Organisasjon

Som arbeidsgiver har Sandnes kommune tre hovedsatsingsområder:

• Kommunen har digitale førstevalg for alle arbeidsprosesser og rutiner.
• Kommunen kvalitetssikrer, tilrettelegger og gjennomfører kompetanseutvikling i hele organisasjonen.  
• Kommunen har oppdaterte beredskapsplaner for hele kommunen.

Organisering av tjenesten

Organisasjon gir støttetjenester til alle enheter i kommunen. Organisasjon består av; forhandlinger, politisk sekretariat, dokumentsenter og arkivtjenester, IT, kompetansesenter, servicekontor, bedriftshelsetjeneste (BHT) og strategisk systemansvar for helse, miljø og sikkerhet (HMS), HR med rekrutteringstjenesten og lærlingeordningen og samfunnsberedskap.

Omstilling og effektivisering

Vedtatte innsparinger fra økonomiplan 2016-2019 er innarbeidet i basisbudsjettet for 2017.  Konsekvensen av dette vil være at noen oppgaver må prioriteres bort samt det kan ta lengre tid å håndtere oppgaver innenfor de ulike områdene. I sak om omstilling og effektivisering 2016-2019 er innsparingene ytterligere beskrevet. På grunn av kommunens stramme økonomiske rammer ser rådmannen seg nødt til å innarbeide nye innsparinger på kr 490 tusen i 2019, økende til kr 980 tusen fra 2020. Rådmannen vil komme tilbake med en løsning på hvordan disse innsparingene skal effektueres.

Driftsrammer

Tusen kroner

Samfunnsutvikling, prognoser for 2017-2020

Lav ressursbruk

ASSS-rapport for 2015 viser at Sandnes kommune bruker betraktelig mindre ressurser til administrasjon enn gjennomsnittet. Organisasjon har langt færre årsverk enn kommuner av tilsvarende størrelse.

Utfordringer de neste fire årene

Organisasjon vil de neste fire årene ha hovedfokus på digitalisering som skal fornye, forenkle og forbedre arbeidsprosesser for de ansatte samt kommunikasjonen med innbyggerne. Sandnes har i dag en digital strategi, bsak 44/13. Det er ikke et mål å endre denne, men å revitalisere den.

Strategibeskrivelse

En digitaliseringsstrategi er ikke det samme som en IT-strategi. En IT-strategi legger vekt på teknologiske føringer, mens en digitaliseringsstrategi har fokus på hvordan IT kan forenkle tilgangen til informasjon og tjenester og herigjennom bidra til at en jobber smartere.

Flere innbyggere og medarbeidere, høy satsning på digitalisering, større grad av inkludering og mangfold krever effektive arbeidsprosesser og økt fokus på kompetanseutvikling. Dette for å opprettholde høy kvalitet i tjenestetilbudet til innbyggere og brukere. Digitalisering er for å oppnå

• flere og bedre tjenester
• en åpen og tilgjengelig kommune
• bedre ressursbruk
• bedre beslutningsgrunnlag

For mange medarbeidere vil det nye rådhuset føre til endringer i arbeidsmetoder og verktøy. Hele organisasjonen vil måtte ta konsekvensene av å tilpasse seg nye måter å jobbe på, dette innebærer mest av alt å jobbe smartere teknologisk. Det er derfor ekstra viktig å fokusere på det målet framover. Organisasjon bruker i dag, og vil bruke de neste årene, mye ressurser på ny arbeidsmetodikk i nytt rådhus.

