Investeringsreglement

1. Reglementets omfang og formål

Reglementet skal gi retningslinjer for enhetlig behandling og økonomisk styring av investeringer samt regulere myndighet og ansvar.

Reglementet gjelder for all kommunal virksomhet, hvor ikke annet er bestemt ved lov, forskrift eller annet reglement, og for alle investeringsprosjekter i Sandnes kommune.

Tydelige krav til utredninger, beslutningspunkter og krav til dokumentasjon i forhold til prosjektets fremdrift, risiko, økonomi, gevinstrealisering, organisering og konsekvenser for tjenestene, skal bidra til bedre beslutningsgrunnlag og styring av prosjekter. Det skal legges stor vekt på beslutninger og vurderinger i tidligfase, og at helhetlige konsekvensvurderinger settes i system. Det gir økt sikkerhet for kvalitet i prosjektstyring samt vil forenkle og klargjøre rapportering og styring.

Formålet er å legge til rette for at prosjektene er tilstrekkelig utredet og at beslutningstakerne har nødvendig informasjon når de skal fatte beslutninger om kommunale investeringer.

Investeringsreglementet beskriver kommunens beslutningsprosess for investeringsprosjekter og fastsetter krav til utredning, planlegging og kvalitetssikring av prosjektene. Reglementet angir nærmere krav til innhold og metode i henholdsvis konseptvalgutredninger og forprosjektfasen for investeringsprosjekter.

Definisjon av investering
Investeringsprosjekt er anskaffelse av varige driftsmidler som fast eiendom, bygninger, anlegg, parker, veier, inventar, utstyr, transportmidler, maskiner mv. Driftsmiddelet må ha en anskaffelseskostnad og levetid i henhold til Kommunal regnskapsstandard nummer 1, Klassifisering av anleggsmidler, langsiktig og kortsiktig gjeld. Kommunal regnskapsstandard nummer 4 (KRS nummer 4), Avgrensingen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet angir skillet mellom påkostning som er investering og vedlikehold som er driftsutgift.

2. Myndighet og ansvar

Jamfør økonomireglementet er det kommunestyret som beslutter initiering og iverksettelse av investeringsprosjekter som omfattes av reglementet. Gjennomføring av prosjektet i henhold til herværende Investeringsreglement gjennomføres i regi av kommunedirektøren.

Tabellen lister ulike roller knyttet til investeringer, tilhørende ansvar for hver av rollene, samt eksempler på hvem i organisasjonen som vanligvis innehar de ulike rollene.

* Rollene prosjekteier, styringsgruppe og referansegruppe er i hovedsak aktuelle i forbindelse med investeringer i kommunaltekniske anlegg. I de fleste øvrige prosjekt vil rollene behovseier og prosjekteier være sammenfallende.

3. Rapportering

Løpende rapportering
Investeringene rapporteres som hovedregel til kommunestyret som en del av perioderapportene.
Ved vesentlige avvik i kostnad eller fremdrift på større investeringer rapporteres det i tillegg i forbindelse med økonomi- og aktivitetsrapport. Formannskap og Hovedutvalg får i tillegg til dette
orienteringer om enkeltprosjekter innenfor eget ansvarsområde etter behov og forespørsler.

Sluttrapport
Alle investeringsprosjekter skal utarbeide en sluttrapport. Sluttrapporten skal beskrive prosjektet, måloppnåelse og kravoppfyllelse, økonomi og læringspunkter og andre relevante forhold.

4. Kommunens prosjektmetodikk

Det legges til grunn at kommunale investeringsprosjekter gjennomføres med følgende faseinndeling.

Tabellen oppsummerer beskrivelsene videre i dokumentet, med angivelse av hvem som er ansvarlig for fasen, krav til grunnlag for oppstart av fasen, samt leveransekrav ved fullført fase.

4.1. Idéfase

Idéfasen omfatter det tidligste arbeidet med å avklare at det er, eller vil oppstå et behov eller ønske som kan tilsi at kommunen skal iverksette tiltak og vurdere hvordan dette bør utredes videre. For tjenesteområder som fremlegger behovsplaner (f.eks. skolebehovsplan, barnehagebehovsplan,
Aktive Sandnes), skal behovene være forankret og beskrevet i behovsplanen.

For større prosjekter vil resultatet av idéfasen være et mandat for konseptfasen. Beslutning om midler til utredning fattes – BP1. Midlene bevilges gjennom perioderapport eller handlings- og økonomiplan.

For mindre prosjekter, uten vesentlig risiko for tjenesteområdet eller andre tjenesteområder, vil resultatet av idéfasen være innspill til kommunedirektørens arbeid med handlings- og økonomiplan.

4.2 Konseptvalg

For større investeringer skal konseptfasen munne ut i en konseptvalgutredning (KVU) som fremlegges kommunestyret i egen sak og konseptvalg kan fattes.

