt Kompetanseløftet spesialpedagogikk og inkludering i barnehage og skole. Målet er at en lavere andel barn og elever skal motta med spesialpedagogisk hjelp/spesialundervisning. Dette skal være mulig gjennom å styrke den den allmennpedagogiske kompetansen til alle ansatte i barnehage og skole og å styrke PPTs spesialpedagogiske tiltak. Som beskrevet i handlings- og økonomiplanen kan denne satsingen på sikt gi en reduksjon på utgifter til spesialpedagogikk.

• Barnevernreformen. Den kommunale styringen av barnevernet skal styrkes gjennom en økning i frie inntekter. Det skal sikres at barn får hjelp til rett tid og tjenestetilbudet skal i større grad tilpasses lokale behov. Forebygging og tidlig innsats skal styrkes.

Utfordringer og konsekvenser

Barnevernreformen som trer i kraft i 2022 gir kommunen et økt faglig og økonomisk ansvar for tunge, kostnadskrevende barneverntiltak og et tydelig krav om å intensivere forebygging og tidlig innsats i hele oppvekstfeltet. Denne reformen står i kontrast til de innsparingskrav som tjenesteområdet skal håndtere.

Helse og velferd

 Tabell innsparingskrav

Status omstillingsarbeid

Helse og velferd har utredet mange ulike omstillingsprosjekter for å løse omstillingskravene i 2020. Det vises til handlings- og økonomiplan 2021-2024. Disse omstillingsvedtakene gjennomføres i henhold til planen.

For å realisere ytterligere omstilling og innsparing fra 2022 arbeides det med nye omstillingsområder.

Prosjekter som er igangsatt

• Langsiktig arbeid for aldersvennlige boliger og tjenester

Helse og velferd har fått innvilget statlige tilskuddsmidler til prosjektledelse av et større arbeid med å utrede hvilke boliger og tjenester som er nyttige for å finne bærekraftige løsninger for fremtidens eldreomsorg. I tett dialog med innbyggerne skal prosjektet se på boligløsninger og tjenesteinnretning som kan bidra til at eldre kan bo lengst mulig hjemme.

• Analyse av arbeidsprosesser i Enhet for hjemmetjenester og rehabilitering (EHR)

Det er nedsatt arbeid for en grundig kartlegging og analyse av dagens arbeidsprosesser i EHR med mål om å finne områder og metoder for å jobbe enda mer systematisk med implementering av velferdsteknologi og hverdagsmestring. Arbeidet sees i sammenheng med punktet over.

• Tjenester til brukere med ressurskrevende behov - kjøp fra private

Kommunen må i noen tilfeller kjøpe tjenester fra private leverandører til innbyggere med komplekse og ressurskrevende behov. Det er iverksatt arbeid for å se hvordan en kan yte disse tjenestene i kommunen til en lavere kostnad. Arbeidet pågår fortløpende. For noen av dem det kjøpes tjenester til, må kommunen bygge særlig tilrettelagte boliger før de kan flytte og motta kommunale tjenester. (tiltak H11 handlings- og økonomiplan 2021-2024)

• Sykehjemsbeboere med ressurskrevende behov

I kommunen finnes det noen få sykehjemsbeboere som har store og komplekse behov som krever særskilt kompetanse og høy bemanning. Per i dag er disse spredt på flere avdelinger og sykehjem og det må benyttes en del innleie av personell. Det pågår et arbeid for å se om det er hensiktsmessig å etablere en særlig forsterket avdeling for å yte samlet, kompetent og kostnadseffektiv hjelp til disse. En slik etablering vil medføre etableringskostnader med ombygging og tilførte personellressurser. Det må lages analyser på om det likevel vil være formålstjenlig på lengre sikt.

• Ideell sektor – Crux og Funkishuset

I tråd med vedtatt handlings- og økonomiplan 2021-2024 ble det igangsatt arbeid for å se på fremtidig organisering, innhold og finansiering av Funkishuset og Crux.

Det er gjennomført prosesser for å se på tiltakenes oppgaver og belyse konsekvenser av å overføre oppgaver fra Crux og Funkishuset til kommunen og spare kostnader gjennom dette. Det vurderes ikke hensiktsmessig å gjøre endringer i organisering av disse tjenestene nå. Tilskuddene til Crux og Funkishuset videreføres på samme nivå som i 2021. Det iverksettes prosess for å inngå nye samarbeidsavtaler med tiltakene.

