Sandnes eiendomsselskap KF

Om foretaket

Sandnes eiendomsselskap KF hadde oppstart 1. januar 2014. Foretaket har i dag 24 årsverk, fordelt på 4 avdelinger: eiendomsforvaltning, eiendomsutvikling, byggeprosjekter og stab. Eiendomsforvaltningens oppgaver er å ivareta kommunens eksisterende bygningsmasse samt ENØK-program. Eiendomsutvikling vil stå for arbeidet med å utrede muligheter og planlegge for best mulig valg av løsninger for kommunens behov for lokaler. Dette inkluderer kjøp, salg og innleie av bygg samt ansvaret for innføring og beregning av internhusleie. Byggeprosjekter skal fortsatt ha ansvar for gjennomføring av byggeprosjekter vedtatt i kommunens økonomiplan.

Foretaket forestår kommunens byggherrefunksjon som i 2018 vil ha et investeringsvolum på kr 1,2 milliarder. Det forvalter kommunens eiendomsportefølje bestående av 400 000 m2 eide bygg. I tillegg leies 36 000 m2 for å dekke kommunens behov for lokaler.

Mål i planperioden

Bystyret har gjennom opprettelsen av foretaket lagt følgende forutsetninger til grunn for foretaket:

• All eiendom i Sandnes kommune samles i ett foretak. Dette innebærer anskaffelse, utvikling, forvaltning og drift av disse, basert på forretningsmessige prinsipper
• Foretaket skal utøve eierskap for kommunens bebygde eiendommer/boliger
• Videreføring av bestiller – utfører modellen
• Alle kommunens byggeprosjekter i fast eiendom gjennomføres av foretaket, inkludert byggherrefunksjonen
• Foretaket skal være kommunens kompetanseenhet innen eiendomsutvikling, inn- og utleie av eiendom, og kjøp og salg av eiendom
• Eiendomsdriften skal effektiviseres, bygningsstandarden bedres og byggeprosjekter skal gjennomføres innen avtalte rammer
• Kommunens posisjon i eiendomsmarkedet i Sandnes skal styrkes

Styrets forslag til drifts- og investeringsbudsjett 2018-2021

Nøkkeltall fra foretakets driftsbudsjett – styrets forslag

I styremøte 15.06.17 behandlet styret forslag til driftsbudsjett for perioden 2018-2021 jamfør sak 93-17. Det er gjort noen justeringer i dette som følge av ny informasjon, hovedsakelig som følge av arbeid med økonomiplan for perioden. Som følge av dette legger daglig leder i denne saken frem endelig forslag til driftsbudsjettet for perioden 2017-2021. Der det ikke er gjort endringer fra sak 93-17, fremstilles saken likt.

Saksopplysninger

I driftsbudsjettet 2018 er det lagt opp til noen endringer fra 2017 ut fra nylig vedtatt strategidokument. Viktige grep som budsjettet legger opp til, er å styrke selskapet rundt porteføljestrategi og porteføljestyring. En ser at det nå når internhusleieordningen fungerer med vedtatt KPI-justering, vil det bli rom for en styrking av det langsiktige verdibevarende vedlikeholdet. Selv om en fortsatt ligger om lag 1/3 under anbefalt vedlikehold, vil ordningen over tid gi rom for å stanse akkumuleringen av vedlikeholdsetterslepet, noe som var noe av intensjonen med innføring av ordningen.

I utforming av driftsbudsjett for 2018 er det lagt vekt på å synliggjøre inntektssiden, samt fordeling av kostnadene mellom forvaltning, drift og vedlikehold. Budsjettet er utformet på samme måte som for 2017, og dermed er disse budsjettårene sammenlignbare.

Budsjettet er beregnet ut i fra vedtatt internhusleiemodell og eksterne husleieinntekter. Internhusleien består av to elementer, en kapitaldel og en del for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Både rente og avdrag er vedtatt satt til 2,5 prosent. FDV og kapitalelementet skal KPI-justeres hvert år, dette i henhold til bsak 118/ 15.

