Digitalisering

Hva er digitalisering?

Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby nye og bedre tjenester, som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor.

Digitalisering i offentlig sektor

Et sentralt utgangspunkt for digitaliseringen av offentlig sektor i Norge er at innbyggerne i stor grad er digitale og forventer at det offentlige tilbyr gode digitale tjenester. Alt ligger således til rette for digitalisering, og spørsmålet er derfor ikke om vi skal digitalisere forvaltningen, men hvor fort vi skal digitalisere, og hva vi skal digitalisere når.

Digitalisering er ikke en spesiell utfordring for Sandnes, men gjelder for hele landet, i den enkelte kommune, men også på nasjonalt nivå.Sandnes må derfor jobbe mot å nå mål og forventninger i overordne strategier både på nasjonalt og regionalt nivå.

I Sandnes ser vi viktigheten av et regionalt samarbeid for å utnytte ressurser og ha mulighet til å utvikle større prosjekter. Derfor har rådmannen tatt initiativ til å samordne arbeidet med digitalisering i flere kommuner rundt Sandnes. Det er dannet et prosjekt for samordna regional digitalisering.

Digitalisering i Sandnes kommune

Sandnes i sentrum for fremtiden. Romslig, modig og sunn.

Sandnes i sentrum for fremtiden er den posisjonen vi ønsker og det vi strekker oss etter. Fremtiden, slik vi ser den i dag, er digital.

I ny kommuneplan arbeides det blant annet ut fra et mål om at Sandnes kommune skal være en offensiv samfunnsutvikler. Informasjon om kommunens tjenester skal være lett tilgjengelig for alle.

Digitaliseringsarbeidet i kommunen er avhengig av at arbeidet forankres, støttes og styres både fra kommunens politiske og administrative ledelse.

Det er søkt og innvilget midler fra KMD til en rekke digitaliseringstiltak for kommunesammenslåingen mellom Sandnes og Forsand. Disse vil brukes til å samkjøre og styrke digitaliseringstiltak i dagens to kommuner, klargjøre sentrale arkiv og kart løsninger i ny kommune for å oppnå raskere gevinstrealisering.

Digitaliseringsprosjekt

I Sandnes kommune er det satt i gang et overordnet digitaliseringsprosjekt som har fokus på å gjøre tjenestene bedre og ressursbruken lavere ved i større grad å ta i bruk digitale løsninger og prosesser.

Vi satser på

• Å dele og gjenbruke data
• Å finne løsninger på tvers av tjenesteområder
• Å tilby digitale løsninger til innbyggerne
• Å effektivisere arbeidsprosesser
• Å ta i bruk velferdsteknologi
• Å realisere gevinster ved digitalisering

For å få til en vellykket og framtidsrettet digitaliserings av kommunen, er det nødvendig med overordnet koordinering. Ved innføring av digitaliserte løsninger er det viktig med tverrsektoriell tenkning. Samarbeid mellom enheter og integrering av flere kommunale systemer er avgjørende for effektive, gode og økonomisk lønnsomme løsninger.

Innflytting i nytt rådhus i 2018 kommer til å kreve endring i arbeidsmetoder og verktøy. Hele organisasjonen må her tilpasse seg nye måter å jobbe på.

Digitalisering i kommunen som helhet inkludert de fem foretakene krever kapasitet hos IT drift, men også digital kompetanse i hele organisasjonen. I dag er ikke kapasiteten og kompetansen god nok til å møte den framtiden vi ser og de raske endringene vi er midt inne i.

Digitaliseringsfond

Rådmannen foreslår å opprette et digitaliseringsfond. Hensikten med fondet er å sette fart på arbeidet med digitalisering i Sandnes kommune, for å møte et samfunn som står overfor store teknologiske endringer, som øker, i både omfang og bredde. Ved å digitalisere tjenester og utnytte teknologi, kan en tilby målrettede tjenester til både innbyggere, næringsliv og organisasjoner, ved for eksempel å tilby proaktive tjenester der brukere slipper å registrere informasjon som kommunen allerede har. Administrative arbeidsprosesser skal så langt som mulig digitaliseres og automatiseres for å frigjøre ressurser til tjenestene. Tjenestene skal digitaliseres for å kunne gi gode tjenester til innbyggerne også i framtiden. Nytteverdi skal tilflyte innbyggere, næringsliv og kommunens egne ansatte.

