Økonomi

Organisering av tjenesteområdet:

Økonomiavdelingen består av anskaffelser, budsjett og analyse, lønn, regnskap, og økonomi stab. Kemnerkontoret ble overført til skatteetaten 1. november 2020.

Sandnes 2025

Sandnes kommune er i en krevende økonomisk situasjon. Innsparinger ble vedtatt i handlings- og økonomiplan 2020-2023, og grunnet sviktende inntekter må rådmannen innarbeide nye innsparinger i kommende økonomiplanperiode. Innsparingene for 2020 utgjør kr 0,5 millioner og de nye innsparingene utgjør om lag kr 1 millioner for økonomiavdelingen fra 2021. Samlet skal tjenesteområdet omstille for kr 1,7 millioner i 2021. Det er også noen uløste innsparinger fra tidligere år. Nye og uløste innsparinger utgjør om lag kr 2,3 millioner for økonomiavdelingen fra 2021

Innsparingskravet vil bli innfridd ved reduksjon av to stillinger i regnskapsavdelingen. I tillegg vil stillinger holdes vakante ved svangerskapspermisjoner og eventuelle sykemeldinger i hele økonomiavdelingen.

Oppgaver som utføres i økonomiavdelingen følger direkte av lover og forskrifter kommunen er pålagt å følge. Det er imidlertid startet opp et arbeid med å kartlegge ansvar, rolle, myndighet og kjerneoppgaver (RAMKO) i alle virksomhetene i økonomiavdelingen. Målet med dette arbeidet er å:                        

• Tydeliggjøre og stadfeste roller, ansvar, myndighet og oppgaver.
• Revurdere eller stadfeste hvilke oppgaver som bør gjøres sentralt av virksomhetene i økonomiavdelingen og hvilke oppgaver som bør gjøres av virksomhetene i tjenesteområdene eller av andre sentrale virksomheter.
• Få fram om det er flere oppgaver som kan utgå, effektiviseres eller digitaliseres.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

Strategi 1: Sandnes skal skape gode og likeverdige livsvilkår for alle

Avdelingen bør speile samfunnets mangfold i sammensetning av medarbeidere.

Gjennom kommunens anskaffelser tas det en proaktiv rolle ved at tilbydere som bruker Attførings- og vekstbedrifter som underleverandører gis tilleggspoeng, der konkurranseformen tillater det. Felles retningslinjer i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser er utarbeidet og innarbeidet i kommunens innkjøpsstrategi.

Strategi 3: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

Det arbeides med bruk av klart språk i all kommunikasjon. Dette gjelder spesielt i saker til politisk behandling. Det legge særlig vekt på formidling av handlings- og økonomiplanen som kommunens sentrale styringsdokument. Bruk av film og godt tilrettelagt informasjon skal være med å tilgjengeliggjøre innholdet for kommunens innbyggere, som grunnlag for engasjement og involvering.

Elektroniske dokumenter
Planer og rapporter publiseres på internett som elektroniske dokumenter. Dette gjelder økonomiplan, årsrapport, årsregnskap, perioderapporter, innkjøpspolitikk og anskaffelsesstrategi.

Dokumentene som publiseres på internett kan oversettes til mange språk ved hjelp av Google translate.

Anskaffelsesprosessene
I anskaffelser er det tatt i bruk et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) som benyttes i hele anskaffelsesprosessen fra kunngjøring til kontraktsinngåelse. Systemet sikrer sporbarhet og dokumentasjon av alle aktiviteter og hendelser slik at tilbydere som samhandler med kommunen kan være trygge på prosessen.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Bærekraftig utvikling bygger på tre pilarer: økonomisk, sosial og miljømessig bærekraft. Økonomisk bærekraft tilsier at det kommunen setter av mål og strategier må være gjennomførbare innenfor kommunens økonomiske handlingsrom på lang sikt.

Sandnes kommune har de senere år opplevd store endringer i forutsetninger og økonomiske rammer. For Sandnes kommune er det viktig å kunne tilpasse seg et samfunn i rask endring. Nye måter å utføre tjenester på vil gjøre seg gjeldende i stadig raskere tempo og det er viktig at kommunen til enhver tid er godt rustet til å møte framtidens utfordringer.

Anskaffelser skal gjennomføres på en måte som bidrar til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk. Anskaffelser skal gjennomføres slik at de bidrar til at kommunen opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at kommunens anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte og i overensstemmelse med gjeldende regelverk.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

Økonomiavdelingen skal levere kostnadseffektive tjenester med høy grad av faglig integritet og kvalitet. Elektroniske systemer og rutiner skal tas i bruk for å effektivisere driften og arbeidsprosesser.

