Organisasjon

Organisasjon består i hovedsak av interne tjenester som skal støtte, rådgi, veilede og utvikle kommunens tjenesteområder gjennom å være en aktiv støttespiller og strategisk partner. Organisasjon ivaretar innbyggernes første møte med kommunen og er bindeledd mot kommunens tjenesteområder.

Tjenesteområdet består av virksomhetene:

• Politisk sekretariat
• Servicekontoret
• Dokumentsenter
• HR
• Digitalisering og IT
• Organisasjonsdirektørens stab: beredskap, forhandling, HMS, informasjonssikkerhet og miljøfyrtårn

Satsingsområder for Organisasjon i 2022 har vært; god servicekultur, innovative og digitale løsninger, god fagkompetanse og gode tjenester. I 2022 har Organisasjon gjennom bedre struktur og nye medarbeidere kunnet gi service med forsterket kompetanse. Beredskap har fått endret fokus og videre forbedring er sikret gjennom overordnede planer, beredskapsvaktordning og øvelser.  Store prosjekter gjennomføres; ut i sky, for å sikre framtidsrettet og sikker it-plattform. Nytt saksbehandlersystemet, for å ytterligere digitalisere, forbedre kvalitet på arkivene og sikre god arbeidsflyt. Nytt telefonisystem er anskaffet og er i ferd med å iverksettes. Sikkerhetsteam er opprettet for å jobbe mer helhetlig med informasjonssikkerhet.

Robotiseringsmedarbeidere er i ferd med å digitalisere ansettelsesprosesser, avslutning av saker i saksbehandlersystemet (P360), tilknytningsgebyr VA, etter oppgjør og tilgangsstyring elektronisk medisinstøtte. Digitaliseringsfondet har gått til program for prosessoptimalisering og digitalisering av arkiv, PPT og Barne- og familieenheten.

Etter pandemi har det vært en økning i kompetansehevende tiltak både internt i Organisasjon og for hele Sandnes kommune. Lederutviklingsprogram er i igangsatt, se mer under kapittel 9, medarbeiderskap. Det er arbeides med videreføring av erfaringer opparbeidet pandemien med kompetanseheving via e-læring. Kommunens hjemmekontorordning ble behandlet politisk. 

HR og HMS ble delt fra 01.mai 2022. HR fortsatte som egen virksomhet, og fikk i samme tidsrom ny leder. HMS ble underlagt direktørens stab, og det ble opprettet en stilling som HMS-leder med fagansvar i tillegg til at det ble ansatt to nye HMS-rådgivere sommeren 2022.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

Sandnes kommune skal være en inkluderende arbeidsgiver med stolte medarbeidere og en skal arbeide systematisk og strategisk med helse, miljø og sikkerhet. I tillegg gjelder strategi for likestilling, inkludering og mangfold og gjeldende IA-avtale (Inkluderende Arbeidsliv).

Tilgjengelighetserklæring

Alle digitale løsninger skal være tilgjengelige for alle brukergrupper. Fra 1.februar 2023 plikter alle virksomheter i offentlige sektor å ha en tilgjengelighetserklæring på alle nettsteder. Digitalisering og IT startet i 2022, med kartlegging, testing og utarbeidelse av tilgjengelighetserklæringer for digitale løsninger.
 
Servicekontoret er knutepunkt for dialog med innbyggerne. Det er lagt til rette for gode selvbetjeningsløsninger og løsninger som skal nå ut til hele befolkningen. Det er et mål å gi alle et svar innen samme dag, unntaksvis innen to dager og i et klart språk. Servicekontoret tok imot 90 300 henvendelser i 2022 og hadde om lag 8 400 besøkende på rådhuset og kommunehuset Forsand. I 2022 har Servicekontoret:

• Gjennomført overgang til nytt telefonisystem for sentralbord, Phonero. Dette har gitt noen utfordringer som har medført lavere tilgjengelighet i en periode.
• Fjernet internfakturering av konferanserommene på rådhuset, som har medført økt bruk og mer aktivitet.
• Hatt flere turister etter covid-19, høyere tall i mai og juni, noe lavere i juli og august. 
• Oppbemannet turistkontoret på Forsand i perioden juni - august. Noe økning i antall turister fra Nederland, grunnet nytt ferjetilbud mellom Eemshaven og Kristiansand. Utfordringer knyttet til ferjetransport på Lysefjorden.
• Fortsatt mottatt spørsmål om vaksiner og hurtigtester. I desember ble det delt ut om lag 100 tester daglig.
• Mottatt mange henvendelser i perioden mars - juni fra flyktninger, om bistand, opphold og bolig.
• Økning i antall henvendelser angående manglende tilbud om fastlege.
• Sett økning i utleie av kommunehuset på Forsand, til lag og foreninger.

