Organisasjon

Organisering av tjenesten

Organisasjon består av følgende enheter: politisk sekretariat, dokumentsenter og arkivtjenester, IT, servicekontor, bedriftshelsetjeneste (BHT) og HR / HMS (helse, miljø og sikkerhet) som inkluderer rekrutteringstjenesten, fagopplæring og kompetansesenter. 

I tillegg har organisasjon en stab som ivaretar fagområdene: beredskap, forhandlinger, informasjonssikkerhet, personvernombud og digitalisering.  

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

For Sandnes kommune betyr målet at alle, uavhengig av kjønn, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsevne og seksuell orientering, opplever likeverd. At alle har like muligheter og rettigheter og opplever tilgjengelighet og nødvendig tilrettelegging. Strategien for likestilling, inkludering og mangfold skal være en veiviser for organisasjonen slik at alle jobber i samme retning i forhold til disse overordnede prinsippene. Strategien skal følges opp med tiltak i tjenesteområdene og i enhetene. Sandnes Kommune har også et eget kapittel i arbeidsgiverstrategien med fokus på mangfold og et med fokus på helsefremmende arbeidsplasser.

Strategi 1: Sandnes skal skape gode og likeverdige livsvilkår for alle

Sikre grunnleggende ferdigheter blant barn og unge- uavhengig av familiebakgrunn. Innen skole- og barnehageområdene satses det på økt bruk av digitale verktøy. For at de kommunale enhetene skal kunne nå målene sine innen digitalisering er det nødvendig med oppgradering av infrastruktur og samband. Dette danner hele grunnmuren i muligheten for ansatte, elever og barnehagebarn til å lære seg å jobbe digitalt og ha god trådløs dekning i en til en løsning. Behovene til tjenesteområdene utredes og tilrettelegges i samarbeid med IT.

Sandnes Kommune må ta et betydelig ansvar både som offentlig aktør og som den største arbeidsgiveren i kommunen. Arbeidsgiverstrategien har definert klare og tydelig mål slik at kommunen fremstår som en ansvarlig arbeidsgiver som ivaretar likestilling, inkludering og mangfold.

Prioriteringer 2019-2022.

Arbeidet som beskrevet under ovennevnte strategi forsetter. Det er lagt inn følgende nye driftstiltak i økonomiplan 2019-2022:

• O8, Økning av internettkapasitet grunnet økt nettverkstrafikk
• O9, Styrkning av IT med to nye stillinger
• O13, 1 stilling skolesatsing Chromebook
• O14, 1 stilling IDM (Identitetsforvaltning)

Strategi 2: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

I møtet med innbyggeren strekker kommunen seg langt i å imøtekomme informasjons- og veiledningsbehov innen alle kommunens tjenester. Den bidrar til god kommunikasjon om kommunens tjenester i møte med flyktninger og innvandrere og andre med språkutfordringer. Samhandling mellom det offentlige og publikum er i økende grad digital.

Servicekontoret veileder innen alle digitale løsninger. Servicekontoret bidrar videre til kontinuerlig utvikling av kommunens nettsider og selvbetjeningsløsninger med "innbyggerbriller" på, slik at nettsidene til kommunen utvikles i samsvar med brukerens behov og endringsbehov fanges ofte opp i dialogen med innbyggerne. Servicekontoret skal være et knutepunkt for kommunens tjenester og er tilgjengelige i ulike kanaler (besøk, e-post, Facebook, telefon). Innbyggere som ikke selv kan gjøre seg kjent med informasjon som er digitalt tilgjengelig, kan oppsøke servicekontoret for bistand. Her er det digitale veiledere tilgjengelige. Ved flytting til nytt rådhus vil det tilrettelegges for seks publikums pc-er i nytt flott servicekontor.