Digitalisering

Sandnes kommune satser på digitalisering i denne planperioden. Digitalisering handler om å fornye, forenkle og forbedre informasjonsformidling og tjenester ved å ta i bruk teknologi. Det er i samspillet mellom prosesser, teknologi og organisasjonen at digitalisering skjer. Digitalisering er innovasjon, det å finne smarte løsninger som gjør livet og hverdagen enklere for innbyggere, næringslivet og medarbeidere. Sandnes kommune er i prosess med å utvikle en ny styringsmodell for digitaliseringsarbeidet i kommunen. Dette vil gi en bedre oversikt over behov samt evne til å prioritere tiltak innenfor begrensede økonomiske rammer. En viktig forutsetning er å sikre effektiv og samordnet ressursbruk. Rådmannen ser at det er nødvendig å sentralisere og standardisere arbeidet. Rådmannen vektlegger løsninger som gir gevinst både på kort og på lang sikt. Rådmannens ledergruppe vil være styringsgruppe i arbeidet med digitalisering.

Det vil prioriteres ressurser til å utføre en overordnet analyse av nåsituasjonen, behov og videre framdrift for å bli en fulldigital kommune i framtiden. IKT rådet kan bli et digitaliseringsråd med endret mandat.  

Digitalisering i Sandnes kommune betyr å sette brukernytte og gode tjenester først. Potensialet i de kommuneovergripende system (for eksempel: Public 360, Gat, Visma og Kompis) må utnyttes. Det er og et mål å finne en optimal sammensetning av de ulike systemene.

Sandnes vil ha som mål og ta ut potensialet av nasjonale felleskomponenter (Svar ut) og systematisk ta i bruk nasjonale registre (for eksempel folkeregisteret) for å bli mer effektiv. Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av arbeidet.

Difi (direktoratet for forvaltning og IKT) sendte ut brev til 2,5 millioner innbyggere i oktober vedrørende oppretting av digital postkasse. Utsendelsen startet i uke 41 og pågikk i tre uker. I starten av november følger Difi opp brevet med en påminnelse på e-post. Difi har bedt Kommunens sentralforbund (KS) bidra til at K10 (de 10 største kommunene) blir orientert om dette. Sandnes kommune vil følge opp med informasjon og veiledning til egne innbyggere.

Målet med digitalisering er å gi bedre tjenester til brukere og innbyggere og redusere kostnadene til kommunen. Prosjekter som gir høye kostnadsgevinster og/eller bedre tjenestetilbud bør derfor prioriteres. Gode løsninger, som andre allerede har tatt i bruk bør og prioriteres. Rådmannen vil vektlegge klare mål på kort sikt, eksempler kan være at Sandnes kommune setter seg mål om at det ikke skal være papir knyttet til interne prosesser innen utgangen av 2017. At andelen brev som blir levert digitalt til innbyggerne via svar ut er minst 60 prosent i løpet av to år, at tre nye brukertjenester er 100 prosent digitalisert hvert år. Målene er ikke fastsatt ennå, men dette er noen eksempler på mulige konkrete mål.

Digitaliseringsarbeidet handler mye om ledelse og det er viktig at arbeidet forankres, støttes og styres fra kommunens politiske og administrative ledelse. Det vil være behov for kompetanseheving hos ledere og medarbeidere. Den digitale kompetansen er ulik i organisasjonen og det er viktig at alle er i stand til å omstille seg til nye måter å arbeide på, noe som er helt nødvendig i årene framover. For mange medarbeidere vil det nye rådhuset føre til endringer i arbeidsmetoder og verktøy. Hele organisasjonen vil måtte ta konsekvensene av å tilpasse seg nye måter å jobbe på, dette innebærer mest av alt å jobbe smartere teknologisk.

I arbeidet med digitalisering er det viktig å følge nasjonale prosesser. Det er nødvendig å delta på relevante arenaer både lokalt, regionalt og nasjonalt gjennom ulike prosjekter. Det er ikke mulig å gjøre alt og heller ikke alt på en gang. Det vil derfor bli viktig å prioritere de prosjektene som gir høy gevinst i form av reduserte kostnader eller bedre tilbud. Sandnes kommune har en ung befolkning som allerede bruker og etterspør digitale tjenester. Sandnes har derfor store muligheter til å effektivisere og forbedre tjenestene til store grupper av innbyggerne våre ved at selvbetjeningsløsninger og elektronisk kommunikasjon er primærkanalen for dialog mellom innbyggerne og kommunen. 