• Analyse av styringsdata i pleie- og omsorgstjenestene

For å sikre et grundig kunnskapsgrunnlag som bygger på tall, fakta og sammenlignbare data er det igangsatt et analysearbeid på tilgjengelige styringsdata. Dette kan gi et grunnlag for å vurdere hvor det kan være mulig å omstille og/eller redusere kostnader.

Utfordringer og konsekvenser

Helse og velferd har i flere omganger over flere år redusert i tilbud og ressursbruk. En har justert bemanningsfaktorer og har et nøkternt driftsnivå. Helse og velferd har effektive tjenester når en sammenligner med andre kommuner. Det er utfordrende å finne nye områder der det er mulig å redusere kostnader uten at det i stor grad går ut over kvalitet og tilgjengelighet.

Arbeidet nå er derfor av en mer langsiktig karakter hvor en må se på metoder og tjenesteinnretninger for å redusere behovet for dyre institusjonsplasser. På noen områder vil det være nødvendig å redusere i kvalitet når dette ikke er i strid med forsvarlig (helse-) hjelp og lovpålagte oppgaver.

Byutvikling og teknisk

 Tabell innsparingskrav

Status omstillingsarbeid

Ved inngangen til 2021 hadde tjenesteområde byutvikling og teknisk kr 5 millioner i innsparingskrav innenfor drift hvor konkrete tiltak ikke var identifisert. Ved utgangen av mai har tjenesteområdet definert kostnadsreduserende tiltak for å kunne realisere innsparingskravet. Tiltakene omfatter reduksjon i vedlikeholdsstandard langs vei, reduksjon i behandlingskapasitet for overordnede planer og reguleringsplaner, utleie av planforvaltningskapasitet, samt reduksjon i bruk av eksterne konsulenter.

Prosjekter som er igangsatt

En rekke initiativer tatt og tiltak gjennomført for å utvikle tjenesteområdet, inkludert:

• innføring av balansert målstyring
• kartlegging av arbeidsprosesser
• analyse av forbedringspotensial og identifisering av forbedringstiltak
• styrket internkommunikasjon og samhandling
• ny organisering av tjenesteområdet

Utfordringer og konsekvenser

Størstedelen av den skattefinansierte driften er knyttet til lønn. Derfor er stillingshjemler dratt inn eller holdt vakante der det er mulig, blant annet ved stillingskontroll ved naturlig avgang. Redusert arbeidsinnsats oppveies noen steder gjennom effektivisering eller gjennom redusert omfang og redusert kvalitet på tjenester. Eksempelvis kan dette være å redusere frekvens for kosting av veier, redusere frekvens for klipp av gress og vegetasjon og redusert kapasitet til utredningsarbeid. Konsekvenser kan være redusert kvalitet på opplevelser i Sandnes, og økt saksbehandlingstid på utredninger.

Kultur og næring

 Tabell innsparingskrav

Status omstillingsarbeid

I kultur og næring har arbeidet med omstillingsprosjektet Sandnes 2025 blitt videreført i år. Mens det i første runde av en innsparings- og omstillingsprosess er naturlig å iverksette de mest opplagte tiltakene blir dette mer krevende i runde nummer to. I fjor ble det gjennomført ulike tiltak som man ser konsekvensene av i år. Dette er også en faktor som i utgangspunktet gjør handlingsrommet for omstillingsarbeidet mindre.

Kulturavdelingen har eksempelvis redusert bemanning med 2,25 årsverk. I tillegg til reduksjon i årsverk har kulturavdelingen disponert betydelige ressurser til smittesporing, vaksinasjonsarbeid og til meldeskjema i forbindelse med Covid-19. I tillegg er stillinger vakante, hvilket er noe av grunnen til et positivt perioderesultat. Tilsvarende er bemanningen redusert på biblioteket og landbrukskontoret. Et annet tiltak er at egenbetalingen på Sandnes kulturskole øker fra og med august 2021. Det er i tillegg lagt inn et krav om at inntektene på Kulturhuset skal øke i 2021. På grunn av Covid-19 pandemien vil det ikke være mulig å innfri kravet om økte inntekter. Innsparinger andre plasser på Kulturhusets drift forventes imidlertid å kompensere for dette.