Dokumentsenteret jobber for at kommunens arkiver er tilgjengelige for innbyggere, media, kommunens egne ansatte og at arkivene er sikret for fremtidig bruk. I 2022 har Dokumentsenteret hatt økning i antall henvendelser med blant annet 60 innsynssaker. I 2022 har Dokumentsenteret:

• Innført og satt i drift nytt saksbehandlersystem, for å forbedre kvaliteten på arkivene, digitalisere og sikre god arbeidsflyt.  
• Overført ytterligere seks virksomheter fra papirarkiv til fullelektronisk arkiv. Noen av disse virksomhetene jobber mot et felles elektronisk arkiv, som forenkler og sikrer bedre behandling av innsynsforespørsler på tvers. 
• Sentralisert arbeidet med behandling av innsynssaker i rettighetsdokumentasjon. Nye verktøy har gitt tydeligere ansvarsfordeling, bedre tilgang på dokumentasjonen som sikrer en mer effektiv og kvalitativt bedre behandling av sakene.

Mål 2: Sandnes kommune skal være en attraktiv kommune

Kommunens medarbeidere er den viktigste ressursen for å kunne levere gode tjenester. Interne tjenester skal levere tjenester med høy kompetanse og service. 

Forhandling har revidert lokal lønnspolitikk og gjennomført lokale forhandlinger for alle medarbeidere som er omfattet av HTA kap. 3 (ledere) og HTA kap. 5 (akademikere).

HR har som oppgave å bidra til at Sandnes kommune styrker sin posisjon som en attraktiv arbeidsgiver med kompetente og engasjerte medarbeidere og ledere. Hovedoppgavene er å yte service og gi faglige råd overfor ledere, samt å utvikle HR-prosesser som bidrar til at Sandnes kommune oppnår sine mål på en mest mulig effektiv måte. I 2022 har HR:

• Utarbeidet HR-strategi som synliggjør HR sitt mandat og oppgaver.
• Arbeidet med medarbeiderundersøkelse 10-faktor som skal gjennomføres 2023.
• Utarbeidet lederutviklingsprogram for oppstart 2023, med kick-off i desember 2022.
• Startet arbeidet med opplæring i fagfornyelsen for lærlingeinstruktører, i forbindelse med at alle fag har fått nye læreplaner.  
• Iverksatt fysiske kurs for ledere etter pandemi.
• Revidert og iverksatt ny rekrutteringsveileder.
• Oppgradert rekrutteringsverktøyet Webcruiter med jobbanalysemodul og skjema. 
• Sertifisert flere rådgivere i personlighetskartleggingsverktøy B5+, slik at alle rådgivere er sertifisert.
• Lansert samtalekonsept, med opprettelse av nye skjema og revidering av eksisterende samtaleskjema i Kompis (kompetanseutvikling og medarbeideroppfølging) slik at det er blitt mer brukervennlig.
• Iverksatt flere tiltak for å øke antall læringer, jamfør sak om organisering av lærlingeordningen og bemanning i fagopplæring. Sandnes kommune har 86 lærlinger per 31. desember, som er under måltallet på 160 lærlinger.

HMS skal jobbe risikobasert og systematisk for å skape arbeidsplasser som oppleves som trygge, meningsfylte og helsefremmende. I 2022 har HMS:

• Forlenget perioden med ekstern bedriftshelsetjeneste (BHT) til 28. februar 2024.
• Alle tjenesteområder har fått en dedikert HMS-rådgiver. 
• Utviklet og gjennomført en rekke klasseromskurs og e-læringskurs for verneombud, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og for ledere. Gjennomført kurs i ledergrupper og personalgrupper. 
• Utvidet HMS-opplæringen for alle ledere med personalansvar fra 1 til 2 dager.
• Startet revidering av HMS-håndbok, som ferdigstilles 2023.
• Omstrukturert kvalitets- og avvikssystemet (Compilo) for bedre generell struktur, mottaksstruktur og brukervennlighet.
• Igangsatt prosjekt for å redusere sykefraværet og øke nærvær.

Sunn mobilitet

Organisasjon gjennomfører mobilitetstiltak for å legge til rette for at flere medarbeidere, sykler, går eller benytter kollektive transportmidler til og fra jobb og på arbeidsreiser som er viktige bidrag til den samlede mobilitetsomstillingen i kommunen.

Nye reiseretningslinjer for grønne reiser i kommune ble vedtatt. Intensjonen med retningslinjene er å redusere kommunens klimatrykk og kostnader til reisevirksomhet. Retningslinjene skal redusere unødig reising og transport, samt fremme miljøvennlige løsninger.