Sandnes kommune skal gjennom sine anskaffelser bidra til bedre behovsdekning og økt innovasjonsevne. Behovet for å møte fremtidig vekst med nye tjenesteløsninger må understøttes av gode og innovative anskaffelsesprosesser. Det legges til rette for involvering og samspill mellom interessenter i forkant av en anskaffelsesprosess for å utfordre og stimulere til nytenkning både internt og i leverandørmarkedet.

Virksomhetsstyring
Økonomiavdelingen skal understøtte resten av organisasjonen med gode verktøy for virksomhetsstyring. Det satses på utvidet bruk av systemer og moduler som konkurransegjennomføringsverktøy og e-handel. Elektroniske løsninger og nettversjoner av rapporter er stadig under utvikling for å få bedre og enklere tilgang til informasjon og saker som skal til politisk behandling.

Det er imidlertid ønskelig med bedre systemer og løsninger for å gjøre arbeidsdagen enklere for ledere og andre med økonomiansvar. En lederportal på kommunens intranettside med oppgaveliste som er knyttet mot systemene kan være en løsning. Alternativt vurderes det om det bør anskaffes et nytt virksomhetsstyringssystem med innrapporterings- og dialogmuligheter.

Et virksomhetsstyringssystem skal kunne ivareta løpende drift for økonomiavdelingen der det er mulig å hente inn data fra andre systemer, foreta analyser og produsere rapporter som enkelt kan publiseres på nett, og der ledere kan melde inn og beskrive tiltak til økonomiplanen. Data for sykefravær, økonomi, produksjon, aktivitet og annet bør kunne gjøres tilgjengelig automatisk slik at dataen enkelt kan sammenstilles og analyseres. Prosess med å finne et tilfredsstillende system er igangsatt.

Kunnskap, kartlegging og statistikk skal være grunnlaget for kommunens planarbeid og prioriteringer
Økonomiavdelingen benytter ulike datakilder (som ASSS nettverket) for å sammenligne ressursbruk, inntektsnivå, produksjon, kvalitet og effektivitet mellom kommuner. Hovedfokus i nettverksgruppene er utvikling og analyse av økonomi og styringsdata på aggregert nivå. Sammenligningene er viktige beslutningsgrunnlag for endring og omstilling.

Økonomiavdelingen koordiner arbeidet i økonomiplanprosessen samt periode- og årsrapport. Formålet med dette er å bidra til helhetlig forståelse for kommunens ståsted, økonomisk og utviklingsmessig, på tvers av tjenesteområdene.

Ved at økonomiplanen og rapporteringene gjennom året nå også knyttes tettere til kommuneplanen vil kunnskapen øke på tvers av sektorer. I tillegg blir det mer samsvar mellom kommunens mål fastsatt i kommuneplanens samfunnsdel og prioriteringer, handlinger og ressursbruk i økonomiplanen.

Effektivisering og digitaliering
Regnskap arbeider fremdeles aktivt med digitalisering. Nye systemer, bruk av robotteknologi er aktuelle teknologiske løsninger i digitaliseringsarbeidet. Det er laget en prioritering over hvilke rutiner og arbeidsprosesser som er enkle å gjøre noe med og hvilke som er viktige ut fra volum, men som kan være mer omfattende og krevende å gjøre noe med.

Følgende arbeidsprosesser, rutiner, systemer og moduler er endret, tatt i bruk eller vil bli tatt i bruk i nær framtid:

• Elektroniske sykemeldinger og egenmeldinger. Automatisk tildeling av sykmeldinger til ledere via NAV, automatisk overføring av sykemeldings opplysninger fra Altinn til HRM lønnssystem, og digital innsending av Inntektsbilag til NAV er Implementert. Det er fremdeles noen manuelle behandlinger i forbindelse med registrering og behandling av egenmeldinger og sykmeldinger.
• Det er innført elektroniske skjemaer og e-ordre som grunnlag for utfakturering på Matservice.
• Vederlagsberegning (betaling for sykehjemsplasser): Nye maler er utarbeidet. Disse er bedre tilpasset brukernes behov og gir mindre manuell behandling. Det er tatt i bruk robotteknologi i forbindelse med etteroppgjør. Tiltaket har vært vellykket og skal videreutvikles til nest oppgjør.
• Det er satt i gang et eget prosjekt for å redusere antallet fakturaer som betales etter forfall.
• Automatisering vedrørende stopp av fakturaer med samme fakturanummer for å unngå dobbeltbetaling.
• Ny modul som gir flere alternative distribusjonskanaler ved utsendelse av fakturaer etter kundens ønsker. Alternativer kan være avtalegiro, vipps faktura, digital postkasse eller eventuelt utsendelse på papir. Målet er at det i fremtiden kun sendes ut elektroniske fakturaer til kundene.
• Elektronisk inngående faktura; det er fremdeles stort fokus på å få flere leverandører til å sende elektroniske fakturaer. Per i dag mottas 91 prosent av alle fakturaer elektronisk, noe som er en økning i forhold til fjorårets 87 prosent.
• Det er anskaffet ny programvare som skal ytterligere digitalisere mottak av inngående fakturaer og distribusjon av disse.

