Økonomi

Økonomi innehar en stabs- og støttefunksjonen i organisasjonen og legger til rette for at kommunens ressurser kan benyttes effektivt og til det beste for nåværende og fremtidige generasjoner. Avdelingen tilrettelegger for at virksomhetene i Sandnes kommune skal ha god økonomistyring og gjennomfører riktige og innovative anskaffelsesprosesser. Avdelingen skal utbetale rett lønn til rett tid og ha ajourført regnskap. Gode og brukervennlige systemer, hjelp til selvhjelp, høy kompetanse og effektive arbeidsprosesser skal gi fornøyde brukere av økonomiavdelingen sine tjenester.

Økonomi består av virksomhetene:

• Anskaffelser
• Budsjett og analyse
• Fagstab økonomi
• Lønn
• Regnskap

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

For å nå målet rettes det særlig oppmerksomhet på at ingen medarbeidere skal diskrimineres på grunn av kjønn, alder, etnisk opprinnelse, nedsatt funksjonsevne, religion eller seksuell legning i rekrutteringen av nye ansatte.

Det er gjennomført forbedring og forenkling av språk og informasjonskanaler for i størst mulig grad å sikre at innbyggerne forstår offentlige rapporter, faktura, purringer og innfordringstiltak. Gjennom kommunens anskaffelser tas det en proaktiv rolle ved at tilbydere som bruker attførings- og vekstbedrifter som underleverandører gis tilleggspoeng, der konkurranseformen tillater det. Arbeidet gjennomføres i henhold til vedtatt anskaffelsesstrategi i Sandnes kommune.

Mål 2: Sandnes skal være en attraktiv kommune

Som en del av omstillingsarbeidet gjennomgikk alle virksomhetene i økonomiavdelingen rolle, ansvar, myndighet og kjerneoppgaver. Målet var blant annet å vurdere om det er oppgaver som gjøres av virksomhetene i tjenesteområdene som bør gjøres sentralt eller motsatt. Det var også et mål å se om oppgaver er rett plassert i de sentrale stabene og om det er ytterligere oppgaver som bør digitaliseres, effektiviseres eller som kan utgå. Arbeidet ble avsluttet i 2022 etter gjennomgang og innspill fra et brukerutvalg fra tjenesteområdene. Resultatet ble en tydeliggjøring av de ulike avdelingenes ansvar og oppgaver. Informasjon, rutiner og veiledninger på Pulsen er forbedret. Det er identifisert behov for digitalisering og prosessforbedring av ulike oppgaver i forbindelse med permisjoner. Det er også identifisert behov for tydeliggjøring av kontaktpersoner og felles måneds- og årshjul. Rutiner for arbeidet med kontraktsoppfølging vil bli oppdatert og det er tydeliggjort at ansvaret for juridiske vurderinger ligger i Anskaffelser.   

Leverandører og næringsliv skal oppleve Sandnes kommune som en ryddig, seriøs og profesjonell kontraktspart som etterlever de grunnleggende prinsipper om likebehandling, forutsigbarhet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. Sandnes kommune skal jobbe for standardiserte kontrakter i regionen slik at næringslivet kan være trygge på prosessene og vilkårene som legges til grunn når de interagerer med kommunen.

Faglig utvikling og kompetansestyrking

Det jobbes for et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø. Medarbeidere blir involvert og hørt ved endringer i arbeidsoppgaver. Saker tas opp i AMU og i medbestemmelsesmøter. Medarbeiderundersøkelsen gjennomføres hvert 2. år, og skal gjennomføres igjen våren 2023. Medarbeiderne velger sammen med leder ut områder for forbedring. Høy turnover er en stor utfordring i enkelte virksomheter i økonomiavdelingen som medfører tap av eksisterende kompetanse, vakanser i stillinger i nyrekrutteringsfasen med merarbeid for gjenværende medarbeidere. Det går også med mye ressurser til opplæring av nye medarbeidere.

Det legges opp til intern opplæring og kunnskapsdeling i det daglige arbeidet. I tillegg forventes det at medarbeidere er selvlærte og holder seg faglig oppdatert. Ved behov for kurs benyttes også kompetansen som eksisterer internt i organisasjonen. Digitale kurs er en effektiv måte å øke kompetansen på.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler 

Anskaffelser gjennomføres på en måte som bidrar til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk. Anskaffelser gjennomføres slik at de bidrar til at kommunen opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at kommunens anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte og i overensstemmelse med gjeldende regelverk.

Effektiv ressursbruk og systemutvikling

Økonomiavdelingen skal levere gode tjenester med høy grad av faglig integritet og kvalitet. Elektroniske systemer og rutiner skal tas i bruk for å effektivisere driften og arbeidsprosesser. Manuelt arbeid skal fases ut. Økonomiplan, årsrapport, årsregnskap, perioderapporter, innkjøpspolitikk og anskaffelsesstrategi publiseres på internett som elektroniske dokumenter. Alle offentlige rapporter publiseres nå på nett. Det har lenge vært ønskelig med et helhetlig system og løsning for å gjøre arbeidsdagen enklere for økonomiavdelingen og ledere med økonomi- og rapporteringsansvar. Arbeidet med å anskaffe et slikt system startet i 2022 med markedsundersøkelse og kontakt med relevant leverandør. Det ble også bevilget midler til et slikt system i handlings- og økonomiplan 2023-2026. Kontrakt signeres i januar 2023, og foreløpig framdriftsplan tilsier at 1.perioderapport 2023 publiseres i nytt verktøy.

På kommunens intranett legges informasjon til virksomhetsledere og andre medarbeidere som har behov for informasjon fra økonomiavdelingen. Økonomireglementet, rutiner for anskaffelser, rutiner og frister i forbindelse med lønnsutbetalinger samt diverse bilagsskjema er tilgjengelig på Pulsen.

Arbeid med overgang til skybasert ERP-system for økonomi- og lønnssystemet, er fremdeles i en idéfase. Det er gjennomført kartlegging av hvilke systemer som samhandler og leverer data inn til økonomi- og lønnssystemet. Det foreligger ikke kostnadsestimat, og det forventes at arbeidet vil være ressurskrevende.

Digitalisering

Verktøyet Fakturasjekk ble tatt i bruk på slutten av 2021 og har til hensikt å effektivisere flyten av inngående faktura. I 2022 mottok kommunen 82 500 fakturaer, hvor om lag 50 prosent ble sendt direkte fra leverandør til godkjenner. Dette er en økning på 12 prosent sammenlignet med 2021. Prosentandelen for elektroniske faktura har holdt seg stabilt på 95 prosent.

Prosjektet knyttet til automatisering og innvilgelse av søknader om redusert betaling for plass i barnehage/SFO er i en avsluttende fase. Framover trenger foresatte ikke framlegge søknad om reduksjon i betaling.

Regnskap deltar i prosjektet som skal utvikle en “Min side” til innbyggerne. En av funksjonalitetene vil være innsyn i egne faktura. Det forventes at denne er i drift i løpet av 2023.

Bærekraft

Etablert metodikk og rutiner for krav og kriterier når det gjelder miljøansvar i anskaffelser, følges. Det skal stilles krav i kontrakter som sikrer seriøsitet og motvirker sosial dumping og forhindrer arbeidskriminalitet. Sandnes kommune skal følge lov og forskrift om lønns – og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

Ved kjøp av varer og tjenester vurderes hvilke anskaffelser som utgjør en vesentlig miljøbelastning. Innkjøpspraksisen bidrar med andre ord til å redusere miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger. Det å ta hensyn til levetid og livssykluskostnader i anskaffelser, kan i tillegg spare både ressurser og miljø.