HjemJobbHjem 

• Kjøpte hjem-jobb-hjem billetter økte fra om lag 255 per måned i 2021, til om lag 325 per måned i 2022, i ett år med hjemmekontor.
• Helseprosjektet “La bilen stå i 12 uker” ble gjennomført med 33 deltakere.
• Det ble leaset 99 sykler av medarbeidere (gjennom kommunens ordning for leasing).
• Turer med bysykkelen er registrert med et gjennomsnitt på 911 turer per måned.
• Gjennomføring av prosjekt «Betal for det du reiser», Kolumbus sin test av en ny betalingsløsning, forlenges inn i 2023.

Sykle til jobben

• Hovedfunn fra brukerundersøkelse viser at; deltakerne øker sin aktivitet under hele kampanjen og planlegger å opprettholde dette etter aktivitetsperioden. Deltakere som var inaktive før perioden kommer i aktivitet og planlegger å beholde et aktivitetsnivå etter kampanjeperioden.
• I Sandnes kommune som geografisk område var det 716 deltakere - en økning på 80 % fra 2021. Økningen i gjennomførte økter var 130 prosent.
• Sandnes kommune som virksomhet hadde 114 deltakere.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Sandnes kommune er opptatt av at kommunens innbyggere og næringsliv har tillit til at informasjon, herunder sensitiv eller personlig, håndteres på en betryggende måte og i samsvar med gjeldende lover og regler.

Digitalisering og IT har som mål å forbedre og effektivisere tjenestene til innbyggere og næringsliv ved bruk av ny teknologi. Hovedoppgaven er å bistå tjenesteområdene i å ta i bruk ny teknologi og digitalisere tjenester. Det jobbes kontinuerlig med forbedring ved å utvikle og iverksette digitale løsninger. I 2022 har Digitalisering og IT:

• Ikke opplevd alvorlige eller langvarige brudd eller tap av data og har en god trend med reduksjon i henvendelser knyttet til feil.
• Rekruttert fem nye medarbeidere i vakante stillinger og hadde ingen oppsigelser.
• Jobbet med intern kompetanseheving og arbeidsmetodikk for å kunne være langt fremme i bruk av digitale løsninger. Av utfordringer så er kapasitet både internt og generelt i markedet ved kjøp og utvikling av tjenester noe som påvirker framdrift i flere av prosjektene som er igangsatt eller gjennomført.
• Gjennomført overgang fra kobbernett til mobiltelefonsløsninger i alle kommunale bygg, tidligere enn planlagt grunnet nedleggelse av kobbernett/hovednett for fasttelefoni.

Informasjonssikkerhet

• Trusselbildet knyttet til digitale løsninger er i stadig utvikling og må håndteres. Situasjonen i Ukraina påvirket i 2022 sikkerhetsarbeidet. ROS-analyser er oppdatert og det er iverksatt tiltak for å redusere risiko og avhengigheter til internasjonale, nasjonale og lokale løsninger.   
• Gjennomført intern beredskapsøvelse og jobber kontinuerlig for å redusere risiko og sikre kontinuitet ved eventuelle brudd på digitale tjenester og tap av data.
• Inngått ny mobilavtale sammen med 33 kommuner, som sikrer økt utbygging av mobilnett med 4G og 5G i kommunen.

Informasjonssikkerhet og personvern handler om god og trygg forvaltning av våre innbygger- og ansattdata. Informasjonssikkerhetsområdet har et overordnet ansvar for veiledning og kompetanseheving for ansatte i kommunens virksomheter. Det er i 2022 registrert 183 avvik knyttet til informasjonssikkerhet. Tre av avvikene er meldt til Datatilsynet. Per i 31. desember 2022 er det registrert 365 behandlinger av personopplysninger i fagsystem for GDPR.

• Hovedfokus høsten 2022 har vært arbeidet med informasjonssikkerhet og personvern innen skoleområdet, jamfør Personvernreglene - Rogaland Revisjon IKS (rogaland-revisjon.no) og NOU 2022: 11 - regjeringen.no som viser at dette er et område det er sterkt fokus på. Arbeidet fortsetter i 2023.
• Gjennomført informasjonsmøter, e-læring og ledelsens gjennomgang for å øke bevisstheten om informasjonssikkerhet og personvern. Eierskapet og kunnskapen om behandling av personopplysninger forankres i organisasjonen.
• Internkontroll ble gjennomført i tjenesteområdet Byutvikling og teknisk.
• Sikkerhetsteam er blitt etablert, for å jobbe helhetlig med informasjonssikkerhet og består av fagområdene personvern, beredskap, informasjonssikkerhet og IT.
• Gjennomførte sikkerhetsmåned i oktober, med ulike aktiviteter og gjennomføring av Sikkerhetsdag i regi av DigiRogaland. Intern informasjonssikkerhetsdag ble arrangert i april.