Internhusleien for 2017 ble ikke KPI-justert slik husleieordning er vedtatt. Dette var et unntak og var begrunnet i kommunens økonomiske situasjon. Det har vært en forutsetning at husleien skal KPI-justeres og således er det i det framlagte budsjettforslaget lagt til grunn at husleien justeres med de indekser som har vært for 2016 og 2017, henholdsvis 2,9 prosent og 2,2 prosent. KPI justeringen skal sikre at vi skal kunne kjøpe samme mengde varer og tjenester som tidligere år, og dermed opprettholde vår kjøpekraft for å sikre drift og vedlikehold av byggene våre.

Bygg ferdig før 01. januar 2015

For bygg som ble tatt i bruk før 01. januar 2015 beregnes kapitalelementet av husleieberegningen med utgangspunkt i balansen per 31. desember 2014. Denne delen av husleien reduseres hvert år i takt med nedbetaling av lånene, og er derfor en degressiv husleie. Beløpet for FDV er satt til kr 110 pr kvm. I tillegg kommer kostnader til renhold, energi og brukerstyrte driftsoperatørtjenester. Dette tilsvarer driftsbudsjett for SEKF for forvaltning, drift og vedlikehold. I tillegg skal husleien KPI-justeres.

Bygg ferdig etter 01. januar 2015

For bygg ferdig etter 01. januar 2015 beregnes kapitalelementet av husleieberegningen med utgangspunkt i bokført verdi. Denne dekker da renter og avdrag ved tidspunkt for ferdigstillelse, for deretter å låses ved beregning av internhusleien med tillegg for 100 prosent KPI. FDV elementet er satt til kr 310 pr. kvm.

Budsjettforslag

På bakgrunn av gjeldende økonomiplan, og innspill om nye tiltak fra de kommunale tjenesteområdene, samt foreslåtte investeringstiltak fra SEKF i planperioden, legges det frem forslag til driftsbudsjett med inntekter som baseres på vedtatt internhusleiemodell. Videre legges til grunn «fremleie» internt av eksterne lokaler i størrelsesorden 35 000 m2. Inntektene foreslås disponert slik det fremkommer av utgiftsdelen av budsjettet. Utgiftene baserer seg på tidligere erfaringer med hensyn til forvaltning, drift og vedlikehold. Det presiseres at inntekstgrunnlaget er basert på informasjon per 27. september 2017. Tallene for 2018 antas å være noenlunde riktige, for resterende budsjettperiode vil det som følge av budsjettprosessen skje endringer. Budsjettet vil jevnlig oppdateres, og daglig leder foreslår at dette i første omgang gjør seg utslag i justering av beløp til verdibevarende vedlikehold.

Energi

Energibudsjettet er det knyttet mye usikkerhet til. Det er mange faktorer som påvirker det totale kostnadsbildet, i tillegg har deler av bygningsmassen gått over til nye energiformer hvor det jobbes aktivt med innkjøring og optimalisering av anleggene. Det er forventet et merforbruk i 2017 på kr 3,5 - 4 millioner og at om lag kr 3,5 millioner av dette er vedvarende, se styresak om energirapportering 127-17. Dette merforbruket er det tatt høyde for i budsjett 2018-2021. Budsjett økes som følge av:

• Ny bygningsmasse, kr 2,65 millioner
• Merforbruk i 2017 som anses som vedvarende, kr 3,5 millioner.
• Antatt avgift og prisøkning. Per 2.kvartal 2017 har pris/avgiftsøkningen samlet vært ca. 15 prosent. Avgiftsøkningen er estimert med bakgrunn i dette, kr 4,95 millioner
• Nytt økonomireglement fastsetter at risikotillegg energi skal være 5 prosent av rammen. Dette er midler som skal settes på fond ved eventuelt mindreforbruk for å dekke merforbruk i senere perioder, kr 2 millioner.