Servicekontoret
Servicekontoret er pådriver til digitalisering med fokus på bistand i prosjekter, brukervennlighet, standardisering og klarspråk. Høsten 2016 tok servicekontoret i bruk ny sentralbordløsning som er fullintegrert med kommunens telefonisystem. Dette vil gi bedre informasjonsflyt i organisasjonen. 

HR (Human resources)
HR har ansvar for en rekke HR og IT systemer (Pulsen, Webcruiter, Dossier/Kompis, Gat, kontraktsmodul og deler av Visma). HR jobber kontinuerlig med å forbedre prosesser til beste for virksomheten og det arbeidet som skal utføres. Fremover vil HR prioritere Pulsen med videreutvikling av systemet samt opplæringsplaner og e-læring. E-læring vil kunne bidra til en enda mer effektiv kompetanseheving og kvalitetssikring.

Kommunens nye serverrom

Rådmannens ledergruppe besluttet at et nytt serverrom ikke skal være en del av det nye rådhuset. Alternativet var da å leie lokaler i Green Mountain anlegget på Rennesøy, (tiltak O8) tidligere et høysikret NATO-anlegg. Det bidrar til at kommunen kan ha et stort fokus på økt sikring av sine data, da det er Green Mountain som ivaretar den ytre sikkerheten. Dette fører til økte utgifter på drift, men til gjengjeld slipper en store utgifter til investering for bygging av et komplett nytt serverrom.

Grunnmur/nettverk
For å kunne lykkes med digitalisering, er det flere faktorer som spiller inn, og en av de mest kritiske er et godt og velutbygd nettverk, både kablet og trådløst.

Skype
Sandnes kommune vil også i 2017 fortsette utrulling av Skype for business. Dette har ført til ny teknologi som ansatte har satt seg inn i og tar i bruk nye måter å kommunisere på eks. direktemeldinger. 

ID håndtering

Anskaffelsen av en IKT-løsning for identitets- og tilgangsstyring, er snart sluttført. Deretter begynner selve arbeidet med å implementere løsningen samt lære opp alle ledere som skal benytte seg av løsningen. Hensikten er redusere og forenkle manuelle arbeidsprosesser, og øke sikkerheten og få bedre kontroll på hvem som har tilgang til kommunens nettverk samt de respektive fagsystemer.

Medarbeidere

Kommunen er i vekst og trenger flere medarbeidere med riktig kompetanse, til å utføre en god jobb.

Lærlinger

Lærlinger er en viktig investering slik at kommunen bidrar med kompetanseheving og sørger for et tilsig av nødvendig fagkompetanse. Kommunen har lærlinger på alle tjenesteområder med unntak av økonomi og organisasjon. Årets kull er på 90 lærlinger per september 2016. Det jobbes videre med bystyrets tekstvedtak om å nå målet innen 2019 med 2 lærlinger per 1 000 innbyggere. Erfaringen viser at det er bevegelse gjennom året ved at noen kontrakter avsluttes og nye kontrakter inngås.

Kommunen må ha dyktige og tydelige ledere, som bidrar til at medarbeidere gjør en god jobb. Organisasjon skal bidra i dette arbeidet.

Endringer i seniortiltakene Sandnes kommune

I sak om omstilling og effektivisering ble det informert om at seniortiltakene ville bli vurdert.

