Personvernerklæring for skolene i Sandnes

Definisjoner (jf. lov om behandling av personopplysninger av 15.6.2018 nr. 38, jf. EUs forordning for personvern artikkel 4):

• Personopplysning: enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person
• Behandling: enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger Behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes
• Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige

Hvem er behandlingsansvarlig?

Kommunedirektøren har hovedansvar for behandling av personopplysninger i Sandnes kommune. Ansvarlig kommunaldirektør skole og rektorer på den enkelte skole er delegert ansvaret for den daglige håndtering og behandling av personopplysninger for sine elever.

Hva er formålet?

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger er å tilby deg offentlig tjenester eller utføre lovpålagte oppgaver, herunder

• å ivareta opplæringen av elevene
• å tilrettelegge for tilpasset opplæring
• å planlegge undervisning
• å vurdere elevarbeider
• å rapportere på resultater, orden, oppførsel og fravær
• å kommunisere med elever og foresatte
• å ha nødvendig informasjon om utfordringer eleven har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold osv. for å møte elevens behov så lenge eleven går i Sandnesskolen

Kommunen har også en plikt til å sikre arkivering og bevaring av opplysninger innhentet i forbindelse med formål som nevnt.

Hva er det rettslige grunnlaget?

For at vi skal kunne registrere og behandle opplysninger om deg må vi ha et rettslig grunnlag. Opplæringsloven gir kommunen plikter. For å få gjennomført kommunens plikter etter loven, tolkes det slik at kommunen har lovhjemmel til registrering og behandling av nødvendige opplysninger.

• LOV-1998-07-17-61 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)
• LOV-2018-06-15-38 Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
• LOV-1992-12-04-126 Lov om arkiv (arkivlova)
• LOV-1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• LOV-2006-05-19-16 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)

Der vi ikke har slikt grunnlag, vil vi innhente ditt samtykke.

Hvilke lands lovverk gjelder?

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personvernopplysninger (personopplysningsloven) av 15.6.2018 nr. 38 med tilhørende forskrift. EUs forordning for personvern (GDPR) gjort gjeldende med enkelte nasjonale tilpasninger.

Hvilke personopplysninger behandles?

De viktigste elektroniske systemene for Sandnesskolen som lagrer personinformasjon beskrives under. Systemene lagrer nødvendig informasjon knyttet til formålet for hvert system.

• Oppvekst Administrativt system (OAS) som i dag er IST Everyday og Sats skole
  • Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer for elever og foresatte, fravær, karakterer og vurderinger. Klasse, gruppe fag, fraværsføring og IOP som er under arbeid før arkivering behandles også i dette systemet. Disse behandlingene er nødvendige for å gi og dokumentere opplæringen. 
• Public 360 (sak- og arkivsystem)
  • Her ligger elevmappene med all informasjon knyttet til ulike vedtak, personlige forhold, brev fra/til foresatte, samt samtykker gitt av foresatte. Systemet ivaretar nødvendig sikkerhet rundt lagring av sensitive data. (Se mer informasjon om saksbehandlingssystemet Public 360 i kommunens generelle personvernerklæring)
• Læringsplattform (LMS) – Google G Suite for Education
  • Her registreres personopplysninger om elever og lærere knyttet til brukerkonto. Disse er for eksempel: fornavn, etternavn, e-post adresse, brukernavn, elevarbeider, vurderinger
• Visma Flyt PPT/PPI
  • Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer for elever og foresatte samt vurdering og behandling knyttet til pedagogisk psykologisk tjeneste. Data fra Visma Flyt arkiveres i Documaster arkiv.
• Transponder meldingsbok
  • sikrer kommunikasjon mellom skole og foresatte
  • pålogging via Feide for ansatte
  • sikker pålogging for foresatte
  • fraværs og tilstede informasjon
  • Data fra Transpoder arkiveres i Documaster arkiv.

