Økonomi

Økonomiavdelingen består av fagstab økonomi, budsjett og analyse, anskaffelser, lønn, regnskap og kemnerkontoret.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

Strategi 1: Sandnes skal skape gode og likeverdige livsvilkår for alle

Gjennom kommunens anskaffelser tas det en proaktiv rolle ved at tilbydere som bruker Attførings- og vekstbedrifter som underleverandører gis tilleggspoeng, der konkurranseformen tillater det.

Anskaffelsesstrategi Sandnes kommune 2018-2022 ble vedtatt i bsak 136/18 og iverksatt i 2019.

Strategi 3: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

Økonomiplan, årsrapport, årsregnskap, perioderapporter, innkjøpspolitikk og anskaffelsesstrategi publiseres på internett som elektroniske dokumenter. Alle offentlige rapporter publiseres nå på nett.

For kemnerkontoret er det viktig at innbyggerne på en enkel måte kan finne fram til nødvendig informasjon. Innbyggere som har behov for det skal enkelt få bistand til å få betalt inn skatten sin ved hjelp av digitale systemer og gode nettsider for selvhjelpsløsninger.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Anskaffelser gjennomføres på en måte som bidrar til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk. Anskaffelser gjennomføres slik at de bidrar til at kommunen opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at kommunens anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte og i overensstemmelse med gjeldende regelverk.

Det stilles krav til bruk av lærlinger i anbudsprosesser. Sandnes følger seriøsitetsbestemmelsene og ved utførelsen av kontraktsarbeidet skal minimum 7 prosent av arbeidede timer innenfor bygg- og anleggsfagene samlet utføres av lærlinger. Det stilles også krav til at leverandører som har avtale med kommunen, på forespørsel og innen tidsfristen satt av oppdragsgiver, skal kunne dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

Økonomiavdelingen skal levere kostnadseffektive tjenester med høy grad av faglig integritet og kvalitet. Elektroniske systemer og rutiner skal tas i bruk for å effektivisere driften og arbeidsprosesser. Manuelt arbeid skal fases ut.

Digitalisering

Det satses på utvidet bruk av systemer og moduler som konkurransegjennomføringsverktøy og e-handel. Elektroniske løsninger og nettversjoner av rapporter er stadig under utvikling for å få bedre og enklere tilgang til informasjon og saker som skal til politisk behandling.

På kommunens intranett legges informasjon til virksomhetsledere og andre medarbeidere som har behov for informasjon fra økonomiavdelingen. Økonomireglementet samt diverse bilagsskjema er nå tilgjengelig for enhetsledere på intranett. Det er imidlertid ønskelig med bedre systemer og løsninger for å gjøre arbeidsdagen enklere for ledere og andre med økonomiansvar. En lederportal på kommunens intranettside med oppgaveliste som er knyttet mot systemene kan være en løsning. Alternativt kan et nytt og utvidet virksomhetsstyringssystem tas i bruk.

I 2019 ble det vedtatt, i forbindelse med HØP 2020-2023, å gå til anskaffelse av nytt Business Intelligence (BI) verktøy for Sandnes kommune. Forslag til type system ble presentert rådmannens ledergruppe i oktober 2019. BI dreier seg om å gjøre om data i en virksomhet til anvendelig kunnskap og deretter konvertere denne kunnskapen til verdi. Målet er å gi ledere lett tilgjengelig og bedre informasjon om budsjett, regnskap, fakturaer, sykefravær, innkjøp og annet. Gevinsten er at ledere og andre vil bruke mindre tid på å hente ut og sette sammen informasjon fra ulike moduler/systemer. Innføring av nytt BI system er planlagt i 2020.

I anskaffelser er det tatt i bruk et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) som benyttes i hele anskaffelsesprosessen fra kunngjøring til kontraktsinngåelse. Systemet sikrer sporbarhet og dokumentasjon av alle aktiviteter og hendelser slik at tilbydere som samhandler med kommunen kan være trygge på prosessen. I 2019 har dette fungert veldig bra.