Gjeldende ordning har 3 tiltak:

• Kun seniorbonus, kr 25 000 etter stillingsstørrelse.
• Kun seniortilskudd, kr 53 000 etter stillingsstørrelse.
• Kombinasjon av bonus og tilskudd, kr 18 000 utbetales og kr 35 000 går til tilskudd.
• Redusert stillingsstørrelse med full lønn, kun ansatte i 100% stilling og kan ikke kombineres med AFP

Disse tre tiltakene foreslås erstattet av en pott på kr 25 000 som den ansatte i samråd med sin leder kan få utbetalt som seniorbonus, tilretteleggingstiltak, eller uttak i fridager etter stillingsstørrelse. Det legges opp til at ny ordning trer i kraft fra jaunuar 2017, men at allerede inngåtte avtaler videreføres etter gammel ordning. Tiltaket kan gi en innsparing på ca kr 1 mill i 2017 som øker til ca kr 5 millioner i 2020 (tiltak F12 kommune felles)

Rådmannen viderefører ordningen med seniorsamtaler og seniortiltak fra 62-67 år.  Undervisningspersonalet er omfattet av egen særavtale om arbeidstid (SFS 2213) med redusert undervisningstid fra 57 år, og kan gjennom avtale få kr 18 000 til bonus eller kr       16 000 til tilretteleggingstiltak. Allerede inngåtte avtaler sies ikke opp, men fornyes etter ny ordning ved neste seniorsamtale. Seniorer med redusert stillingsstørrelse forsetter på gjeldende avtale til fylte 67 år. Nye retningslinjer vil bli utarbeidet.

Utviklingspermisjon

Rådmannen vil skjerpe retningslinjene for utviklingspermisjon. Det settes krav til at permisjonen som hovedregel skal benyttes til kompetansehevende tiltak og/eller hospitering. Perioden avgrenses maksimalt til fire måneder. I tillegg til rapport skal utbytte/oppnådde resultater presenteres for enhet/avdeling. Retningslinjene vil bli revidert.

Arbeidsgiveransvar

Bystyret har det øverste arbeidsgiveransvaret i Sandnes kommune. Administrasjonsutvalget skal håndtere de løpende driftsoppgaver knyttet til arbeidsgiver og arbeidstakere. Bevissthet rundt arbeidsgiverrollen er forsterket nå når behovet for omstilling og effektivisering er stort. Medarbeidertilfredsheten i undersøkelsen 2015 viser høy score. Det er derfor vesentlig at kommunen tar vare på og videreutvikler denne tilfredsheten. Omstilling og effektivisering krever et arbeidsmiljø i alle ledd som preges av innovasjonstenking og en løsningsorientert kultur. 

Medarbeiderundersøkelse 2017

Rådmannen har besluttet å gå over til nytt system for medarbeiderundersøkelse. Fra om med gjennomføring i 2017 vil 10-faktor som er utarbeidet av KS sammen med professor LinDa Lai ved BI bli benyttet. Rådmannen har satt i gang arbeidet med forberedelser, der alle ledere får opplæring i prosess og gjennomføring.

Samfunnssikkerhet og beredskap

Et nasjonalt mål er å forbedre samfunnssikkerhet og beredskap. Dette har den senere tid også hatt fokus i mediene. Det vil fortsatt være behov for kursing av organisasjonen for å heve kompetansen til et akseptabelt nivå. Det er viktig at kommunen har god beredskap, som gjør at en hendelse blir håndtert på best mulig måte.

Sandnes, Sola, Randaberg og Stavanger har inngått avtale om samarbeid innen samfunnssikkerhet og beredskap gjeldende fra 2012, i 2015 har dette resultert i ny ROS/beredskapsplan for regionen.

Rogaland sivilforsvarsdistrikt har flyttet til Sandnes kommune i Vagleleiren. Sandnes kommune har et vertskommuneansvar og da blir også kostnadene vedrørende leie av lager fra Sandnes eiendomsselskap KF lagt til kommunen. Et distriktslager med sivilforsvarsmateriell består av pumpemateriell og brannslanger med mer, som vil være en statlig forsterkning i tillegg til det brann og redningsetaten kan bistå med ved flom og by-/skogbranner. Rogaland sivilforsvarsdistrikt kan med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven § 13 beslutte hvor det er mest tjenlig for distriktet å lokalisere lager med tanke på responstid og egnethet. Utgifter knyttet til lager fordeles etter folketall på kommunene innenfor distriktets grenser.