Servicekontoret svarer på alle henvendelser som kommer til kommunen via Facebook. Det er et mål å gi alle et hurtig svar, i et klart språk. Digitale løsninger som knyttes til kommunens nettsider understøtter arbeidet med å utvikle digitalt førstevalg mot kommunens målgrupper. Eksempler på dette er Tømming av søppel-app og PDF-app for effektiv lesing av politiske saksdokumenter.

Servicekontoret bidrar til å svare alle henvendelser i et klart språk. Her hjelpes også innbyggere med å tolke tekster som er vanskelige å forstå. Veldig mange av dem som henvender seg til servicekontoret er fremmedspråklige som trenger hjelp til å forstå den kommunale organisasjonen og tjenestene som tilbys.

Prioriteringer 2019-2022

Den økte satsingen på digitalisering krever økte ressurser og det er lagt inn følgende nye driftstiltak i økonomiplanen:

• O1, Digitalisering sjef-et årsverk
• O2, IT kostnader HR nytt intranett
• O4, Lederutviklingsprogram
• O7, Ny sky basert løsning-økt digitalisering og gode tjenester til innbyggerne
• O8, Økning av internettkapasitet grunnet økt nettverkstrafikk
• O9, Styrkning av IT med to nye stillinger
• O11, Konsulentbistand telefoni i nytt rådhus
• O12, Nytt rådhus, økt digitalisering, og mobile løsninger, nye driftsutgifter
• O13, 1 stillings skolesatsing Chromebook
• O14, 1 stilling IDM (identitetsforvaltning)
• O15, Gevinster ved digitalisering

Mål 2: Sandnes skal være en attraktiv kommune

Sandnes kommune skal være er en attraktiv arbeidsplass som tilrettelegger for fleksibilitet, utvikling og arbeidsglede. Arbeidsgiverstrategien skal peke på de innsatsområdene kommunen må være god på for å utvikle organisasjonen og medarbeiderne. Prosess for å utarbeide ny arbeidsgiverstrategi for nye Sandnes starter høst 2018.

Kommunens ledere har et stort ansvar for å både skape gode arbeidsplasser og ha et høyt faglig nivå på tjenestene. Det er viktig at kommunen tilbyr et lederopplæringsprogram som setter lederne i stand til å ivareta dette ansvaret.

Organisasjon jobber kommuneovergripende og skal bidra til ensartede overordnede prosesser, rutiner og retningslinjer for alle tjenesteområdene i Sandnes kommune. Alle enhetene i organisasjon har rådgivingsoppgaver i forhold til hele den kommunale organisasjonen.

Detaljer

• IT tilrettelegger for oppdatert IT-utstyr, forvaltning av tilgang til kommunens nettverk og framtidsrettede IT-løsninger for kommunens enheter.
• Dokumentsenteret skal gi veiledning og opplæring i bruk av kommunens sak-arkivsystem og ivaretar at all bevaringspliktig dokumentasjon i kommunen blir ivaretatt i henhold til gjeldende lover og standarder.
• HR bistår ved ansettelser og tolking av kommunens rolle som arbeidsgiver. I tillegg skal HR legge til rette for opplæring gjennom kompetansesenteret og være kommunens opplæringskontor for lærlingeordningen.
• Fagstab/forhandling skal gjennomføre lønnsforhandlinger med de ansatte.
• Servicekontoret søker alltid å finne tilpasninger som gjør at innbyggerne ikke blir sendt videre i systemet. Det er et mål å gjøre veien til en tjeneste så smidig som mulig.

Rekruttering

Med ny bemanningsnorm både for skole og barnehage må kommunen ha et klart fokus på rekrutteringsprosesser for å få lærere og førskolelærere. Sandnes har og, på lik linje med de øvrige kommunene i regionen og i landet for øvrig, utfordringer med å rekruttere sykepleiere. Det er og behov for rekruttering av medarbeidere med IT kompetanse og annen kompetanse for å yte gode tjenester til innbyggerne.