For mindre investeringer vil omfanget av arbeidet med fasen konseptvalg avhenge av prosjektets størrelse, kompleksitet og konsekvenser for andre deler av organisasjonen. Det bør tilstrebes at punkt 1-2 under gjennomføres og dokumenteres for alle mindre investeringer.

4.2.1 Krav til konseptvalgutredningen (KVU)

Formålet med konseptvalgutredningen er å utarbeide et beslutningsgrunnlag for å velge hvilket konsept som eventuelt skal videreføres i forprosjektfasen. Konseptvalgutredningen bør være strukturert med følgende kapitler:

1. Behovsbeskrivelse
2. Strategiske mål
3. Alternativanalyse
4. Føringer for forprosjektfasen

Behovsbeskrivelse
Utgangspunktet for ethvert prosjekt er at man står overfor et behov eller ønske som skal løses. Behovet eller ønsket kan oppstå og meldes både fra den enkelte brukerenhet eller fra bygg- eller anleggseier. Behovsbeskrivelsen skal gjøre rede for hvilke uløste behov man ser på og hva som tilsier at kommunen bør iverksette tiltak på området. Det skal fremkomme hva som er behovets omfang, hvor alvorlig det er og hvem som er eller blir berørt.

Strategiske mål
Det skal angis hvilken forankring prosjektet har i eksisterende strategisk planverk. Med grunnlag i behovsbeskrivelsen skal det defineres mål for effekten av tiltaket.

Alternativanalyse
Med bakgrunn i punktene over skal det utarbeides en alternativanalyse der nullalternativet og minst to andre konseptuelt ulike alternativer vurderes som en kost/nytte analyse. Alternativanalysen skal behandle de mest interessante og realistiske konseptuelle løsningene for det identifiserte behovet. Resultatet av alternativanalysen skal gi en rangering av alternativene. Anbefalingen bør inneholde en vurdering av om man bør gå videre med ett eller flere alternativer, om det er grunnlag for trinnvis gjennomføring eller inndeling i delprosjekter, og om avhengighet mot andre prosjekter eller realopsjoner knyttet til teknologisk utvikling og mer informasjon tilsier utsettelse.

Alternativanalysen bør inneholde omtale av følgende punkter:

• Investeringskostnad
• Livssykluskostnad
• Miljøimplikasjoner
• Tilskuddsmuligheter
• Merverdiavgiftsbehandling
• Driftskostnader (konsekvens for bruker)
• Beskrive vesentlig usikkerhet og risiko

Føringer for forprosjektfasen
I løpet av KVU-arbeidet avdekkes det forhold som er vesentlige for en vellykket gjennomføring av prosjektet. Dette kan være forutsetninger for å oppnå nytteeffekter, informasjon om usikkerhet og risiko, eksterne aktørers interesser, krav til kompetanse eller andre ting. I KVU-arbeidet skal det utarbeides en gjennomføringsstrategi for den etterfølgende forprosjektfasen slik at sentral informasjon overleveres fra konseptfasen til forprosjektfasen, og beslutningstaker kan legge nødvendige føringer for det videre arbeidet med prosjektet.

4.2.2 Beslutning om konsept – BP2

Etter at konseptvalgutredningen er ferdigstilt, skal anbefaling legges frem for kommunestyret i egen sak med tilråding om konseptvalg eller en plan for videre oppfølging og fremdrift av konseptvalgutredningene, eventuelt at det anbefales å ikke gå videre med prosjektet.

For store og komplekse investeringsprosjekter skal det vurderes å innhente en ekstern kvalitetssikring av konseptvalgutredningen. Denne vedlegges konseptvalgutredningen til kommunestyret.

4.3 Forprosjekt
Ved beslutning om oppstart av forprosjekt tar kommunestyret stilling til prosjektet med tilhørende kostnadsestimat og angitt usikkerhet. Etter beslutning om videre forprosjektering skal det etableres rutiner for endringshåndtering i forprosjektarbeidet.

Gjennom forprosjektfasen er behovseier, i samarbeid med gjennomføringsansvarlig, ansvarlig for å følge opp styringen av prosjektet og vurdere om eventuelle endringer i prosjektet er av en slik størrelse eller karakter at de bør legges frem for kommunestyret.

Forprosjektet skal deretter utarbeide styringsunderlag og kostnadsanslag for det valgte konseptet. Gjennomføringstid, særlig for forprosjektfasen, vil variere mellom ulike områder, og spesielt for saker som også skal planlegges etter plan- og bygningsloven.

4.3.1 Krav til forprosjektfasen

Formålet med forprosjektfasen er at beslutningsmaterialet skal gi tilstrekkelig grunnlag for å vurdere prosjektets usikkerhet, anbefale en kostnadsramme og gi føringer for den etterfølgende styringen av prosjektet.