Noe av utfordringen med å få fortgang på digitaliseringen er knyttet til ressurser i overgangen fra manuelle til digitale tjenester. Det må ofte brukes ressurser for å kunne ta ut gevinst på lengre sikt, både i tjenesteområdene og administrativt.

Rådmannen vil stille krav om plan for gevinstrealisering knyttet til bruk av fondet. Fondet forvaltes av rådmannen. Prosjektsjef digitalisering og digitaliseringskontoret ivaretar den daglige driften. Rådmannens ledergruppe får rapport om bruk av fondet en gang i mnd. Det er hensiktsmessig at noe av fondet forvaltes administrativt for å kunne lage forprosjekter og gevinstrealiseringsplaner før eventuell gjennomføring av større prosjekt.

Det er viktig med god politisk styring og forankring. Vurdering og beslutning om gjennomføring av større prosjekt vil bli politisk forankret før iverksetting. Det rapporteres også til politisk nivå om bruk av fondet i perioderapport og i årsrapport. Rådmannen vil komme nærmere tilbake med forslag til styringsmodell for bruk av fondet.

Prognose

Digitalisering av tjenester og prosesser utvikler seg fort. Sandnes kommune må være offensiv i arbeidet med å tilegne seg kompetanse og ta i bruk nye verktøy.

Flere innbyggere og medarbeidere, høy satsing på digitalisering, større grad av inkludering og mangfold krever effektive arbeidsprosesser og økt fokus på kompetanseutvikling. Målet er å opprettholde høy kvalitet i tjenestetilbudet til innbyggere og brukere.

Teknologi vil erstatte manuelle prosesser i framtiden. Robotteknologi og automasjon vil kunne overta noen av disse prosessene. Dette betyr at mennesker blir frigjort til å gjøre andre oppgaver, og vi kan dekke økte og andre behov i befolkningen. Opplæring av medarbeidere for å gi dem kompetanse til å utføre andre oppgaver, blir svært viktig framover.

Teknologien må være brukervennlig, da den eldre befolkningen vil øke og disse vil ha behov for den nye teknologien på en enkel måte.

Oppvekst skole

Digitalisering er en viktig faktor i grunnskolen i dag og digitale ferdigheter er en av de 5 grunnleggende ferdigheter i Kunnskapsløftet. I ny skoleutviklingsstrategi for Sandnesskolen, som legges fram høsten 2017, er det en målsetting at hver elev skal ha sin egen digitale enhet (såkalt 1 til 1 dekning).

Ved å gi hver elev i Sandnesskolen hver sin digitale enhet vil en kunne undervise og arbeide på nye og bedre metoder. Elevene vil også ha tilgang til digitale læringsressurser, Internett og sine notater hele tiden.

Digitale investeringer i skolen er kostbare og det er en stor utfordring at en stadig raskere utvikling gjør at det som er gode løsninger i dag kan være avleggs som få år.

Levekår

Strategi for velferdsteknologi peker på viktige utviklingsområder for digitalisering og teknologisk utvikling for tjenestene i levekår. Det er særlig fokus på digitalisering av kommunikasjon mellom innbygger og tjenestene. Levekår deltar i to nasjonale prosjekter som skal gi løsninger for digital søknad og kommunikasjon direkte inn i fagsystemene. Det ene prosjektet heter Digisos og omhandler NAV sitt fagsystem. Det andre prosjektet skal gi digitale løsninger for kommunale helsetjenester i levekår og omhandler den elektroniske pasientjournalen Visma Profil. Videre utreder kommunen mulige digitale løsninger for en mer fleksibel avlastningstjeneste, der foresatte enkelt kan bestille opphold på ønsket tidspunkt. Dette vil gjøre tjenesten mer brukertilpasset og frigjøre administrasjonstid.

