Økonomi

Organisering av tjenesten

Økonomiavdelingen består av fagstab økonomi, budsjett og analyse, anskaffelser, Lønn og regnskap og skatt.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

Strategi 1: Sandnes skal skape gode og likeverdige livsvilkår for alle

Avdelingen bør speile samfunnets mangfold og det gir store muligheter å ha en heterogen sammensetning av medarbeidere.

Gjennom kommunens anskaffelser tas det en proaktiv rolle ved at tilbydere som bruker Attførings- og vekstbedrifter som underleverandører gis tilleggspoeng, der konkurranseformen tillater det. Felles retningslinjer i samsvar med lov om offentlige anskaffelser vil bli utarbeidet og innarbeidet i kommunens innkjøpsstrategi. 

Prioriteringer 2019-2022

I kommende planperiode vil ovennevnte satsingsområder videreføres. Det er ikke lagt inn nye tiltak som krever økning i den økonomiske rammen.

Strategi 3: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

Det er fokus på bruk av klart, enkelt og godt språk i all kommunikasjon. Dette gjelder spesielt i saker til politisk behandling og ut mot eksterne brukere.

Økonomiplan, årsrapport, årsregnskap, perioderapporter, innkjøpspolitikk og anskaffelsesstrategi publiseres på internett som elektroniske dokumenter.

På kommunens intranett legges informasjon til virksomhetsledere og andre medarbeidere som har behov for informasjon fra økonomiavdelingen.

For kemnerkontoret er det viktig at innbyggerne på en enkel måte kan finne fram til nødvendig informasjon. Innbyggere som har behov for det skal enkelt få bistand til å få betalt inn skatten sin ved hjelp av digitale systemer og gode nettsider for selvhjelpsløsninger.

Løsninger med innbyggerinnsyn der kunden for eksempel kan få oversikt over kommende betalinger, se på historiske innbetalinger, lese av saldo og utsette fakturabetaling vil bli tatt i bruk.

I Anskaffelser er det tatt i bruk et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) som benyttes i hele anskaffelsesprosessen fra kunngjøring til kontraktsinngåelse. Systemet sikrer sporbarhet og dokumentasjon av alle aktiviteter og hendelser slik at tilbydere som samhandler med kommune kan være trygge på prosessen.

Prioriteringer 2019-2022

Det er lagt inn følgende driftstiltak i økonomiplanen for 2019-2022:

•  Ø1, Ny programvare og oppgradering av eksisterende systemer

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Bærekraftig utvikling bygger på tre pilarer: økonomisk, sosial og miljømessig bærekraft. Økonomisk bærekraft tilsier at det avdelingen setter av mål og strategier må være gjennomførbare innenfor kommunens økonomiske handlingsrom på lang sikt. Ressursene skal forvaltes på en god måte til beste for nåværende og fremtidige generasjoner.

Sandnes kommune har de senere år opplevd store endringer i forutsetninger og økonomiske rammer. For Sandnes kommune er det viktig å kunne tilpasse seg i et samfunn i rask endring. Nye måter å uføre tjenester på vil gjøre seg gjeldende i stadig raskere tempo og det er viktig at kommunen til enhver tid er godt rustet til å møte framtidens utfordringer.

Innovasjon og digitalisering er to viktige komponenter i utviklingen av morgendagens kommune.

Anskaffelser skal gjennomføres på en måte som bidrar til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk. Anskaffelser skal gjennomføres slik at de bidrar til at kommunen opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at kommunens anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte og i overensstemmelse med gjeldende regelverk.

Det stilles krav til bruk av lærlinger i anbudsprosesser. Sandnes følger seriøsitetsbestemmelsene og ved utførelsen av kontraktsarbeidet skal minimum 7 prosent av arbeidede timer innenfor bygg- og anleggsfagene samlet (de fag som omfattes av utdanningsprogrammet for bygg- og anleggsteknikk, samt anleggsgartnerfaget) utføres av lærlinger.   Det stilles også krav til at leverandører som har avtale med kommunen, på forespørsel og innen tidsfristen satt av oppdragsgiver, skal kunne dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

Økonomiavdelingen skal levere kostnadseffektive tjenester med høy grad av faglig integritet og kvalitet. Elektroniske systemer og rutiner skal tas i bruk for å effektivisere driften og arbeidsprosesser. Manuelt arbeid skal fases ut.

Digitalisering

Det satses på utvidet bruk av systemer og moduler som innkjøpsanalyse, konkurransegjennomføringsverktøy og e-handel. Elektroniske løsninger og nettversjoner av rapporter er stadig under utvikling for å få bedre og enklere tilgang til informasjon og saker som skal til politisk behandling. 