Prosjekter som er igangsatt

I år har fokuset på Sandnes 2025 mer vært rettet mot omstilling enn innsparing. Det er nødvendig å finne de gode og langsiktige løsningene tilknyttet tjenesteproduksjonen. Det er ikke mulig å fortsette med samme tjenesteproduksjon hvis både personale- og driftsressursene reduseres. Tjenesteområdet må tenke annerledes i måten vi leverer tjenestene til innbyggene på.

Kulturavdelingens ungdomsarbeid er samlet under en felles avdeling for å koordinere innsats inn mot felles mål og tydeliggjøre kulturavdelingens rolle i det felles oppvekstarbeidet i Sandnes kommune.

Vurdering av organisering av oppgaver som programmering av tilbud i Den Kulturelle Spaserstokken. 

Utfordringer og konsekvenser

Det pågår prosesser i virksomhetene med involvering av både ansatte, tillitsvalgte og verneombud for å løse utfordringene tilknyttet Sandnes 2025. Covid-19 er en medvirkende årsak til at arbeidet er forsinket. Det er imidlertid som nevnt forventet at kultur og næring når innsparingsmålene for 2021 likevel.

Reduksjon av stillinger i kulturavdelingen er gjennomført ved naturlig avgang. Dette har medført at kulturavdelingen har utsatt oppgaver som planarbeid, samt igangsatte oppgaver og prosjekt er blitt utsatt. Kulturavdelingen har prioritert å behandle tilskuddssøknader, arrangement for barn og unge, ferietilbud, tilrettelagte aktiviteter, medvirkningsarbeid, kommunikasjonsarbeid, samt oppfølging av saksbehandling av navnesaker og gjennomføring av handlingsplan for kunst. Prioriteringer av innsatsområder og organisering av tjenestetilbud vil være fokus videre framover for å møte nye utfordringer.

Organisasjon

 Tabell innsparingskrav

Status omstillingsarbeid

Organisasjon skal samlet for 2020 og 2021 ta en innsparing på nærmere kr 8,5 millioner. Det gjenstår å finne konkrete tiltak for kr 2,6 millioner. Overordnet beredskapsvakt på kr 1,3 millioner er fortsatt midlertidig satt på vent – og ledige stillinger holdes vakante samt at en ikke leier inn ved sykefravær. Organisasjon forventes å gå i balanse ved årets slutt, og vil bruke tiden fremover for å finne varige innsparingstiltak.

Organisasjon har bidratt inn i arbeidet med smittesporing og bemanningskontor. Dette går på bekostning av de ordinære arbeidsoppgaver som ligger til avdelingen, og det vil være et etterslep av arbeidsoppgaver når arbeidshverdagen blir normalisert.

Det er en kontinuerlig vurdering om organisasjon kan organiseres på en annen måte som gir bedre samarbeid og utnyttelse av økonomiske og menneskelige ressurser.

Det er behov for å oppgradere kommunens IT-infrastruktur – og dette vil være et viktig bidrag for at kommunens tjenesteområder i fremtiden kan ta ut gevinster ved digitalisering, innovasjon og effektiviseringsarbeid.

Det er iverksatt innsparingstiltak på om lag kr 5,5 millioner per i dag. Det gjenstår en innsparing på om lag kr 3 millioner. En forventer å dekke disse uløste innsparingstiltakene innenfor årets budsjett. 

Prosjekter som er igangsatt

I 2020 var det flere vakante stillinger som ikke ble lyst ut som en følge av innsparingsbehov. Flere av disse stillingene er nå trukket inn som faste innsparingstiltak i forbindelse med handlings- og økonomiplan for 2021 og handlings- og økonomiplan 2022-2025.

Kr 0,5 millioner av innsparingstiltakene gjelder bedre innkjøpsavtaler knyttet til telefoniutstyr og skal fordeles ut på tjenesteområdene hvor innsparingene faktisk gjennomføres.

Det er tidligere vedtatt at det skal etableres en overordnet beredskapsvakt på kr 1,3 millioner per år. Denne er foreløpig satt på vent, men er ikke tenkt å tas som et varig innsparingstiltak.

Det er etablert en prosjektgruppe som skal vurdere andre innsparingstiltak i organisasjon. 

