Personvernerklæring for barnehagene i Sandnes

Hvem er behandlingsansvarlig?

Kommunedirektøren har det overordnede ansvar for behandling av personopplysninger i Sandnes kommune. Ansvarlig direktør for barnehage og virksomhetsledere for barnehagene, PPT og Styrket barnehagetilbud er delegert ansvar for den daglige håndtering og behandling av personopplysninger for sitt ansvarsområde.

Hva er formålet?

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger er å tilby deg offentlig tjenester eller utføre lovpålagte oppgaver.

De kommunale barnehagene i Sandnes kommune lagrer opplysninger om barn og foresatte. Formålet med lagringen er:

• å ivareta barnets behov for omsorg og lek
• å fremme læring og danning som grunnlag for allsidig utdanning
• å legge til rette for alle barns verdi- og livssynsgrunnlag
• å legge til rette for individuell utforsking og læring
• å kommunisere med barnet og foresatte, også ved overgang til skole
• å ha nødvendig informasjon om utfordringer barnet har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold osv. for å møte barnets behov så lenge barnet går i barnehagen.
• å ha nødvendige opplysninger knyttet til foreldrebetaling

Hva er det rettslige grunnlaget?

For at vi skal kunne registrere og behandle opplysninger om deg må vi ha et rettslig grunnlag. Barnehageloven og rammeplan for barnehager gir kommunen plikter. For å få gjennomført kommunens plikter etter loven, tolkes det slik at kommunen har lovhjemmel til registrering og behandling av nødvendige opplysninger.

Lover som er grunnlaget for barnehagene i Sandnes:

• LOV-2005-06-17-64 Lov om barnehager (barnehageloven)
• FOR-2017-04-24-487 Forskrift om rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver
• LOV-2018-06-15-38 Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
• LOV-1992-12-04-126 Lov om arkiv (arkivlova)
• LOV-1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• LOV-2006-05-19-16 Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova)

Der vi ikke har slikt grunnlag, vil vi innhente ditt samtykke.

Hvilke lands lovverk gjelder?

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personvernopplysninger (personopplysningsloven) av 15.6.2018 nr. 38 med tilhørende forskrift. EUs forordning for personvern (GDPR) gjort gjeldene med enkelte nasjonale tilpasninger.

Hvilke personopplysninger behandler?

De viktigste elektroniske systemene for barnehagene i Sandnes som lagrer personinformasjon beskrives under. Systemene lagrer nødvendig informasjon knyttet til formålet for hvert system.

IST for barnehage (oppvekstadministrativt system) 

Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer for barn og foresatte, fravær. Opplysningene er nødvendige for å administrere tildeling av barnehageplasser, oppsigelse av barnehageplasser, søknader om endring, kommunikasjon og andre prosesser som opptak og videre for å gi våre innbyggere et godt barnehagetilbud.

Databehandler: IST international software technology as

Data fra IST arkiveres i Documaster arkiv.

Visma Flyt PPT/PPI 

Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer for elever og foresatte samt vurdering og behandling knyttet til pedagogisk psykologisk tjeneste.

Databehandler: (Visma flyt PPT: Visma Enterprise AS)

Data fra Visma Flyt arkiveres i Documaster arkiv.

Public 360 (saks- og arkivsystem)

Her ligger mappene på barn med all informasjon knyttet til ulike vedtak, personlige forhold, brev fra/til foresatte, samt samtykker gitt av foresatte. Systemet ivaretar nødvendig sikkerhet rundt lagring av sensitive data. Se mer informasjon om saksbehandlingssystemet Public 360 i kommunens generelle personvernerklæring her.

Visma Enterprise

Her ligger oversikt kundeforhold og betalingshistorikk for barnehage og SFO plass i Sandnes kommune. Disser er knyttet til personopplysninger og kontaktopplysninger inkludert fødselsnummer.

Transponder meldingsbok

I Transponder meldingsbok er fødselsnummer, navn, adresse, skoletilhørighet/barnehagetilhørighet, klasse/grupper, telefonnummer, epost-adresse, på barn og foresatte registrert. Løsningen benyttes for sikrer kommunikasjon mellom skole og foresatte, pålogging via IdPorten for ansatte foresatte fraværs og tilstede informasjon. Løsningen har også en forenklet pålogging på allerede autentiserte enheter etter førstegangspålogging.
Databehandler: Transponder AS

Barn med spesialpedagogisk tilbud kan ha programmer og elektroniske hjelpemidler som lagrer informasjon knyttet til den enkelte.