Det er ønskelig med bedre systemer og løsninger for å gjøre arbeidsdagen enklere for ledere og andre med økonomiansvar. En lederportal på kommunens intranettside med oppgaveliste som er knyttet mot systemene kan være en løsning. Alternativt kan et nytt og utvidet virksomhetsstyringssystem tas i bruk.

Det vurderes om det bør anskaffes et nytt virksomhetsstyringssystem med innrapporterings- og dialogmuligheter. Et system som ivaretar løpende drift for økonomiavdelingen der det er mulig å hente inn data fra andre systemer, foreta analyser og produsere rapporter som enkelt kan publiseres på nett, og der ledere kan melde inn og beskrive tiltak til økonomiplanen. Data for sykefravær, økonomi, produksjon, aktivitet og annet bør kunne gjøres tilgjengelig automatisk slik at dataen enkelt kan benyttes i andre rapporteringssystemer eller på nett og for analyseformål.

Lønn og regnskap har satt i gang et eget digitaliseringsprosjekt. Første mål er å få alt av informasjon, data og saker i elektronisk format. Deretter skal arbeidsprosesser kartlegges for å kunne forbedre og effektivisere disse. Nye systemer, bruk av robotteknologi og kunstig intelligens er aktuelle teknologiske løsninger i digitaliseringsarbeidet. Det er laget en prioritering over hvilke rutiner og arbeidsprosessers som er enkle å gjøre noe med og hvilke som er viktige ut fra volum, men som kan være mer omfattende og krevende å gjøre noe med. I en oppstartsfase med bruk av ny teknologi, vil enkle prosesser bli valgt ut for å opparbeide kompetanse i avdelingen og vinne erfaringer med ny teknologisk løsning.

Følgende arbeidsprosesser, rutiner, systemer og moduler er endret, tatt i bruk eller vil bli tatt i bruk i nær framtid: 

• Elektroniske sykemeldinger og egenmeldinger. Det er fremdeles mye manuelle behandlinger i forbindelse med registrering og behandling av sykmeldinger. Automatisk tildeling av sykmeldinger til ledere og automatisk overføring av opplysninger fra Altinn til HRM lønnssystem er under utvikling
• Det er innført elektroniske skjemaer og e-ordre som grunnlag for utfakturering på Matservice
• Vederlagsberegning (betaling for sykehjemsplasser): nye maler er utarbeidet. Disse er bedre tilpasset brukernes behov og gir mindre manuell behandling.
• Eget prosjekt for å redusere antallet fakturaer som betales etter forfall.
• Automatisering vedrørende stopp av fakturaer med samme fakturanummer for å unngå dobbeltbetaling
• Ny modul som gir flere alternative distribusjonskanaler ved utsendelse av fakturaer etter kundens ønsker. Alternativer kan være avtalegiro, vipps faktura, digital postkasse eller eventuelt utsendelse på papir. Målet er at det i fremtiden kun sendes ut elektroniske fakturaer til kundene.
• Elektronisk inngående faktura; det er fremdeles stort fokus på å få flere leverandører til å sende elektroniske fakturaer. Per i dag mottas 83 prosent av alle fakturaer elektronisk, noe som er en økning i forhold til fjoråret hvor prosenten var 80 prosent. For å redusere antallet manuelle fakturaer ytterligere, planlegges det å sende ut melding til alle leverandører som fremdeles leverer manuelle fakturaer hvor en ber om at de går over til å sende elektroniske fakturaer til kommunen.

Det er også meldt inn følgende forslag til RPA pilotprosjektet (bruk av robotteknologi):

• automatiske kontroller av faktura
• automatisering av betaling for sykehjemsplasser (vederlagsberegning)
• automatisering av returpost som er feiladressert

Kunnskap, kartlegging og statistikk skal være grunnlaget for kommunens planarbeid og prioriteringer

Økonomiavdelingen benytter ulike datakilder for å sammenligne Sandnes med andre kommuner og finne ut om ressursene brukes optimalt. I et samarbeide med de 10 største kommunene (ASSS nettverket) sammenligner avdelingen data om tjenestene, utgifter, inntekter, produksjon, output og kvalitet.

I økonomiavdelingen er det god kunnskap om økonomi og samfunnsutvikling. Medarbeiderne skal være faglig oppdaterte, forutseende og omstillingsdyktige i egen avdeling. I tillegg skal avdelingen bidra til at resten av organisasjonen har forutsetninger og evne til å forstå og handle i forhold til endring og utvikling i samfunnet og tilgang på økonomiske ressurser.

Prioriteringer 2019-2022

Det er lagt inn følgende driftstiltak i økonomiplanens budsjettforslag for 2019-2022:

• Ø1, Nye programvare oppgradering
• Ø3, Økte lisenskostnader
• Ø5, Prosjektstilling til digitalisering i lønn og regnskap
• Ø8, Gevinster ved digitalisering

Strategi 2: Sandnes kommune skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Kemnerkontorets kontroll av kommunens arbeidsgivere skal medvirke til et bedre arbeidsliv.