Sandnes kommune er tatt opp i det nasjonale velferdsteknologiprogrammet i to satsningsområder, for barn/unge med nedsatt funksjonsevne, og for implementering av ny teknologi

Utfordringer ved innføring av digitale løsninger innen levekår:

• Store brukergrupper som ikke fullt kan nyttiggjøre seg standard digitale løsninger, eksempelvis eldre, mennesker med lese- og skrivevansker og mennesker med store funksjonsnedsettelser. Det må derfor være tilgjengelig tilpassede løsninger til disse brukergruppene.
• Digitalisering og velferdsteknologi stiller høye krav til tilgjengelige trådløse nettverk og god datahastighet. Per i dag er trådløse nettverk på institusjoner tiltenkt pårørende og brukere, og kan ikke brukes til å digitalisere tjenestene, uten endringer i nettverket.
• Framtidens velferdsteknologi kommer til å kreve sentraliserte robuste trådløse nettverk med god døgnbasert driftsfunksjon.
• Dagens løsninger er ikke tilfredsstillende når det gjelder administrasjons- og brukergrensesnitt, da det ikke eksisterer integrasjon mellom de fleste av systemene, noe som kan gi unødvendige og kompliserte opplæringsprosesser og pålogginger.
• Holdningsendring og endring i arbeidsmetoder vil kreve systematisk omstillingsarbeid.

Økonomiavdelingen

I nytt regelverk om offentlige anskaffelser, som gjelder fra 1. januar 2017, fastslås som hovedregel at all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og tilbyder i konkurransefasen skal være elektronisk. Dette medfører at både oppdragsgiver og tilbyder må ha tilgang til systemløsninger for elektronisk tilbudsinnlevering. Frist for kommunale myndigheter til å ha tatt i bruk systemløsninger for elektronisk tilbudsinnlevering er 1. juli 2018. I Sandnes kommune er det avdeling for anskaffelser som følger dette opp, og nødvendig system er anskaffet og tas i bruk høst/vinter 2017.

Innen lønn og regnskap utprøves nye digitale løsninger som medfører effektivisering av prosesser og fjerner/reduserer manuelle arbeidsoperasjoner. Eksempler på dette vil være å ta i bruk Autopay (automatisering av betalingsrutiner), automatisering av kommunikasjon med andre offentlige etater for eksempel overfor NAV ved rapportering av refusjon sykelønn. Automatisering av fakturaprosessen vil bli videreført. Det arbeides med at større andel av fakturaer sendes til kunden som eFaktura (elektronisk faktura) og det vil også bli vurdert å ta i bruk digital postkasse ved utsendelse av fakturaer. Sandnes kommune ønsker at alle fakturaer fra leverandører skal mottas som elektronisk faktura og at flere tar i bruk E-handel ved bestilling av varer. Det er også stort fokus på å få til en fakturabehandlingsprosess som minimaliser antall fakturaer som blir betalt etter forfall. Både økonomisk og i forhold til omdømme er det viktig at kommunen framstår som en rettidig betaler.

Effektivisering av rutiner og bruk av automatiserte løsninger frigjør midler til bedre intern kontroll og overvåking av prosesser.

Kemnerkontorets oppgaver vil i framtiden i stor grad bli digitalisert og delvis automatisert. Arbeidet som utføres i avdelingen dreies nå over mot veiledning og kontroll. Mange av kemnerkontorets brukere opplever digitaliseringen som komplisert og trenger veiledning. Samtidig som kommunen ønsker å være effektiv og framtidsrettet i sin tilnærming til å ta i bruk ny teknologi er det også er utfordrende å innføre ny teknologi og samtidig gi god service når det er ulik kunnskap og brukerferdighet. I følge Skattedirektoratet øker også mulighetene for å unndra beskatning gjennom økt digitalisering og en internasjonal økonomi, noe som også vil påvirke arbeidet til den kommunale skatteoppkreveren.