Beredskap har ansvaret for å utvikle, samordne og koordinere kommunens arbeid med beredskap og samfunnssikkerhet. 2022 var et år med flere tunge beredskapshendelser som krevde mye ressurser og kapasitet. Raset på Forsand, krigen i Ukraina, flyktningkrisen og ikke minst Koronakrisen. Hvor det fortsatt gjenstår en del etterarbeid, i form av evaluering og revisjon av planverk.

• Planverk er gjennomgått, instrukser og tiltakskort et etablert.
• Beredskapsledelsen er kurset og har gjennomfør øvelser, som også vil ha høy prioritet i 2023.
• Det er etablert beredskapsvakt, som er tilgjengelig 24/7 på et dedikert telefonnummer. Det har vært mange henvendelser relatert til beredskap, ordningen vil bli evaluert i 2023.
• Kompetansen i bruk av styringssystemet beredskap (CIM) er styrket og systemet er blitt tilpasset Sandnes kommune sine behov.
• Relasjonen med frivillige og profesjonelle samarbeidspartnere er ivaretatt, gjennom erfaringsutveksling og møter.
• Sandnes var sekretariat for samfunnssikkerhetsrådet i 2022.

Politisk sekretariat sine oppgaver er direkte knyttet til den politiske virksomheten, møter i folkevalgte organer, gjennomføring av valg og andre støttefunksjoner for politisk og administrativ ledelse. I 2022 har Politisk sekretariat:

• Innført nytt saksbehandlingssystem, ny elektronisk løsning for digitale møtedokumenter og oppstart av arbeidet med nye nettsider, som har krevd store ressurser fra politisk sekretariat.
• Arrangert vielser, som har tatt seg opp igjen i 2022. Det er arbeid knyttet til planlegging, informasjon og tilrettelegging for brudeparene.
• Antall arrangementer har økt igjen etter pandemien, med 8. mai markering, arrangementer i forbindelse med Blinkfestivalen med flere i 2022
• Studieturer for utvalgene, som ble utsatt fra 2020 på grunn av pandemi, ble gjennomført i 2022.
• Forberedelser til kommune- og fylkestingsvalget 2023 er i gang, og det jobbes med saker knyttet til konstituering av nytt kommunestyre.

TV-aksjonen NRK gikk i 2022 til Leger Uten Grenser og DNDi sitt arbeid for å gi livreddende helsehjelp og medisiner til mennesker som trenger det mest. Det ble samlet inn kr 5 314 108. Bidrag per innbygger i 2022 var kr 65,4. Dette er kr 11,7 over landsgjennomsnittet på kr 53,7 og en økning på kr 11,4 i bidrag per innbygger fra 2021.

Klima

Miljøledelsessystemet Miljøfyrtårn er Norges mest brukte sertifisering for virksomheter for å dokumentere miljøinnsats og for å oppfylle både lovbestemte krav og krav satt av Miljøfyrtårn. Sertifiseringskriteriene og verktøyene til Miljøfyrtårn bygger på viktige prinsipper om hvordan et godt miljøledersystem skal etableres, fungere – og skape varig positiv effekt på klima og miljø. Miljøledelse gjennom Miljøfyrtårn søker å redusere negative miljøpåvirkninger og øke de positive miljøpåvirkningene fra virksomhetens drift og i dens verdikjeder. Sertifikater må fornyes hvert 3 år.

• Pilot komplekse hovedkontor startet, med mål om forenkling av sertifiseringsgrunnlag for komplekse organisasjoner. Kommunene (Kristiansand, Stavanger, Sandefjord og Sandnes) legger inn i Miljøfyrtårnportalen slik at kommunen får en mest mulig komplett oversikt over klimaregnskap og klimafotavtrykk. I Sandnes er det gjennomført for sykehjemmene, Mestringsenheten og Enhet for funksjonshemmede (EFF).
• Ny modul for tiltak i styringsverktøyet gir muligheter for å planlegge og følge opp alle virksomheters tiltak og aktiviteter året rundt.
• Verktøy for å gjøre en vesentlighetsanalyse. Dette verktøyet er ment som hjelp til å kartlegge hvilke aktiviteter som påvirker klima og miljø mest, og avdekke områder der virksomheten kan utgjøre en forskjell.

Sandnes kommune sertifiserer egne virksomheter ved å tilrettelegge tjenester og systemer for å ha orden i eget hus og for å redusere miljøbelastning. Kommunen bidrar også til at næringslivet skal kunne dokumentere sin miljøinnsats ved å tilby gratis sertifiseringsmøter:

Det er 116 sertifikater i Sandnes kommune. Disse fordeler seg slik: tre videregående skoler (fylkeskommunale), to vinmonopol i Sandnes (statlige), 80 private virksomheter samt 31 kommunale virksomheter.