Lønn og regnskap har satt i gang et eget digitaliseringsprosjekt. Første mål er å få alt av informasjon, data og saker i elektronisk format. Deretter skal arbeidsprosesser kartlegges for å kunne forbedre og effektivisere disse. Nye systemer, bruk av robotteknologi og kunstig intelligens er aktuelle teknologiske løsninger i digitaliseringsarbeidet. Det er laget en prioritering over hvilke rutiner og arbeidsprosesser som er enkle å gjøre noe med og hvilke som er viktige ut fra volum, men som kan være mer omfattende og krevende å gjøre noe med. I en oppstartsfase med bruk av ny teknologi, vil enkle prosesser bli valgt ut for å opparbeide kompetanse i avdelingen og vinne erfaringer med ny teknologisk løsning.

Følgende arbeidsprosesser, rutiner, systemer og moduler er endret, tatt i bruk eller vil bli tatt i bruk i nær framtid:

Lønn 2019:

• Støttekontakter på aktivitetsbaserte oppdrag i tilrettelagt fritid skal inn på digitale flater. Her er det ønskelig å gi mulighet for den ansatte å registrere alle krav gjennom en digital kanal. Frem til nå er det sendt inn manuelle bilag på papir for registrering i lønningsavdelingen. Det registreres timer og kveldtillegg (Gat), og kilometer- og utgiftsdekning (Expense). For at de skal slippe å bruke både Gat og Expense i sine registreringer og for å lette på kontrollen for enheten, arbeides det for at Gat kan brukes for all registrering.
   
• Løsningen for utlønning for faste avlastere i privat avlastning i EFF legges om. I 2018 sendte faste avlastere inn timer og utgiftsdekning på papir. I forbindelse med avlasterdommen om fast tilsetting av avlastere, endret kommunen utlønning for disse i 2019 til fast lønn. Nå skal dette endres igjen til timebasert utlønning i 2020. Det arbeides med å finne en plattform for registrering og kontroll. For avlastere er den beste måten å bruke Expense. Expense er derfor tilpasset slik at avlastere kan registrere timer, kveldstillegg, kilometer- og utgiftsdekning. Denne nye utlønningsmetoden starter 1. januar 2020.
   
• Politikerne skal fra 2020 levere sine reiser, utgiftsdekninger og møtegodtgjørelse på Expense.
   

• Det blir innført nytt oppvekst administrativt system (OAS) som skal overføre lønnsdata fra skolene på en ny måte. Lønnsavdelingen er ikke eier av dette prosjektet, men det vil få innvirkning på lønn sitt arbeid.

   
• Digitale sykemeldinger er allerede tatt i bruk. Sent i 2019 ble også søknad om sykepenger digitalisert. Der er fremdeles mye feil og oppstartsproblemer, som skal løses sammen med leverandør Visma.

Videre digitalisering i 2020 for lønningsavdelingen:

• Tidlig 2020 starter arbeidet med å få samordningsenheten på digitale flater. Samordningsenheten har levert timelister på papir, og målet er å bli digital innen februar.
• Kulturskolen skal ta i bruk Gat.
   

Regnskap 2019:

