Retningslinjer for sosiale medier

Etikk

• Sandnes kommunes etiske retningslinjer for ansatte gjelder også for bruk av sosiale medier. Som representant for kommunen blir det forventet at du bruker sunn fornuft og folkeskikk når du bruker sosiale medier - både i og utenfor arbeidstid.
• Taushetsplikt, personvern, ytringsfrihet, lojalitet og andre lover og regler du forholder deg til i jobben din gjelder også i sosiale medier.

Privat bruk av sosiale medier

• Vær bevist rollen din som ansatt i Sandnes kommune. Omverdenen kan oppfatte deg som ambassadør for arbeidsplassen din også når du bruker sosiale medier som privatperson utenfor arbeidstid.
• Vær varsom med hvilken informasjon du deler, og tenk gjennom hva du vil skrive før du publiserer.
• Taushetsplikt gjelder også i sosiale medier.
• Vær spesielt varsom med å ta bilder av kolleger, av arbeidssituasjoner og av arbeidsplassen. Bilder av kolleger kan kun publiseres hvis kolleger samtykker til publisering. Se for øvrig kommunens retningslinjer for bruk av bilder.
• Vær varsom når du svarer på faglige spørsmål eller kommenterer debatter innen ditt fagfelt. Det kan være vanskelig for omverdenen å skille mellom deg som privatperson, deg som ansatt/fagperson og deg som en talsperson som snakker på vegne av Sandnes kommune. Vær derfor ryddig og åpen om hvilken rolle du har, og hvilken "hatt” du har på deg til enhver tid.
• Usikker på prinsippene for bruk av sosiale medier? Ta kontakt med din leder eller kommunikasjonsavdelingen.

Før virksomheter tar i bruk sosiale medier

• Det kan være positivt at virksomheten ønsker å ta i bruk sosiale medier i kommunikasjonen med målgruppene sine. Dette valget står virksomheten fritt til å ta selv. Kontakt gjerne kommunikasjonsavdelingen for å få råd og tips.
• Det skal gå tydelig frem at kontoen eies og driftes av Sandnes kommune.
• Vær oppmerksom på at det finnes strenge regler for bruk av kommunevåpnet. Ta kontakt med kommunikasjonsavdelingen for å avklare.
• Virksomhetsleder er ansvarlig for virksomhetens informasjon – også i sosiale medier.
• Virksomhetsleder kan delegere rollen som administrator. Der bør være minst to eller flere i virksomheten som er administrator for kontoen.
• Administratorer er ansvarlige for redaksjonell produksjon av innhold til sosiale medier.
• Virksomhetsleder må godkjenne opprettelsen av side/gruppe, og har også ansvar for å melde fra til kommunikasjonsavdelingen når en side/gruppe er opprettet.
• Virksomhetsleder er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger i den enkelte plattform er i tråd med personvernlovgivningen. Bruken skal blant annet dokumenteres i en behandlingsprotokoll i Draft It. Kontakt personvernombud dersom du har spørsmål eller behov for bistand.
• Sosiale medier er ressurskrevende. Sosiale medier tar aldri pause, og må derfor overvåkes og modereres daglig.
• Vær forberedt på at bruken av sosiale medier må følges opp med relevant innhold og aktiv overvåkning over tid. Det må være avklart i virksomheten at det brukes ressurser på dette.

Når du bruker sosiale medier på vegne av Sandnes kommune

• Vær aktivt til stede. Ingen sosiale medier krever umiddelbare svar, men du bør følge opp så raskt som mulig – helst innen en arbeidsdag.
• Svar saklig og høflig på tilbakemeldinger. Det gjelder uavhengig om de er positive, nøytrale eller negative. Det er svært tid- og ressurskrevende å gå inn i lange diskusjoner på sosiale medier. Derfor er en god huskeregel å fatte seg i korthet.
• Innlegg og kommentarer som kan medføre straffeansvar, er ærekrenkende, rasistisk, truende, uanstendig eller på annen måte er i strid med norsk lov, skal slettes umiddelbart.
• Personvernet til innbyggere og brukere er strengt regulert i personvernforordningen (GPDR) og gjennom taushetsplikten. Før identifiserbart bilde kan publiseres skal vedkommende ha gitt skriftlig samtykke i standardisert skjema. Her skal det blant annet fremgå i hvilke sammenhenger bildematerialet skal brukes. Se kommunens egne retningslinjer for bildebruk.
• Publiser aldri bilder av kolleger uten samtykke.
• Husk at fotografen som har tatt bildet alltid må spørres før publisering.
• Se forøvrig retningslinjer for filming og fotografering på jobb.

Sosiale medier i arbeidstiden

• Bruk gjerne sosiale medier i arbeidstiden hvis det er relevant for jobben din.
• Del gjerne innhold fra kommunens offisielle sosiale medier-kontoer, som er viktige kanaler for å kommunisere med målgruppene våre. Da når vi ut til enda flere.

Arkiv og saksbehandling

• Sosiale medier skal ikke benyttes til saksbehandling. Henvis til bruk av andre kanaler.
• Det er innholdet i informasjonen som er sendt, mottatt, delt eller på annet vis er formidlet, som avgjør om innholdet må arkiveres.
• I høringssaker må formelle høringssvar og innspill sendes via elektronisk skjema på kommunens hjemmeside, eller som e-post eller brev.
• Administratorer og enhetsleder må vurdere om innholdet er arkivverdig. Ta kontakt med Dokumentsenteret for råd om arkivering og journalføring.