Brukerorientert utvikling av fremtidens tjenester

Det er viktig å satse på digitalisering som forenkler innbyggernes tilgang til tjenester og å legge til rette for selvbetjening og innsynsløsninger som gjør kontakten mellom bruker og tjenestetilbyder enklere og mer effektiv.

Utnytte ny teknologi og vektlegge innovasjon

Innovasjon og digitalisering betyr å sette brukernytte og gode tjenester først. Kommunen har opprettet eget digitaliseringskontor og har et eget digitaliseringsfond. Digitaliseringskontoret skal veilede og sørge for at kommunens digitaliseringsstrategi følges og at rett løsning velges. Digitaliseringskontoret skal ha et overordnet blikk for at det velges løsninger med utviklingsmuligheter og sambruk.

Det er avsatt 40 millioner til digitaliseringsfondet. Med en slik offensiv satsing på nye løsninger, krever dette oppfølgning fra IT avdelingen både når det gjelder drift og utvikling. IT er per i dag på et minimumsnivå bemanningsmessig i forhold til forsvarlig drift og brukerstøtte av kommunens nettverk og fagsystemer. I kommende planperiode er det lagt inn en styrking av IT-ressursene.

Begrunnelsene for å ha en sterk IT-avdeling er mange 

• Det forventes at IT skal støtte oppunder digitaliseringsprosjekter og digitale-løsninger. IT bistand og hjelp er etterspurt i hele organisasjonen. Etter hvert som Sandnes kommune tar i bruk nye digitale løsninger og system blir kommunen og mer sårbar når det gjelder at alt skal fungere. Dette gjelder både kommunens nettverk og servere. Kompetanse er for sårbar innenfor noen av de tekniske fagfeltene som for eksempel nettverksdrift. Sikkerhetstrusselen øker og kompetansen i IT enheten er ikke tilstrekkelig sett i forhold til truslene kommunen står ovenfor.
• Kommunen har ikke utstyr eller bemanning til å ha redundante (doble) løsninger på alle fagområder. Derfor kreves det nedetid for service og vedlikehold. Dette er utfordrende å få til da kommunen har døgndrift innen flere tjenester og dermed er avhengig av døgndrift og på IT systemer.
• Sandnes kommune har som mål å satse på økt digitalisering. IT må imidlertid opp bemannes før en kan gå i gang med store digitaliseringsprosjekter. Uten økt bemanning vil IT bli sittende som en flaskehals da en ikke vil ha kapasitet til å følge opp insentiver fra organisasjonen for øvrig.
• I nytt rådhus er det forventninger om økt digitalisering samt nye moderne løsninger. Ny AV-løsning for rådhuset vil kreve spesialkompetanse innen slikt utstyr, da dette er blitt et helt eget område innen IT drift. Denne type kompetanse innehar ikke IT i dag.

Være en attraktiv arbeidsplass som legger til rette for faglig utvikling og kompetansestyrking

For kommunen er det et mål å ha gode og kvalifiserte arbeidstakere. For at arbeidstakerne skal trives er det viktig at de føler seg faglig kompetente og får faglig utvikling og kompetanseheving. Arbeidsgiverstrategien skal peke på de innsatsområdene kommunen må være god på for å utvikle organisasjonen og medarbeiderne.

Utvikling av faglig gode arbeidsplasser skal skje i samarbeid mellom ledere og medarbeidere. Det er viktig å rekruttere medarbeidere med rett kompetanse, men det er også viktig at de som allerede er ansatt også får mulighet til faglig utvikling.

HR tilrettelegger for kurs og opplæringsvirksomhet på tvers i hele organisasjonen gjennom kompetansesenteret samt tilrettelegger for lærlinger og for praksisplasser. Målet om 150 lærlinger i 2019 står fast. Ikke alle lærlinger klarer et fult fagbrev, men kan allikevel få et kompetansebevis. Opplæring tilrettelegges også på nye plattformer som for eksempel e-læring på håndholdte enheter. Deling av e-læringskurs med andre kommuner er nyttig og effektivt og sikrer lik praksis i kommunene.