Utfordringer og konsekvenser

Organisasjon utfører arbeidsoppgaver på vegne av resten av organisasjonen. Det må kartlegges at innsparingstiltak i organisasjon ikke medfører økte utgifter og/eller betydelig merarbeid ute på virksomhetene dersom dette kan unngås.

Økonomi

 Tabell innsparingskrav

Status omstillingsarbeid

Alle innsparingstiltak er innarbeidet i budsjett for 2021.

Innsparingskravet er håndtert ved å redusere to stillinger i regnskap. I tillegg er det i budsjettet for 2021 lagt opp til at resterende innsparingsbeløp på kr 615 000 skal dekkes inn der det oppstår vakanser som følge av permisjoner og eventuelt sykefravær. På sikt bør beløpet dekkes inn ved ytterligere en fast reduksjon på en stilling i en av virksomhetene. 

Prosjekter som er igangsatt

Arbeidet med å gjennomgå rolle, ansvar, myndighet og kjerneoppgaver (RAMKO) for alle virksomhetene i økonomiavdelingen pågår. Målet er blant annet å vurdere om det er oppgaver som gjøres av virksomhetene i tjenesteområdene som bør gjøres sentral eller motsatt. Det er også et mål å se om oppgaver er rett plassert i de sentrale stabene og om det er ytterligere oppgaver som bør digitaliseres, effektiviseres eller som det går an å slutte å gjøre. Som følge av gjennomgangen er oppgaver også omfordelt og tydeliggjort internt i økonomiavdelingen. 

Utfordringer og konsekvenser

Lønn har to faste stillinger som ikke har varig finansiering, men er dekket inn ved bruk av egne disposisjonsfond for økonomiavdelingen. Målet er å redusere bemanningen i lønn fra og med 2023. Arbeidspresset i virksomhetene er imidlertid stort, og det er usikkert om det er mulig å nedbemanne i lønn fra 2023.

Som følge av RAMKO vil det bli gjort et forsøk med å holde ytterligere stillinger vakante i regnskap. De frigjorte ressursene benyttes som buffer ved ansettelse av en fast stilling i budsjett og analyse og finansiering av en av de to stillingene som er finansiert av disposisjonsfond på lønn.

Det er generelt sett krevende å holde stillinger vakante i lengre perioder, og spesielt utfordrende når det er usikkerhet knyttet til hvor lang perioden blir. Ordningen med ansettelseskontroll og høy turnover har medført at flere stillinger har stått ledig lenge. Flere nye gode medarbeidere er ansatt. Men det er ressurskrevende å lære opp nye medarbeidere. I tillegg tar det naturlig nok tid før produksjonen blir effektiv og tilstrekkelig kompetanse er opparbeidet.

Kommunedirektørens staber og kommune felles

 Tabell innsparingskrav

Kommunedirektørens staber

Status omstillingsarbeid

Kommunedirektørens staber har i 2021 et samlet innsparingskrav på kr 8,5 mill. Av dette gjelder to tiltak felles for sentrale staber og ledelse. Det ene tiltaket omfatter omstilling og kutt på kr 4,9 millioner innenfor sentrale staber og ledelse. Det andre tiltaket gjelder ytterligere kr 2 millioner i reduserte utgifter knyttet til sentrale staber etter forslag som framkom av den politiske behandlingen av handlings- og økonomiplan. Vurderinger som er gjort av disse to tiltakene er at de må løses samlet for kommunen felles. Det er ikke mulig å håndtere dette ved kun å arbeide innenfor kommunedirektørens stab, kommunikasjon og kommuneadvokaten sitt kontor. Det søkes av den grunn i 1. perioderapport om å få flytte disse to tiltakene til kommune fellesområdet for å få nødvendig felles grep om omstilling og kutt.

Gjenstående omstilling og kutt innenfor kommunedirektørens staber er kr 1,5 millioner.

Ved utgangen av april er det arbeidet fram permanente løsninger i 2021 som reduserer rammen med kr 0,7 millioner, og videre år med kr 0,6 millioner. Innenfor området gjenstår det å finne varige løsninger tilsvarende kr 0,7 millioner i 2021 og varig virkning videre på kr 0,6 millioner.