Styringsdokument
Det skal foreligge et sentralt styringsdokument som skal gi en oversikt over alle sentrale forhold i prosjektet, på en måte som virker retningsgivende og avklarende for alle interne aktører, oppdragsgiver og relevante eksterne interessenter. Styringsdokumentet inneholder beskrivelse av:

Overordnede rammer

• Hensikt, krav og hovedkonsept
• Prosjektmål
• Kritiske suksessfaktorer
• Rammebetingelser, inkludert føringer for forprosjektfasen
• Grensesnitt

Prosjektstrategi

• Strategi for styring av usikkerhet
• Gjennomføringsstrategi
• Kontraktsstrategi
• Organisering og ansvarsdeling

Prosjektstyringsbasis

• Arbeidsomfang, herunder endringsstyring
• Kostnadsoverslag, budsjett og investeringsplan
• Tidsplan
• Intern kvalitetssikring

Detaljeringen av sentralt styringsdokumentet tilpasses prosjektets egenart, risiko og vesentlighet. Under gis føringer for sentrale enkeltelementer knyttet til investeringsbeslutning.

Anbefaling av kostnads- og styringsramme
Forprosjektet skal utarbeide et komplett estimat over prosjektkostnaden.

For store og komplekse investeringer skal det foreligge en ekstern vurdering og analyse av prosjektets usikkerhet som grunnlag for å fastsette styrings- og kostnadsramme. Dersom det er relevant, skal analysen også vurdere usikkerhet for samlet tidsplan og prosjektets nyttevirkninger.

Med utgangspunkt i usikkerhetsanalysen skal det gis en anbefaling om kostnadsramme for prosjektet. I tillegg skal det redegjøres for usikkerhet om risikoavsetninger, prosjektets gjennomføringstid og for nyttevirkningene i prosjektet.

Byggeprosjekter og tilhørende brukerutstyrsprosjekt kan planlegges som to prosjekter i forprosjektfasen, men arbeidet må koordineres slik at tiltakene ses i sammenheng og det er en entydig avgrensning mellom prosjektene. Det fastsettes normalt separate styrings- og kostnadsrammer for byggeprosjektet og brukerutstyrsprosjektet.

Kontraktstrategi
Som en del av forprosjektfasen skal ulike kontraktstrategier vurderes, for å sikre en helhetlig plan for hvordan anskaffelsen skal gjennomføres og evalueres. Kontraktstrategien skal sikre at prosjektet når sine mål for kvalitet, fremdrift og økonomi, og skal omfatte vurdering av anskaffelses- og kontraktsmessige momenter som:

• Prosjektets fremdrift og leveransefrister
• Vurdering av markedssituasjon og dialog med markedet
• Gjennomføringsmodell og kontraktsvilkår
• Anskaffelsesprosedyre, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier
• Nødvendig kompetanse og ressurser til utarbeidelse av kravspesifikasjoner

4.3.2 Beslutning om investering – BP3
Etter at forprosjektet er ferdigstilt, skal saken legges frem for kommunestyret med tilråding om investeringsbeslutning eller en plan for videre oppfølging av prosjektet.

I hovedsak besluttes investeringen i handlings- og økonomiplan, men de kan unntaksvis fremmes som egen separat sak. Kostnadsrammen vil normalt ha lavere grad av usikkerhet i BP3 enn i det foregående BP2.

Styrings- og kostnadsrammer skal normalt oppgis inklusive mva. Det må tas hensyn til relevante mvaregler for prosjektet.

4.3.3 Kostnadsestimering for investeringsprosjekter
Definisjon av kostnadsestimater, grunnlag og usikkerhet i de ulike fasene

Større investeringer:
Bevilgning gis etter P85 som er summen av forventet prosjektkostnad og avsetning for usikkerhet.
Kostnadsrammen definerer hvor mye som er satt av til å gjennomføre prosjektet. Prosjektet kan med 85% sikkerhet gjennomføres innen denne rammen.
Prosjekt styres etter P50 som betyr at prosjektet med 50 prosent sannsynlighet kan gjennomføres for denne kostnaden. Styringsrammen vil være lavere enn kostnadsrammen.

Mindre investeringer:

4.4 Gjennomføring
Prosjekter som avviker vesentlig på kostnad, innhold eller fremdrift i forhold til vedtatt investeringsbeslutning i BP3 vil måtte fremmes for kommunestyret for godkjenning før kontrahering.
Kommunedirektøren godkjenner oppstart av prosjekter som ikke vesentlig avviker på kostnad, innhold eller fremdrift i forhold til vedtatt investeringsbeslutning i BP3.

Her kan du laste ned Investeringsreglementet i PDF