Sandnes kommune skal være en inkluderende arbeidsgiver og en helsefremmende arbeidsplass

Arbeidsmiljølovens §1-1 slår fast at arbeidsmiljøet skal være helsefremmende: "Lovens formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfull arbeidssituasjon." Innen organisasjon har en flere oppgaver knyttet til oppfølging og tilrettelegging av arbeidsmiljøet for kommunens medarbeidere:

Oppgavefordeling

• Ansvar for å støtte leder i oppfølgning av medarbeidere (inkluderende arbeidsliv), som er sykemeldte eller står i fare for å bli sykemeldte.
• Ansvar for arbeidsgiverstrategien med tilhørende planer og veiledere.
• Sekretæransvar HAMU og tjenesteområdenes AMU.
• Hovedansvar for kommunens avvik og varslingssystem.
• Ansvar for tilrettelegging og gjennomføring av medarbeiderundersøkelser annet hvert år.
• HR har også ansvar for å støtte enhetene i oppfølgning av undersøkelsen.

Bedriftshelsetjenesten har nødvendig kompetanse for å imøtekomme og å kunne forebygge fysiske, organisatoriske og psykososiale utfordringene for kommunens ansatte. Bedriftshelsetjenesten bistår arbeidsgiver i spørsmål som har med arbeidsmiljøet å gjøre.

Prioriteringer 2019-2022

Den økte satsingen på digitalisering gjør det nødvendig å styrke ressursene innen IT. Det er lagt inn følgende driftstiltak i økonomiplanen:

• O1, Digitaliseringssjef
• O2, IT kostnader HR nytt intranett
• O4, Lederutviklingsprogram
• O6, Beredskap – helsenødnett
• O7, Ny sky basert løsning-økt digitalisering og gode tjenester til innbyggerne
• O8, Økning av internettkapasitet grunnet økt nettverkstrafikk
• O9, Styrking av IT med to nye stillinger
• O11, Konsulent telefoni
• O12, Nytt rådhus, økt digitalisering og mobile løsninger
• O13, En stilling skolesatsing Chromebook
• O14, En stilling IDM (Identitetsforvaltning)
• O15, Gevinster ved digitalisering
• O16, Økt stilling tillitsvalgte

Strategi 4: Sandnes skal inspirere og tilrettelegge for sunn mobilitet 

I forbindelse med nytt rådhus er det ikke tilrettelagt for parkeringsplasser for ansatte, det er det heller ikke ved flere av de andre lokalitetene kommunen benytter.  Gjennom ordningen hjem jobb hjem tilrettelegges det for mer miljøvennlige transportløsninger (Buss/tog/båt/sykkel).

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Det skal tilrettelegges for gode elektroniske løsninger for innbyggere, næringsliv og andre offentlige organ. Noe som vil gi økt dialog og lette tilgang til relevant informasjon og digitale tjenester. Sandnes kommune skal vektlegge fokus på samfunnssikkerhet og ta initiativ til utvikling av redundante (doble) løsninger som gjør organisasjonen i stand til å håndtere ekstraordinære hendelser av ulik art.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

For å møte fremtidens vekst og behov vil økt bruk av teknologi og digitale løsninger være viktige for å opprettholde og øke dagens tjenesteproduksjon innenfor gjeldende rammer. Fokuset på gjenbruk og tilgjengeliggjøring av data og informasjon er en viktig faktor for å øke effektiviteten og samtidig drive effektivt plan og analysearbeid.  

Beredskap som prioritert tema innenfor fysisk planlegging

De fysiske omgivelsene er vesentlige for livsutfoldelse og oppvekstmiljø, ikke minst robuste løsninger som forebygger konsekvensene av naturpåvirkede hendelser. Det å ha et overordnet blikk på dette i den fysiske planleggingen av kommunen er avgjørende for å ivareta sikkerheten til befolkningen. I kommende kommuneplanperiode vil samarbeidet på tvers av tjenesteområder i Sandnes kommune fortsette, da med særlig fokus på samfunnssikkerhet i arealplanleggingen.