Vurderinger:

Grunnlaget for driftsbudsjettet i SEKF er som beskrevet over basert på internhusleien. For at selskapet skal kunne opprettholde dagens drift og vedlikehold av eksisterende og ny bygningsmasse er det vesentlig at husleien KPI-justeres. KPI-justeringen sikrer at vi kan kjøpe samme mengde varer og tjenester som tidligere år. Endelig budsjett vil foreligge når bystyret har vedtatt investeringsramme for 2018. I forhold til disponering av budsjettmidlene er kostnader til lisenser, driftsavtaler og lignende justert for økt bygningsmasse, sett i forhold til budsjett for 2017. Nye foreslåtte budsjettdisponeringer for budsjsettperioden er følgende:

• I nylig vedtatt strategiplan fremkommer blant annet at selskapet skal fremme portefølgestrategi og kvalitetessikre beslutningsprosesser for å redusere kommunens eiendomskostnader. Disse oppgavene vil tilligge utviklingsavdelingen. Erfaringene så langt har vist at selskapet, og utviklingsavdelingen i særdeleshet, i større grad enn tidligere på oppdrag fra bystyret og rådmannen har foretatt utredninger og alternativvurderinger i tidligfasen av prosjekter. For å styrke porteføljestyringen i SEKF foreslås opprettet en ny stilling.
• I 2018 settes det av kr 2,5 millioner til tilstandsvurdering av bygg. Det er kritisk for SEKF å få en slik vurdering på plass, mellom annet bygger porteføljestyringen på dette. Det er en kostnad som ikke videreføres i resten av budsjettperioden. Det vises også til vedtatt strategidokument vedrørende porteføljestyring.
• Det avsettes kr 2 millioner til uforutsette hendelser/akuttiltak.
• Restmidler disponeres til verdibevarende vedlikehold.

Nøkkeltall foretakets investeringsbudsjett - styrets forslag

Foretaket har i løpet av våren/sommeren, på bestilling fra rådmannen, kalkulert de prosjekter som rådmannen vurderer å legge inn i sitt forslag til økonomiplan for kommende periode. Når det gjelder behov for rehabiliteringer/oppgraderinger på eksisterende eiendomsmasse, legger foretaket fram sitt forslag for disse. Til grunn for prioriteringene ligger «nye tiltak», som enten er endring av tidligere forslag eller helt nye. Rehabiliteringsprosjekter bygger i stor grad på tilstandsanalyser av byggene. For de påfølgende årene i planperioden framføres investeringene og det utarbeides prosjektbeskrivelse for første året i ny planperiode ved rullering av økonomiplanen.

Investeringsprosjekter som gjennomføres av Sandnes eiendomsselskap KF finansieres ved rentefritt, konserninternt lån fra bykassen i byggeperioden. Når prosjektet er ferdigstilt, vil det faktureres internhusleie som skal betales av enhetene. For reinvesteringer uten arealutvidelse i eksisterende bygg, vil det kun beregnes husleie på kapitaldelen.

Rådmannens merknader og tilrådninger som er innarbeidet i rådmannens forslag til økonomiplan – drifts- og investeringsbudsjettet

Styrets forslag til drift- og investeringsbudsjett er etter rådmannens vurdering i samsvar med foretakets formål og bystyrets prioriteringer av virksomheten.