• Fakturagrunnlag. For å unngå at samme grunnlag punches flere ganger er det innført krav til alle enheter om å benytte seg av eksisterende verktøy, eBilag, eOrdre og fakturafil. Unntaket for dette er grunnlaget fra AKS, hvor behandling av faktagrunnlaget fremdeles gjøres manuelt. Ambisjonen er at det skal lages en bestillingsløsning, tilsvarende Sandnes matservice, i løpet av 2020.
• RPA & vederlagsberegning. Prosesskartlegging i samarbeid med konsulentene fra AVO Consulting AS, nødvendige tekniske tilrettelegginger og flere ulike tilganger er nå på plass for å kunne sette i gang med robotisering av rutinen for etteroppgjør av institusjonsopphold. Selve oppstarten kommer tidligst i juni 2020, når Skatteetaten tilgjengeliggjør skattemeldinger for 2019.
• RPA for øvrig. Nødvendig prosesskartlegging av rutinen oppdatering av kunderegisteret er gjennomført. Enkelte tilganger gjenstår. Oppstart kommer i nærstående framtid. Formålet er å sørge for at papirfaktura til innbyggere kommer til rett adresse og dermed redusere returpost.
• Inngående faktura, merking. Det er innført krav til alle enheter om å bruke faste referanser i sin kontakt med leverandørene. Enheter med mest komplekse rutiner for bestilling har blitt fulgt opp gjennom møter og annen kontakt. Denne rutineendringen er forarbeidet til den kommende systembaserte løsningen for fakturakontroll, hvor formålet er å minske andel av inngående faktura som behandles manuelt i fakturamottaket. Denne andelen ligger i dag på rundt 70 prosent, noe som utgjør om lag 40 000 fakturaer per år.
• Inngående faktura, EHF. Andelen av inngående faktura som kommer elektronisk er i dag over 90 prosent. Økningen sammenlignet med i fjor har sin forklaring i direkte oppfølging av kommunens leverandører i form av brev og den generelle utviklingen av EHF som standard fakturaformat.
• Utgående faktura. Digitalisering av utgående faktura som er implementert høsten 2018 har resultert i at om lag 85 prosent av alle fakturaer til innbyggere sendes elektronisk.

Kunnskap, kartlegging og statistikk skal være grunnlaget for kommunens planarbeid og prioriteringer

Økonomiavdelingen benytter ulike datakilder for å sammenligne Sandnes med andre kommuner og finne ut om ressursene brukes optimalt. I et samarbeid med de 10 største kommunene (ASSS nettverket) sammenligner avdelingen data om tjenestene, utgifter, inntekter, produksjon og kvalitet. I 2019 ble Sandnes kommune valgt som lederkommune for ASSS nettverket fram til desember 2020.

Strategi 2: Sandnes kommune skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Kemnerkontorets kontroll av kommunens arbeidsgivere skal medvirke til et bedre arbeidsliv.

Anskaffelser skal, ved gjennomføring av konkurranser om tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter for kommunen, stille krav til leverandørene som forhindrer sosial dumping. Sandnes kommune skal følge lov og forskrift om lønns – og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

En attraktiv arbeidsplass som legger til rette for faglig utvikling og kompetansestyrking

Det jobbes for et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø. Medarbeidere blir involvert og hørt ved endringer i arbeidsoppgaver og ved omorganisering. Saker tas opp i AMU og i medbestemmelsesmøter. Arbeidsmiljøet blir jevnlig undersøkt i form av medarbeiderundersøkelsen og medarbeiderne velger sammen med leder ut områder for forbedring. Det ble i 2019 gjennomført en medarbeiderundersøkelse og resultatene ble gjennomgått på individuelle fagdager for de ulike avdelingene i økonomiavdelingen.

Det legges opp til mye intern opplæring og kunnskapsdeling i det daglige arbeidet i økonomiavdelingen. I tillegg forventes det at medarbeiderne er selvlærte og holder seg faglig oppdatert. Ved behov for kurs er internkompetanse også benyttet eksempelvis i form av Excel-kurs. Eksterne kurs begrenses i størst mulig grad som følge av innsparinger innen reise/kurs. Anskaffelser har i 2019 gjennomført kompetanseheving, herunder kursing, innenfor relevante fagfelt og driftsområder særlig for å forbedre anskaffelsesprosesser.

Strategi 3: Sandnes kommune skal arbeide målrettet for å oppfylle klimaforliket

Ved kjøp av varer og tjenester skal det vurderes hvilke anskaffelser som utgjør en vesentlig miljøbelastning. Innkjøpspraksisen bidrar med andre ord til å redusere miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger. Det å ta hensyn til levetid og livssykluskostnader i anskaffelser, kan i tillegg spare både ressurser og miljø.

Overgang til papirfri hverdag gir miljøgevinst. 

Flere medarbeidere enn tidligere benytter kollektive løsninger, sykkel eller gange for arbeidsreiser. Nærhet til andre avdelinger i kommunen, som følge av flytting til nytt rådhus, har redusert behovet for forflytning i løpet av arbeidsdagen. Ansatte benytter seg mer av Hjem Jobb Hjem eller sykler/går til jobb i 2019.