Prioriteringer 2019-2022

Det skal i større grad legges til rette for at informasjon og data kan bruks som en ressurs for ansatte, næringsliv og innbyggere ved å tilby og tilgjengeliggjøre åpne datasett.  Det er ikke lagt inn tiltak knyttet til egne midler til dette.

Det er lagt inn følgende driftstiltak i økonomiplanens budsjettforslag for 2019-2022:

• O6, Beredskap - helsenødnett

Strategi 2: Sandnes kommune skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Det er innført rutiner for å sikre at personopplysninger som Sandnes kommune behandler er i henhold til GDPR (General data protection regulation). GDPR er EUs nye personvernforordning og trådte i kraft i juli 2018. Kravene til det å behandle personopplysninger er her skjerpet.

Alle virksomheter som behandler personopplysninger om egne ansatte, kunder, brukere eller andre må følge de nye reglene. Det er av avgjørende betydning at kommunen sikrer personvernet til innbyggere, ansatte og brukere når det satses offensivt på digitale løsninger. Konsekvensen ved og ikke ha fokus på informasjonssikkerhet kan bli brudd på personvernet med omkostninger for dem det går utover og påfølgende betydelige straffegebyr for kommunen.  Det må utarbeides et bevarings- og kassasjonsreglement, basert på riksarkivarens reglement og veiledere. Dette skal beskrive hvilke dokumenter og opplysninger som kan kasseres eller slettes og hvilke som skal bevares. Eksisterende prosesser og rutiner må gjennomgås og oppdateres slik at de sikrer at personvernet ivaretas i tråd med de nye kravene i personvernforordningen

Organisasjon har overordnet ansvar for informasjonssikkerhetsarbeidet i kommunen og ansvar for ordningen med personvernombud. Det er et pågående arbeid med å forenkle og digitalisere informasjonssikkerhetsarbeidet. Rådmannen har ikke funnet rom for å styrke dette arbeidet i denne planperioden, arbeidet gjøres nå innen rammen til organisasjon.

Tilrettelegge for at hele befolkningen aktivt kan delta og bli hørt i lokaldemokratiet

Politisk sekretariat legger til rette for politisk virksomhet og sørger for at møteinnkalling og sakspapirer legges tilgjengelig på nett. Politisk sekretariat mottar innbyggerforslag og underskriftskampanjer som videreformidles til ordfører og rådmann/direktør.  

For å gi flest mulig av kommunens stemmeberettigede innbyggere muligheten til å delta i valg, driver valgorganisasjonen oppsøkende virksomhet, til hjemmeboende, til bo- og aktivitetssenter og til funkishuset. Servicekontoret tar imot og organiserer forhåndsstemmegivning.

Sandnes kommune mangler en vaktordning knyttet til generell beredskap. Den overordnede kommunale beredskapsordningen håndterer driftstekniske oppgaver, men ikke generell beredskap. Rådmannen har ikke funnet rom for å etablere en egen vaktordning i denne planperioden. Rådmannen vil se på en mulig utvidelse av ansvaret til den allerede eksisterende tekniske beredskapsvakten.  Et alternativ kan være å sette beredskapssjefen inn i dagens vaktordning, og samtidig gi de som er med i vaktordningen mer opplæring og bevissthet knyttet til arbeidet med generell beredskap.

Prioriteringer 2019-2022

I 2019 er det kommune og fylkestingsvalg. Kommunen må sette av ressurser til gjennomføring av valg på en forsvarlig måte. Det er lagt inn følgende driftstiltak i økonomiplanens budsjettforslag for 2019-2022:

• O6, Beredskap - helsenødnett
• O10, Inntektsbortfall hustrykkeriet