Anskaffelser skal, ved gjennomføring konkurranser om tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter for kommunen, stille krav til leverandørene som forhindrer sosial dumping. Sandnes kommune skal følge lov og forskrift om lønns – og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

En attraktiv arbeidsplass som legger til rette for faglig utvikling og kompetansestyrking

Det jobbes for et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø. Medarbeidere blir involvert og hørt ved endringer i arbeidsoppgaver og ved omorganisering. Saker tas opp i AMU og i medbestemmelsesmøter. Arbeidsmiljøet blir jevnlig undersøkt i form av medarbeiderundersøkelsen og medarbeiderne velger sammen med leder ut områder for forbedring.

Det legges opp til mye intern opplæring og kunnskapsdeling i det daglige arbeidet i økonomiavdelingen. I tillegg forventes det at medarbeiderne er selvlærte og holder seg faglig oppdatert. Ved behov for kurs er internkompetanse også benyttet eksempelvis i form av Excel-kurs. Eksterne kurs begrenses i størst mulig grad som følge av innsparinger innen reise/kurs.

Tverrsektorielle samarbeid

Gjennom nettverk med de 10 største kommunene (ASSS-kommunene) i Norge, møtes økonomirådgivere og fagpersoner innenfor de største tjenesteområdene. Hovedfokus i arbeidet i nettverksgruppene er utvikling og analyse av økonomi og styringsdata på aggregert nivå. Det utarbeides rapporter som presenterer situasjonen i de samarbeidende kommunenes tjenester når det gjelder økonomi, produksjon, effektivitet og kvalitet. Sammenligningen kan benyttes som beslutningsgrunnlag for ønskelige omprioriteringer.

I økonomiavdelingens koordinerende arbeid i økonomiplanprosessen, samt i skriving av perioderapporter og årsrapporter, ønsker avdelingen å bidra til helhetlig forståelse for kommunens ståsted, økonomisk og utviklingsmessig, på tvers av tjenesteområdene.

Ved at økonomiplanen og rapporteringene gjennom året nå også knyttes tettere til kommuneplanen vil kunnskapen øke på tvers av sektorer. I tillegg blir det mer samsvar mellom kommunens mål fastsatt i kommuneplanens samfunnsdel og prioriteringer handlinger og ressursbruk i økonomiplanen.

Prioriteringer 2019-2022

Det er ikke lagt inn nye tiltak i henhold til denne strategien i økonomiplanens budsjettforslag for 2019-2022.

Strategi 3: Sandnes kommune skal arbeide målrettet for å oppfylle klimaforliket

Ved kjøp av varer og tjenester skal det vurderes hvilke anskaffelser som utgjør en vesentlig miljøbelastning. Innkjøpspraksisen bidrar med andre ord til å redusere miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger. Det å ta hensyn til levetid og livssykluskostnader i anskaffelser, kan i tillegg spare både ressurser og miljø.

Overgang til papirfri hverdag gir miljøgevinst. 

Innflytting i Nytt rådhus vil med høy sannsynlighet bidra positivt til nullvekstmålet i bymiljøpakken. Framfor å ha kontorplass i Hoveveien 9 blir det nå nærhet til kollektivknutepunkt. Og siden det heller ikke er tilrettelagt for parkering i nytt rådhus og det innføres ny bompengering, er det sannsynlig at flere medarbeidere enn tidligere vil benytte kollektive løsninger, sykkel eller gange for arbeidsreiser. I tillegg vil nærhet til andre avdelinger i kommunen redusere behovet for forflytning og bilbruk i løpet av arbeidsdagen.

Prioriteringer 2019-2022

Det er lagt inn driftstiltak i henhold til denne strategien i økonomiplanens budsjettforslag for 2019-2022:

• Ø1, Ny programvare og oppgradering av eksisterende systemer
• Ø5, Opprettet prosjektstilling til å digitalisere i lønn og regnskap

Strategi 5: Sandnes kommune skal tilrettelegge for framtidens næringer og nye arbeidsplasser

Anskaffelser skal bidra til innovasjon og utvikling av leverandørmarkedet ved å ha god dialog med markedet. Det arbeides med å utforme konkurransene slik at de stimulere til innovasjon og nytenkning, og tilpasses det aktuelle markedet med tanke på oppdragets størrelse og innhold.

Prioriteringer 2019-2022

Ut over fortsatt arbeid i hold til ovennevnte strategi, er det videreført driftstiltak i henhold til denne strategien i økonomiplanens budsjettforslag for 2019-2022.

• Ø7, Anskaffelser, et årsverk til innovasjonsarbeid - finansieres ved bruk av disposisjonsfond