Psykososialt kriseteam

Sandnes kommune har i dag et kriseteam som har mellom 15 og 20 utkallinger i løpet av et år. Antallet utkallinger har økt de siste årene. Denne ordningen har i stor grad blitt drevet på frivillighet ved at om lag 25 personer har stått på en liste som innebærer at de mottar en SMS om å stille ved en akutt hendelse. I det siste har flere trukket seg fra lista og det vil framover være behov for omfattende endringer i hvordan kriseteamet organiseres.

Sandnes Kommune må vurdere en annen organisering av teamet, og vil se på en løsning tilsvarende vaktordningen i teknisk. Kostanden for å innføre en ny ordning i kriseteamet vil koste omlag kr 1 million.

Målsetninger og strategier for neste økonomiplanperiode

De viktigste målsetningene og strategiene for tjenesten er:

Sandnes kommune har digitale førstevalg for alle arbeidsprosesser og rutiner

Strategier for å nå målet:

• Revitalisere digitaliseringsstrategien med økt fokus på gjennomførsel.
• Opprette styringsgruppe for gjennomføring av strategi samt utvikling av framdriftsplan.
• Gjøre innbyggerne kjent med bruken av nye digitale tjenester og gi nødvendig veiledning for å kunne ta disse i bruk.
• Sørge for å få digitale plattformer mer universelt utformet.
• Tilpasse og videreutvikle it-verktøy med tanke på økt brukervennlighet, hensiktsmessige funksjonaliteter og for å erstatte manuelle prosesser og rutiner.
• Sørge for at Sandnes kommune er klar til å ta i bruk felleskomponenter utviklet av KS KommIT.
• Sørge for at bevaringspliktig dokumentasjon som ligger i aktive og avsluttede elektroniske fagsystemer blir hentet ut og tilgjengeliggjort for ettertiden.

Sandnes kommune kvalitetssikrer, tilrettelegger for og gjennomfører kompetanseutvikling i hele organisasjonen

Strategier for å nå målet:

• På grunnlag av behov og i tråd med vedtatt arbeidsgiverstrategi iverksettes ulike kompetanseutviklingstiltak for alle ansatte. Kommunens kompetansebehov avdekkes blant annet gjennom kompetanseplaner innmeldt i KOMPiS(((it-verktøy for medarbeideroppfølging))).
• Det skal gjennomføres egne satsinger for ledere, blant annet gjennom grunnopplæring, mellomlederprogram for alle ledere i levekår og rådmannens Okarina-samlinger. Lærlinger og veiledere hareget opplæringsprogram.
• Alle kompetanseutviklingstiltak blir evaluertsom en del av kvalitetssikringen.
• Gi opplæring i, og jobbe systematisk med HMS som skal bidra til å skape helsefremmende arbeidsplasser og hindre helseproblemer for ansatte.
• Gjennomføre nødvendig og obligatorisk kursing med hensyn til etablering av nødnett.
• Styrke norskkompetansen til medarbeidere med annen språklig bakgrunn.

Sandnes kommune skal ha oppdatert beredskapsplan for hele kommunen

Strategier for å nå målet:

• Beredskapsarbeidet skal være godt forankret i organisasjonen, også politisk. ROS-analyse for Sandnes kommune gjennomføres som et grunnlag for kommunens beredskapsanalyse og beredskapsplan.
• Det skal være tilstrekkelig beredskapsmateriell, et godt system for befolkningsvarsling ved store uønskede hendelser og sambandsutstyr for å opprettholde en god beredskapskapasitet.
• Det skal gjennomføres jevnlige beredskapsøvelser.
• Det skal fremmes godt samarbeid med nødetatene og internt i Sandnes kommune.

Økonomi drift

Tusen kroner