• Bibliofil Biblioteksystem
  • Formålet med systemet er å holde oversikt over utlån og av bøker og ressurser
  • Identifisering
  • Fødselsnummer (Brukes til identifisering, UID, og ligger kryptert i basen). etternavn, fornavn, fødselsdato, skole, klasse,
  • Kontaktinformasjon: adresse, postnummer, sted, foresatt, telefonnummer, , E-post, kontaktlærer
• Pedagogiske læringsressurser
  • Det benyttes ulike pedagogiske læringsressurser som inneholder ulik personinformasjon. Her registreres personopplysninger om elever og lærere knyttet til brukerkonto. Disse er for eksempel: fornavn, etternavn, e-postadresse, brukernavn, elevarbeider, vurderinger

I tillegg har alle elever hver sin digitale enhet. På disse er det et antall applikasjoner. De digitale enhetene er kommunal eiendom, de er registrert slik at uvedkommende ikke kan logge seg på (ved for eksempel tyveri), og informasjon i applikasjoner lagres sikkert i sky.

Elever med dysleksi og spesialundervisning vil ofte ha programmer og elektroniske hjelpemidler som lagrer informasjon knyttet til den enkelte.

I det daglige arbeidet på skolen finnes informasjon på papir. Dokumenter med personopplysninger oppbevares på forsvarlig måte.

Hvor hentes opplysninger fra?

Personopplysninger som behandles av Sandnesskolen kan komme fra elevene selv, foresatte (via blant annet skole-innmeldingsskjema), pårørende, det sentrale folkeregisteret, andre offentlige instanser og relevante fagsystemer.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Sandnes kommune og skolene har plikt og rett til å skaffe alle nødvendige opplysninger knyttet til elever og foresatte. De aller fleste opplysningene vi har om elever og foresatte er nødvendige for at Sandnesskolen skal kunne ivareta vår lovpålagte tjeneste.

Samtykke til tilleggsinformasjon er noen ganger nødvendig. Når du bruker våre elektroniske skjemaer og skjema dialog samtykker du til at vi behandler dine opplysninger og bruker de videre internt for å levere lovpålagt opplæring og ivaretas sikker kommunikasjon mellom hjem og tjeneste.

Det er frivillig å gi samtykke i de enkelte tilfellene.

Samtykket gjelder fra den datoen det registreres. Du har rett til å endre eller trekke dine samtykker tilbake. Endring og tilbaketrekking gjelder fra den datoen det blir registrert.

Utleveres opplysninger til tredjeparter?

Skolen kan i visse tilfeller ha plikt til å samarbeide og opplyse med andre og utveksle opplysninger innenfor taushetspliktreglene grenser, for eksempel til barneverntjenesten og sosialtjenesten samt plikt til samarbeid i arbeidet med individuell plan.

Hva overføres til andre?

Elevdata lagres i skolenes systemer så lenge de er elever. Ved overgang fra barneskole til ungdomsskole, eller ved flytting mellom to skoler, overføres elevmapper automatisk i systemet. Sandnes kommune er skoleeier for 1.-10.trinn, og overføring krever derfor ikke samtykke.

Når elever slutter i Sandnesskolen, lagres elektronisk informasjon i kommunens arkiv i tråd med arkivlovens bestemmelser. Ved overføring til privat skole, annen kommune eller videregående skole blir opplysningene fra tiden i Sandnesskolen fortsatt lagret.

Når eleven går over til videregående opplæring overføres personopplysninger til VIGO IKS (Fylkeskommunen) i forkant av søknadsprosess. Overføringen inneholder kontaktopplysning og sluttvurdering i fag fra grunnskolen.

Med søknad på særskilt grunnlag, behov for spesielt tilrettelegging eller lignende. Foresatte deltar i denne prosessen, og gir skriftlig samtykke til det som overføres.

Hvilke rettigheter har du?

• Innsyn: Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn som elever.
• Retting av informasjon: Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet.
• Sletting av informasjon: Alle elevmapper lagres i kommunens arkivsystem etter at eleven har sluttet i Sandnesskolen. Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandlinger ved for eksempel klage på skolegang. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er arkivverdige, som for eksempel opplysninger fra barnetrinnet som ikke lenger var relevante på ungdomstrinnet.
• Begrenset behandling: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene Sandnesskolen sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.
• Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du selv aktivt har gitt oss om deg som foresatt eller om ditt barn som elev i Sandnesskolen. Dette er opplysninger du har gitt samtykke til. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningen sendt videre til for eksempel ny skole dersom dere flytter.
• Protestere mot bruk av opplysninger: I helt spesielle tilfeller kan det hende du vil ønske å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.
• Les om dine rettigheter på datatilsynet.no her

Kontakt

Se kommunens generelle personvernerklæring her.