Prosjekter som er igangsatt

Tiltakene videre konsentreres om reduksjon av ordinære driftsutgifter som abonnement, bruk av ekstern bistand og kurs/kompetansegivende seminarer. Restriksjoner på bruk av konsulent og reiser er gjort gjeldende. 

Utfordringer og konsekvenser

Budsjettområdet omfatter et fåtall årsverk og driftsbudsjettet er i stor grad knyttet opp i faste avtaler som gjelder felles aktiviteter for kommunen.

Det er krevende å nå samlet innsparingskrav med permanente løsninger framover uten at dette resulterer i konflikt med pålagte tiltak hos kommuneadvokat og avtaler som gjelder kommunen samlet. Frem mot 2. perioderapport vurderes om det er noen oppgaver som kan løses annerledes og fortrinnsvis digital. Avvik ved årsslutt som måtte gjenstå i å innfri av innsparingskravet i 2021 må det påregnes at løses ved bruk av området sitt disposisjonsfond.

Kommune felles

Status omstillingsarbeid

Kommune felles har i 2021 et samlet innsparingskrav på kr 17 millioner. Omstillingskravet reduseres til kr 9,5 millioner fra og med 2022, men det er budsjettert i tillegg med forventning om reduserte tilskudd på kr 2 millioner til regionale selskaper som Rogaland brann- og redning IKS og Folkehallene IKS.

Per april er det arbeidet fram permanente løsninger med reduserte utgifter på totalt om lag kr 3,6 millioner. Hovedsakelig gjelder dette oppgaver som skyves ut av økonomiplanperioden eller tas helt ut. Overføring av kr 0,9 millioner årlig til Ryfylkefondet er eksempel på tiltak som tas helt ut grunnet at kommunen ikke inngår ny avtale.

Det er videre på fellesområdet innsparing på kr 2,5 millioner i 2021 knyttet til kommunesammen-slåingen. Vurderinger som er gjort av driftsbudsjettet viser at det ikke er grunnlag for å oppnå en slik innsparing i tjenesteområdene. Det søkes derfor i 1. perioderapport å løse innsparingen ved bruk av disposisjonsfond Nye Sandnes Regionsentertilskudd (25110044). Tilsvarende er det i vedtatt økonomiplan innarbeidet forventning om totalt reduserte utgifter på kr 9,1 millioner som følge av grensejusteringen Kolabygda, med Strand kommune. Faktisk situasjon viser at Sandnes ikke har en tilsvarende utgiftsreduksjon og/eller inntektsøkning. Reduksjonen er innarbeidet som varig reduksjon. For 2021 søkes det derfor i 1. perioderapport å løse innsparingen ved bruk av disposisjonsfond Nye Sandnes Regionsentertilskudd (25110044). Frem mot ny handlings- og økonomiplan 2022-2025 må det arbeides med varig finansiering av dette tiltaket.

Gjenstående omstilling og kutt innenfor kommune felles etter dette er per 1. perioderapport kr 2,2 millioner i år.

Prosjekter som er igangsatt

Det pågår arbeid med gjennomgang av selskaper i samarbeid med øvrige deltakerkommuner. Rogaland brann- og redning IKS har det vært gjort en utredning av, sammen med administrasjonen i selskapet. Stordriftsfordeler, effektivisering og digitalisering er prioritert. I tillegg vil det bli sett på brannstasjonsstrukturen på nytt, som et mulig strategisk grep fremover. Folkehallene IKS inkludert drift av Sola Arena og Forus Sportssenter AS er også i arbeid. Virkninger av arbeidet tas inn i arbeidet med ny handlings- og økonomiplan.
Det er også nødvendig å gjennomgå selvkostgrunnlaget som føres via kommune felles til selvkostområder. Totalt er det budsjettert med fordeling av kr 14,8 millioner i indirekte kalkulatoriske utgifter.

Utfordringer og konsekvenser

Hovedutfordringene i arbeidet er å kunne få fram varige endringer raskt og på en omforent måte. Endringer som gjelder selskaper og samarbeider fordrer at det er enighet mellom deltakerne om løsningene. Samtidig må omfanget opp i en viss størrelse for at det skal gi forventede innsparinger for Sandnes. Arbeidet fortsetter med mål om å ha nødvendig grunnlag for innarbeidelse i kommende handlings- og økonomiplan.