Det er også meldt inn/igangsatt følgende forslag til RPA pilotprosjektet (bruk av robotteknologi):

• Automatiske kontroller av faktura
• Automatisering av betaling for sykehjemsplasser (vederlagsberegning)
• Automatisering av returpost som er feiladressert
• Automatisering av søknad om redusert foreldrebetaling i SFO 

Strategi 2: Sandnes kommune skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Anskaffelser skal, ved gjennomføring konkurranser om tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter for kommunen, stille krav til leverandørene som forhindrer sosial dumping og arbeidskriminalitet. Sandnes kommune skal følge lov og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

Det stilles krav til bruk av lærlinger i anbudsprosesser. Sandnes følger seriøsitetsbestemmelsene. Ved utførelsen av kontraktsarbeidet skal minimum 7 prosent av arbeidede timer innenfor bygg- og anleggsfagene samlet (de fag som omfattes av utdanningsprogrammet for bygg- og anleggsteknikk, samt anleggsgartnerfaget) utføres av lærlinger. Det stilles også krav til at leverandører som har avtale med kommunen, på forespørsel og innen tidsfristen satt av oppdragsgiver, skal kunne dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører.

En attraktiv arbeidsplass som legger til rette for faglig utvikling og kompetansestyrking
Det jobbes for et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø. Medarbeidere blir involvert og hørt ved endringer i arbeidsoppgaver og ved omorganisering. Saker tas opp i AMU og i medbestemmelsesmøter. Arbeidsmiljøet blir jevnlig undersøkt i form av medarbeiderundersøkelsen og medarbeiderne velger sammen med leder ut områder for forbedring.

Det legges opp til mye intern opplæring og kunnskapsdeling i det daglige arbeidet i økonomiavdelingen. I tillegg forventes det at medarbeiderne er selvlærte og holder seg faglig oppdatert. Ved behov for kurs blir internkompetanse ofte benyttet. Eksterne kurs for nye arbeidsprosesser og for utvidet, oppdatert og ny kompetanse innen fag er også nødvendig.

Tverrsektorielle samarbeid
Gjennom nettverk med de 10 største kommunene (ASSS-kommunene) i Norge, møtes økonomirådgivere og fagpersoner innenfor de største tjenesteområdene. Hovedfokus i arbeidet i nettverksgruppene er utvikling og analyse av økonomi og styringsdata på aggregert nivå. Det utarbeides rapporter som presenterer situasjonen i de samarbeidende kommunenes tjenester når det gjelder økonomi, produksjon, effektivitet og kvalitet. Sammenligningen kan benyttes som beslutningsgrunnlag for ønskelige omprioriteringer.

Ved at økonomiplanen og rapporteringene gjennom året nå også knyttes tettere til kommuneplanen vil kunnskapen øke på tvers av sektorer. I tillegg blir det mer samsvar mellom kommunens mål fastsatt i kommuneplanens samfunnsdel og prioriteringer, handlinger og ressursbruk i økonomiplanen.

Strategi 3: Sandnes kommune skal arbeide målrettet for å oppfylle klimaforliket

Anskaffelsene skal redusere miljøbelastningen, påvirke arbeidsforhold og sikre like konkurransevilkår og fremtidig konkurransekraft for næringslivet. Samfunnsansvarlige anskaffelser skal bidra til å sikre godt omdømme og tillit til offentlig anskaffelsesvirksomhet.

Avdelingen skal følge etablert metodikk og rutiner for krav og kriterier når det gjelder miljøansvar og synliggjøre gevinster. Overgang til mer papirfri hverdag er noe som gir miljøgevinst.

Strategi 5: Sandnes kommune skal tilrettelegge for framtidens næringer og nye arbeidsplasser

Anskaffelser skal bidra til innovasjon og utvikling av leverandørmarkedet ved å ha god dialog med markedet. Det arbeides med å utforme konkurransene slik at de stimulerer til innovasjon og nytenkning, og tilpasses det aktuelle markedet med tanke på oppdragets størrelse og innhold.