I det daglige arbeidet i barnehagen finnes informasjon på papir. Dokumenter med personopplysninger oppbevares på forsvarlig måte.

Data fra Transponder arkiveres i Documaster arkiv.

Hvor hentes opplysningen fra? 

Personopplysninger som behandles av de kommunale barnehagene i Sandnes kan komme fra barna selv, foresatte (blant annet via søknadsskjema), pårørende, andre offentlige instanser og relevante fagsystemer.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

De kommunale barnehagene i Sandnes har rett og plikt til å skaffe alle nødvendige opplysninger knyttet til barn og foresatte. De aller fleste opplysningene vi har om barn og foresatte er nødvendige for at barnehagen skal kunne ivareta vår lovpålagte tjeneste.

Samtykke til tilleggsinformasjon er noen ganger nødvendig. Når du bruker våre elektroniske skjemaer og skjemadialog samtykker du til at vi behandler dine opplysninger. Det er frivillig å gi samtykke i de enkelte tilfellene. Samtykket gjelder fra den datoen det registreres. Du har rett til å endre eller trekke dine samtykker tilbake. Endring og tilbaketrekking gjelder fra den datoen det blir registrert.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Barnehagen, Pedagogisk Psykologisk tjeneste og Styrket barnehagetilbud kan i visse tilfeller ha rett til å samarbeide med andre og utveksle opplysninger innenfor taushetsplikt-reglene grenser. Andre ganger kan barnehagen ha plikt til å gi fra seg personopplysninger, for eksempel til barnevernet.

Hvordan overfører vi elektronisk lagret informasjon?

Deling av opplysninger med skole eller ny barnehage skjer etter samtykke fra foresatte. Det samme gjelder også ved bytte av barnehage innad i kommunen.

Hvilke rettigheter har du?

Når Sandnes kommune behandler personopplysninger om deg har du enkelte rettigheter etter loven om behandling av personopplysninger.

Rett til innsyn

Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger som er registrert om deg, hvor de stammer fra og hvorfor vi har dem. Du kan også få utlevert en kopi av de personopplysningene vi sitter på.

Rett til å kreve retting

Hvis du etter å ha gjort et innsyn i dine personopplysninger oppdager at informasjonen vi sitter på er feil, ufullstendige eller unøyaktig, kan du be kommunen rette opplysningene.

Rett til sletting (retten til å bli glemt)

De opplysningene vi sitter på har du i utgangspunktet rett til å be oss slette. Dette er ikke en automatisk rett, men det kan skje på enkelte vilkår. Hvis vi har et rettslig grunnlag til å sitte på opplysningene, en annen lov nekter oss å slette dem (for eksempel arkivloven eller bokføringsloven), eller du ikke har tungtveiende rettmessige grunner til å kreve sletting, vil vi likevel fortsatt kunne behandle opplysninger om deg.

Rett til begrenset behandling

Denne retten gir deg mulighet til å kreve at Sandnes kommune midlertidig stopper bruken av dine personopplysninger. Du kan kreve det hvis du mener at opplysningene vi sitter på er unøyaktige eller vi ikke har tilstrekkelig grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da stoppe behandlingen inntil vi har undersøkt innsigelsene dine.

Rett til dataportabilitet

Dersom Sandnes kommune behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke eller en avtale Sandnes kommune har med deg, og behandlingen utføres automatisk (for eksempel at data kalkuleres automatisk eller maskiner analyserer opplysningene), vil du kunne kreve at vi overfører flere av dine personopplysninger til deg eller en tredjepart.

Rett til å protestere

Dersom du er i en særegen situasjon som gjør at Sandnes kommunes behandling av dine personopplysninger skaper spesielle utfordringer for deg, kan du protestere mot kommunens behandling. Dersom dine interesser er tyngre enn kommunens skal vi ikke lenger behandle dine personopplysninger.

Les om dine rettigheter på datatilsynet.no her.

Kontakt

Se kommunens generelle personvernerklæring her.