Foretakets beregninger av energikostnader viser økte netto kostnader tilsvarende kr 9,76 millioner for 2018. I beregningen er det lagt til grunn følgende informasjon, i henhold til note17 til framlagt forslag til driftsbudsjett:

• Kostnader som følge av ny bygningsmasse, kr 2,65 millioner
• Merforbruk, som følge av manglende oppnådd innsparing og høyere kostnader for energi enn beregnet, kr 3,5 millioner
• Avgiftsøkning estimert til kr 4,95 millioner.
• Risikotillegg, 5 prosent, kr 2 millioner

Rådmannen slutter seg til vurderingen av behov for å overføre økte driftsmidler til energi. Etter korrespondanse med SEKF er det beregnet slik kostnadsøkning for energiområdet:

• Kostnader for økt bygningsmasse, kr 1,8 millioner i 2018, kr 3,8 millioner i 2019, kr 5,3 millioner i 2020 og kr 6,4 millioner i 2021(følger av rådmannens forslag til investeringsbudsjett).
• Kostnadsøkning som følge av økte avgifter, kr 3 millioner
• Uløselige innsparinger i 2018, kr 1,5 millioner (innsparingene som ligger i energibudsjettet er beregnet som følge av plan for energi- og enøktiltak i investeringsbudsjettet, opprinnelig vedtatt i ØP 2012-2015).
• Fra 2019 legges innsparingskrav inn igjen, etter tidligere beregnet plan.
• I omstillingssaken fra 2016 ble det vedtatt forskyvninger i tidligere beregnede innsparingskrav på energiområdet. Forskyvningen opphører fra og med 2019. Innsparingsbeløpene på kr 10,2 millioner i 2016 økende til kr 17,2 millioner i 2019 fra denne saken opprettholdes. Dersom innsparingene ikke innfris må eiendomsforetaket dekke innsparingen på andre poster enn energi.
• Risikopåslag for prisstigning i energibudsjettet slik at foretaket kan dekke eventuelt merforbruk i fremtiden, kr 1,7 millioner

Tabellen under viser nytt beregnet energibudsjett:

Samlet gir dette en budsjettøkning for energi på kr 8 millioner for 2018, økende til kr 10,7 millioner i 2021. Uløst innsparing 2018 er forskjøvet til 2019. For eventuell endelig endring i innsparingsplanen må det lages en ny oversikt med gjennomførte og planlagte energi- og enøktiltak, med tilhørende innsparingsmuligheter.

Et eventuelt mindreforbruk innenfor energibudsjettet vil ikke inngå i driftsbudsjettet til SEKF, men skal avsettes på eget fond som skal benyttes til å dekke framtidige års eventuelle merforbruk.

I foretakets driftsbudsjett er det beregnet KPI-justering på internhusleie. Det er lagt inn beregning for både tapt KPI-justering i 2017 og ny KPI-justering for 2018. Som følge av Sandnes kommune sine stramme økonomiske rammer, foreslår rådmannen at foretaket ikke får KPI-justert sin internhusleie for 2018.

Rådmannen slutter seg til følgende forslag til nye investeringstiltak:

• Oppgradering av tiltak for å hindre legionella
• Austråtthallen utvendig vegg
• Austråtthallen nytt gulv og fuktinntrenging
• Sviland skole gymnastikkfasiliteter
• Ny idrettshall Høyland skole
• Prosjektering, ny barnehage Hana
• Prosjektering, ny barnehage Riska
• Nytt aktivitetssenter Vågsgjerd

Forslag til vedtak:

Økonomiplan 2018-2021 for Sandnes eiendomsselskap KF godkjennes, med følgende endring:

• Internhusleiene justeres ikke for prisvekst.
• Overføring fra bykassen til dekning av energiutgifter utgjør kr 35,8 millioner i 2018, kr 30,9 millioner i 2019, kr 32,5 millioner i 2020 og kr 33,7 millioner i 2021.
• Helårsvirkning av lønnsoppgjør 2017 innarbeides i økonomiplanen for 2018.
• Sandnes eiendomsselskap KF kompenseres for faktisk lønnsoppgjør i 2018 etter framlagt forhandlingsprotokoll.
• Investeringer godkjennes i henhold til rådmannens forslag til investeringsbudsjett

Vedlegg 1 : Styrets forslag til økonomiplan 2018-2021, se vedlegget til økonomiplan 2018-2021.